Cómo solucionar el problema de la sobrecarga de información y comunicación en tu organización

Tomé unas vacaciones la semana pasada (las primeras en más de un año) y aunque no fui a ningún lugar, tomé la decisión de NO usar mi Blackberry o conectarme a mi PC de trabajo a través de VPN. Dejé instrucciones de que si había una EMERGENCIA, me llamaran; de lo contrario, no estaría disponible.

Se sentía bien, con una excepción. La inminente sensación de saber que voy a tener más de 300 mensajes de correo electrónico (ese es mi estimación conservadora) esperándome cuando regrese.

Esta acumulación de comunicaciones es parte de la razón por la cual vemos imágenes de personas paradas en el mar sosteniendo a sus hijos con una mano y un dispositivo móvil en la otra. Tenemos este deseo (o miedo o tal vez adicción) de tener que mantenernos "conectados" para estar al día.

El poder de la comunicación electrónica

Esto me hace pensar en mi experiencia hace muchos años cuando instalé el primer servidor Exchange para la organización en la que trabajaba en ese momento. Recuerdo haberle dicho a la gente: "Es llamado correo electrónico. Piénsalo como una manera de dejar un mensaje telefónico detallado sin necesidad de que te tengan que "llamar" de vuelta".

Dios mío, debimos pasar un año instando a las personas a usar el correo electrónico y a mantener sus calendarios en Outlook. Fue como sacar muelas.

Avanzamos rápidamente al año 2007 y puedo escuchar la voz de Fred Sanford en mi cabeza diciendo: "¡Tonto, ¿por qué hiciste eso?!".

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Recordar con nostalgia no resuelve ningún problema, porque en ese momento estaba pensando egoístamente que el correo electrónico eliminaría la enorme pila de recados telefónicos rosados que parecían acumularse en mi escritorio. ¿Y sabes qué? Lo hizo, pero simplemente se movieron de mi escritorio a mi bandeja de entrada electrónica.

Así que aquí estoy en el 2007 y me doy cuenta de que el problema no está en el correo electrónico en sí, sino en el hecho de que hemos tomado una herramienta (el correo electrónico) y la estamos usando y abusando demasiado.

El desafío de la sobrecarga de información

Un análisis rápido de tu bandeja de entrada de correo electrónico probablemente se parecerá a algo como esto:

• 5% Spam Externo (Cosas que no deberían haber pasado tu filtro de correo no deseado, pero lo hicieron).
• 5% a 10% Spam Interno (Anuncios de baby showers, chistes malos, etc.).
• 5% a 10% Spam Autogenerado (Mensajes de proveedores de productos en los que nos registramos).
• 25% a 50% Spam de Información Organizativa (Estos son mensajes que CLARAMENTE están destinados a tu sitio INTRANET. Ejemplos incluyen: listas telefónicas organizativas, cartas mensuales de los altos mandos, actualizaciones de noticias diarias, etc.).
• 25% a 50% Conversaciones potenciales de Wiki/SharePoint (Estas son discusiones por correo electrónico entre varias partes, documentos en los que se trabaja enviándolos por correo electrónico a una docena de personas para solicitar su opinión, documentos envíados para entregarlos a alguien, etc.).
• 5% a 10% Correo electrónico innecesario (Mensajes de agradecimiento, respuestas que confirman la entrega y recepción del mensaje por parte de la persona que lo recibe, como "¡lo recibí! ¡Gracias!").
• 5% a 15% Mensajes con contenido que realmente necesito atender ahora.

De hecho, al analizar tu bandeja de entrada de manera crítica, probablemente descubrirás que te estás perdiendo o teniendo que buscar aquellos mensajes verdaderamente importantes que debes atender.

En busca de una solución

Entonces, está bastante claro que estamos recibiendo una comunicación excesiva y muchos de nosotros estamos sufriendo de sobrecarga de información. Entonces, ¿cuál es la solución? Me encantaría decir "simplemente agrega un Wiki y/o SharePoint a la mezcla y agita un poco y tus problemas estarán resueltos". Sin embargo, eso no solucionaría el problema. Aunque creo que estas herramientas son aspectos importantes de la solución, no son soluciones mágicas. La respuesta real radica en que tu organización se dé cuenta de que tiene un problema de comunicación y luego se comprometa a solucionarlo para que todos puedan trabajar de manera más eficiente y sin estrés. Este es un problema mucho más difícil porque las personas son criaturas de hábito y esta solución necesitará venir acompañada de un cambio de comportamiento importante.

Entonces, ¿por dónde comenzamos a diseñar un plan de comunicación para nuestra organización que pueda llevar a la implementación y uso de tecnologías que, a largo plazo, harán la vida de todos un poco más fácil? Con una encuesta y una evaluación de necesidades.

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Comenzar el año con un documento de encuesta que profundice en los patrones y estilos de comunicación de tu organización y, con suerte, capture la angustia que muchos tienen con respecto al correo electrónico y la sobrecarga de información podría ser un buen comienzo para ayudar a que la organización se dé cuenta de QUE tiene un problema en primer lugar. Es como tener a un terapeuta trabajando con un cliente para que vea que tiene problemas que debe abordar. Con los resultados de tu encuesta, puedes comenzar a explorar lo que tu organización necesita hacer para ayudar a funcionar mejor e inteligentemente.

Más importante aún, esta encuesta será el comienzo de la campaña para convencer a la gerencia de que esto es algo que vale la pena hacer. Porque francamente, a menos que este cambio sea impulsado desde arriba, será difícil llevarlo a cabo. Oh, probablemente te estás preguntando: "¿Por qué TI?" Bueno, porque estarás proporcionando los instrumentos a través de los cuales se producirá el cambio y, si no lo haces tú, ¿quién lo hará? Después de todo, nuestros trabajos consisten en más que simplemente mantener las cosas en funcionamiento, debemos agregar valor a la organización, ¿no? TI está perfectamente alineado para ayudar a instituir este cambio, pero no puedes hacerlo solo. Necesitarás socios comerciales para ayudar a luchar esta batalla.

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