Cómo mejorar el rendimiento de Excel: 10 consejos para acelerar tus hojas de cálculo

La mayoría de los archivos de Excel son lo suficientemente pequeños como para no afectar el rendimiento, pero el tamaño no es lo único que puede ralentizar las cosas. Afortunadamente, no es necesario saber todo sobre hilos múltiples y procesadores duales para eliminar el mal rendimiento. Los siguientes consejos son fáciles de implementar, por lo que incluso los usuarios más ocasionales pueden mejorar el rendimiento cuando un libro de trabajo se ralentiza. Mejor aún, aplique este consejo al diseñar hojas para evitar el rendimiento lento por completo.

1: Trabaje de izquierda a derecha

Este consejo es fácil de implementar porque los datos tienden a fluir de izquierda a derecha de forma natural, pero no está de más saber que hay un poco más sucediendo detrás de escena. De forma predeterminada, Excel calculará las expresiones en la esquina superior izquierda de la hoja primero y luego continuará hacia la derecha y hacia abajo. Por esta razón, querrá almacenar valores independientes en la parte superior izquierda de su hoja e ingresar expresiones (celdas dependientes) a la derecha o debajo de esos valores. En una hoja pequeña, no notará mucha diferencia, pero una hoja con miles de filas y cálculos definitivamente funcionará mejor cuando posicione las celdas dependientes a la derecha y debajo de los valores independientes.

En términos técnicos, este comportamiento se llama referenciación hacia adelante. Las fórmulas deben estar a la derecha o debajo de los valores referenciados. Evite la referenciación hacia atrás, donde las fórmulas están a la izquierda y por encima de los valores referenciados.

2: Mantenga todo en una sola hoja

Cuando sea posible, guarde todo en la misma hoja. Excel tarda más en calcular expresiones que evalúan valores en otra hoja. Si ya ha distribuido su trabajo en varias hojas, reorganizar todo probablemente no valga la pena el esfuerzo. Pero tenga esto en cuenta al planificar las hojas. Mantenga las expresiones y referencias en la misma hoja, si es posible.

3: Mantenga todo en el mismo libro de trabajo

Enlazar o hacer referencia a otros libros de trabajo generalmente ralentizará las cosas, incluso en un libro de trabajo sin complicaciones. Si puede, almacene todo en el mismo libro de trabajo. Utilizar menos libros de trabajo más grandes será más eficiente que utilizar varios libros de trabajo más pequeños vinculados. Cuando deba utilizar libros de trabajo vinculados, ábralos todos y abra los libros de trabajo vinculados antes de abrir los libros de trabajo que realizan la vinculación para mejorar el rendimiento.

4: Limpiar las cosas

Aquello que no esté utilizando, elimínelo. Cree una copia de seguridad para poder recuperar la funcionalidad en una fecha posterior y luego elimine todo lo que ya no utilice. Al hacerlo, minimizará el rango utilizado. Para determinar el rango utilizado, presione [Ctrl]+[End]. Luego, elimine todas las filas y columnas por debajo y a la derecha de su última celda utilizada real. Luego, guarde el libro de trabajo.

Cómo animar elementos individuales en un gráfico de PowerPoint

5: Convertir fórmulas no utilizadas

Si todavía se refiere a valores derivados (resultados de fórmulas), la opción #4 no es factible. Sin embargo, puede convertir las fórmulas en valores estáticos. Pero solo hágalo si está seguro de que nunca necesitará recalcular las fórmulas que generaron los valores en primer lugar. Para convertir las fórmulas en sus valores estáticos, utilice Pegado especial y seleccione Valores para pegar. Al hacerlo, sobrescribirá las fórmulas con los resultados de esas fórmulas. Sin embargo, tenga cuidado. Las fórmulas realmente desaparecerán. Cree una copia de seguridad primero, por si acaso.

6: Evitar funciones volátiles múltiples

Una función volátil recalcula cada vez que hay un cambio en la hoja de cálculo, y eso ralentiza las cosas. Una alternativa eficiente es ingresar la función volátil por sí misma y luego hacer referencia a esa celda en sus fórmulas. La función seguirá calculándose como se esperaba, pero solo una vez en lugar de cientos de veces. Ejemplos de funciones volátiles son RAND(), RANDBETWEEN(), NOW(), TODAY(), OFFSET(), CELL(), e INDIRECT().

7: Evitar fórmulas de matriz

Tanto los expertos como los usuarios avanzados adoran las matrices, y son una herramienta poderosa. Desafortunadamente, consumen mucha memoria. Puede ser difícil de creer, pero un par de fórmulas regulares se calcularán más rápido que su equivalente en matriz. Si las fórmulas auxiliares no son adecuadas, considere una función definida por el usuario. Además, es posible que pueda reemplazar matrices con nuevas funciones, como SUMAR.SI(), CONTAR.SI() y PROMEDIO.SI(). (Las fórmulas de matriz funcionan un poco mejor en las versiones con cinta de Excel.)

8: Evitar fórmulas monstruosas

El asesino del rendimiento en la mayoría de los libros de trabajo es la cantidad de referencias de celdas y operaciones, no la cantidad de fórmulas. Si agrega algunas funciones ineficientes, puede ralentizar las cosas lo suficiente como para que los usuarios se quejen. Dos o tres fórmulas auxiliares son casi siempre más eficientes que una fórmula supercolosal.

9: Utilizar SI.ERROR() para actualizar fórmulas antiguas de enmascaramiento de errores

Si ha actualizado a una versión con cinta de Excel, puede reemplazar la mayoría de sus enmascaramientos de ERROR complejos con la función SI.ERROR():

=SI.ERROR(expresión,accióncuandoerror)

Esta función es más eficiente que la solución anterior a la cinta de usar SI() en la siguiente forma:

Cómo agregar encabezados a varias hojas de Excel en un solo paso

=SI(ESERROR(expresión),acciónverdadera,acciónfalsa)

Si aún está trabajando con una versión anterior a la cinta de Excel, considere una fórmula auxiliar (#8). Dos columnas de fórmulas simples serán más eficientes que una sola columna de funciones SI().

10: Limitar formatos condicionales

Muchas técnicas dependen en gran medida del formato condicional, pero a veces a un costo. Cada formato condicional se evalúa cada vez que el libro de trabajo realiza cálculos. Utilice el formato condicional sabiamente y con moderación. Demasiados formatos condicionales ralentizarán las cosas.

En Newsmatic nos especializamos en tecnología de vanguardia, contamos con los artículos mas novedosos sobre Software, allí encontraras muchos artículos similares a Cómo mejorar el rendimiento de Excel: 10 consejos para acelerar tus hojas de cálculo , tenemos lo ultimo en tecnología 2023.