Microsoft Lists: La alternativa de baja codificación para reemplazar las hojas de cálculo

Las hojas de cálculo como bases de datos son omnipresentes, a menudo combinadas con funciones para crear aplicaciones que calculan salarios, proyectan ventas, gestionan sistemas de producción y rastrean activos. Pero este tipo de IT en la sombra es difícil de gestionar y mantener, por eso las organizaciones están optando cada vez más por alternativas de bajo código como la Plataforma de Microsoft Power para reemplazar las hojas de cálculo que realmente deberían ser aplicaciones.

Muchas hojas de cálculo son simplemente listas ingeniosas creadas por usuarios que pueden encontrar que la potencia completa de Microsoft Excel es un poco más de lo que realmente necesitan. Además, gestionar archivos Excel compartidos puede ser complejo. Puede colaborar eficazmente con sus colegas en tiempo real en Excel, pero solo funciona si mantiene ese archivo de Excel en SharePoint Online o OneDrive. Si desea asegurarse de que alguien que actualice su hoja de cálculo no pueda eliminar accidentalmente una columna cuando intenta ocultarla, debe tomarse el tiempo de bloquear celdas y proteger la hoja de cálculo con contraseña.

Si necesita listar y rastrear información de manera colaborativa, Microsoft Lists está diseñado para brindarle el tipo de listas que muchas personas gestionan en Excel, con más opciones específicas de listas y menos complejidad. Es ideal para gestionar eventos, incorporar empleados, rastrear problemas, listas de contactos, programar contenido para su sitio web, manejar solicitudes de viaje y gestión de inventario (Figura A).

Figura A

Al igual que OneDrive para Empresas, Microsoft Lists es SharePoint en su interior (un sitio MySite de SharePoint que utiliza la tecnología de sincronización de OneDrive a través de Project Nucleus), y se utiliza en la web o como una aplicación móvil en iOS y Android.

Parte de Microsoft 365 y Office 365, los administradores pueden crear plantillas para los tipos de listas que es más probable que necesite su empresa. Al igual que Teams, existe una versión personal de Lists a la que puede acceder con una cuenta gratuita de Microsoft. Esta versión está en una vista previa pública limitada, tiene menos características y aún no se puede utilizar con las aplicaciones de iOS y Android. Incluso en esta versión individual de Microsoft Lists, puede agregar código para obtener resultados un poco más sofisticados.

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La versión individual de Microsoft Lists está diseñada tanto para uso personal como para usuarios de pequeñas empresas que deseen rastrear información de manera colaborativa con amigos, familiares, proveedores y otros grupos que no están en la misma organización sin necesidad de que alguien del departamento de IT los ayude a hacerlo correctamente. Con el tiempo, se volverá más poderoso porque también está construido sobre SharePoint.

Microsoft Lists tiene características inteligentes. Al ver su lista en la vista de calendario, los elementos que no tienen fechas aparecen en el costado para que sepa que están incompletos. También tiene algunas frustraciones: puede seleccionar múltiples formatos de moneda para campos numéricos, pero todas las fechas están en formato estadounidense, las aplicaciones móviles le permiten ver pero no editar Listas sin conexión y la nueva aplicación de Android aún no admite tabletas y dispositivos plegables como el propio Surface Duo de Microsoft.

Los usuarios expertos pueden hacer mucho más dentro de Microsoft Lists, como utilizar JSON para dar formato a los datos. Los desarrolladores pueden acceder a los datos en Lists a través de las API de Microsoft Graph. Incluso pueden usar Microsoft Access para consultar y actualizar una lista, de modo que puedan dar a los usuarios una interfaz amigable para ingresar y ver información que funcione en Teams, pero luego hacer actualizaciones y generar informes masivos a través de otra aplicación comercial que desarrollaron hace años.

¿Cómo se ve la colaboración de información en Microsoft Lists?

Microsoft Planner tiene paneles para organizar tareas y Microsoft To Do tiene listas para organizar tareas. Microsoft Lists no es un reemplazo de ninguno de esos, aunque suene similar.

“Microsoft no considera a Lists como una aplicación de tareas como To Do o Planner ni como una aplicación de análisis de cálculos como Excel”, dijo Mark Kashman, gerente de productos senior del equipo de SharePoint en Microsoft. “Es parte del portafolio de gestión colaborativa de trabajo más amplio: para rastrear muchos tipos diferentes de información. Una de las distinciones más importantes es la flexibilidad de Lists y sus puntos de integración con la Power Platform. Puede configurar formularios y flujos únicos para Microsoft Lists, mientras que To Do y Planner están orientados a ayudar a realizar un seguimiento de las tareas para individuos o el equipo.”

Esa flexibilidad se refiere a las diferentes formas en que se puede utilizar Microsoft Lists, desde una simple lista personalizada hasta la base de una aplicación más sofisticada (Figura B).

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Figura B

“Para la mayoría de los usuarios, Lists ofrece un enfoque sin código para rastrear información para ayudar a visualizar u organizar mediante vistas, filtros, formato, reglas de notificaciones y colaboración de contenido con Lists y Teams”, dijo Kashman. “Para aquellos que necesitan más flexibilidad, Lists ofrece un enfoque de bajo código a través de JSON e integraciones con la Power Platform.”

Microsoft Lists también es diferente de las listas que creará en Teams o Outlook con los componentes de lista en Microsoft Loop, que le permiten crear listas de verificación y listas de tareas, así como listas numeradas o con viñetas simples. La diferencia aquí radica en el tipo de información que Lists puede almacenar debido a esa base de SharePoint. Microsoft Lists, según Kashman, “[puede] manejar fácilmente múltiples conjuntos de información divididos en miles de piezas en la cantidad de personas con las que trabaje.”

También puede ver esa información de diferentes formas: Loop no le permite personalizar eso, y agregar reglas para ayudarle a validar y utilizarla: “Agregue su propia lógica empresarial para notificar a los usuarios cuando la información cambie, crear vistas y visualizaciones significativas de los datos y compartirlos con otros según sea necesario”, dijo Kashman.

Puede parecer que Microsoft tiene múltiples aplicaciones para hacer lo mismo, pero cada aplicación ofrece diferentes aspectos del mismo trabajo que está realizando y ninguna herramienta manejaría todas estas opciones sin ser tan completa y abarrotada como Excel o SharePoint.

Para evitar esa sobrecarga, Microsoft está tratando de desarrollar múltiples aplicaciones muy específicas que se conecten a Microsoft Graph para que pueda utilizarlas de manera colaborativa en todas las diferentes formas que pueda necesitar para trabajar.

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“El objetivo es optimizar la gestión del trabajo a través de un conjunto de aplicaciones diseñadas específicamente que agregan estructura a todas las piezas invisibles, como tareas, actualizaciones de estado, documentación, etc., que intervienen en la entrega de resultados empresariales de calidad”, dijo Kashman. “Con un enfoque más eficiente en el proceso de trabajo, nuestros clientes tienen más tiempo para colaborar en el trabajo en sí mismo.”

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