10 mejores prácticas para colaborar con éxito en un equipo remoto global

Participo en un equipo remoto global que opera las 24 horas del día, los 7 días de la semana, durante todo el año, y me complace brindar cobertura como administrador de sistemas para mis colegas durante la celebración del festival hindú Diwali. Mis colegas devuelven el favor durante las festividades estadounidenses, como la Navidad.

En algún momento, mi equipo fue exclusivamente local, y la transición a un equipo global ha traído muchos beneficios para todos los involucrados. Trabajar para una gran empresa que tiene los recursos para utilizar personal en múltiples estados y continentes nos ha permitido aprovechar un conjunto de conocimientos, disponibilidad de cobertura y tiempos de respuesta más rápidos para los clientes.

No ha sido un proceso fácil; encontramos algunos obstáculos y aprendimos lecciones sobre cómo perfeccionar nuestra colaboración y productividad. Estas son las mejores prácticas que recomiendo.

1. Identificar a los expertos en la materia clave y asegurar el entrenamiento entre equipos

Cada equipo tiene ciertos expertos en la materia que son los líderes en diferentes temas y responsabilidades. Estos expertos deben ser identificados e involucrados para realizar entrenamientos entre equipos y asegurarse de que no haya brechas de conocimiento durante cualquier turno en todo el mundo.

2. Implementar un repositorio de documentación centralizado con artículos de base de conocimiento estándar para todos los temas relevantes

La capacitación solo es útil si está respaldada por documentación. Esta documentación para todas las responsabilidades relevantes debe almacenarse de forma centralizada y estar accesible para todos los miembros del turno. La documentación debe ser clara, completa y no basarse en suposiciones de conocimiento por parte del lector.

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3. Utilizar rotaciones primarias y secundarias de guardia para coincidir con las horas de trabajo

La mejor parte de formar parte de un equipo global ha sido participar en las rotaciones primarias y secundarias de guardia, que finalizan cuando termina mi turno. Pasé 15 años enfrentando la posibilidad de que me despertaran en medio de la noche por una emergencia laboral; afortunadamente, esos días son cosa del pasado. Establecimos estas asignaciones de guardia para asegurarnos de que la empresa estuviera cubierta y para que los empleados también pudieran disfrutar de un equilibrio saludable entre trabajo y vida personal.

4. Asegurar la disponibilidad del gerente las 24 horas, los 7 días de la semana, durante todo el año en todos los turnos

Ya sea local o remoto, siempre debe haber un gerente disponible para abordar cualquier problema que necesite escalarse. Esto puede no ser parte de un modelo que involucre horas comerciales diurnas para cada gerente, por lo que al igual que el personal debe participar en las rotaciones primarias y secundarias de guardia, los gerentes también deben hacerlo. Esto asegura que se satisfagan adecuadamente las necesidades de los empleados, los clientes y la propia empresa.

5. Utilizar calendarios compartidos

Los calendarios compartidos son una excelente manera de rastrear las horas de trabajo, el tiempo de vacaciones, los días festivos y la cobertura de guardia. También pueden describir el trabajo del proyecto, establecer notificaciones y recordar al personal próximas fechas límite o restricciones. Esto incluye los "bloqueos de cambios", donde no se puede hacer nada en el entorno de producción debido a volúmenes pico u operaciones críticas.

6. Establecer zonas horarias

De lejos, el obstáculo más significativo que mi equipo encontró al principio fue determinar dónde se encuentra cada persona y manejar las reuniones y eventos en consecuencia. Nuestro portal web centralizado, que enumera y administra activos, miembros del personal, tickets, solicitudes de usuario, documentación e informes, resultó útil para enumerar la información de la zona horaria de cada empleado en su perfil, y documentarlo en nuestros archivos de firma de Outlook también ayudó a establecer estos datos.

Esta función resulta útil al programar reuniones y determinar la disponibilidad; la Hora Estándar de India está 10 horas adelante de mi Hora Estándar del Este, por lo que obviamente no tendría mucho sentido programar una reunión local a las 4 p.m. con mis colegas en India y esperar que se levanten a las 2 a.m. para esa reunión, a menos que ese sea su turno activo.

7. Actualizar los archivos de firma de Outlook con los detalles del turno y la información de contacto

Todas nuestras firmas de Outlook contienen nuestros horarios de trabajo y cómo comunicarse con nosotros; esta información también se refleja en Microsoft Teams, en la que confiamos mucho. Dado que los correos electrónicos siguen siendo rápidos y furiosos a pesar del aumento de la mensajería instantánea, es fácil saber cuándo alguien comienza o termina su turno, así como la mejor manera de ponerse en contacto.

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8. Establecer tu estado actual en las herramientas de comunicación

Cuando se utilizan herramientas de comunicación como la mensajería instantánea, la opción predeterminada es mostrar que estás ausente después de un período de inactividad o fuera de la oficina, siempre y cuando hayas establecido ese estado y/o te hayas asegurado de que tu programa de correo electrónico refleje lo mismo.

El problema es que muchas computadoras corporativas están configuradas por política para entrar en modo de suspensión o bloquear la pantalla cuando están inactivas. Algunas personas (como yo) que encuentran esto inconveniente en una computadora de trabajo ubicada de forma segura en su oficina en casa pueden implementar un script para mantener su sesión de Windows activa y tener sus computadoras disponibles de inmediato para su uso.

Esto puede significar que siempre apareces como activo en aplicaciones de mensajería como Teams, y esto puede llevar a que tus compañeros o usuarios te contacten por error después de tu turno para pedir ayuda, ya que pueden asumir que estás de servicio.

Me di cuenta de que algo que configuré para mi conveniencia estaba causando inconvenientes a los demás al perder tiempo en comunicaciones que no se responderían de inmediato, así que me aseguré de que Teams funcione por defecto para no ofrecer a las personas información de estado incorrecta sobre mi disponibilidad.

9. Realizar entregas de tareas "siguiendo al sol"

Los días en los que las tareas asignadas quedaban pendientes durante la noche terminaron para mí cuando comenzamos a celebrar reuniones al final del turno para reasignar el trabajo crítico. Es un acuerdo de reciprocidad, por supuesto: muchas veces entregaba el trabajo en curso a un miembro del equipo en el extranjero y, a su vez, asumía las tareas pendientes de ellos a la mañana siguiente.

Este es el mismo principio que seguimos cuando se trata de días festivos locales, como mencioné anteriormente, para que nadie tenga que preocuparse por un problema laboral durante lo que debería ser una celebración divertida con la familia y amigos.

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Esta solución ayuda a reducir el estrés, aporta diferentes enfoques e ideas a un problema y asegura que los empleados puedan cenar, dormir o disfrutar de un día festivo sin preocupaciones pendientes.

10. Organizar reuniones sociales

Algunas reuniones sociales rápidas a través de Teams o Zoom pueden ser excelentes rompehielos para ayudar a los trabajadores remotos a conocerse, intercambiar información cultural y relajarse en una situación sin estrés. Estas no tienen que ser obligatorias, ya que eso mismo puede provocar estrés o resentimiento, pero pueden ser una forma útil de generar confianza entre un equipo.

Dado que yo mismo uso constantemente referencias a la cultura popular en el trabajo, esto me brinda la oportunidad de explicarles a mis compañeros en el extranjero qué quiero decir con "Negativo, Fantasma, el patrón está lleno" (de la película "Top Gun") y "Houston, tenemos un problema" (de la película "Armageddon").

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