El valor de un buen asistente administrativo para aumentar tu productividad

Mi Asistente Administrativo: La Mejor Herramienta de Productividad

Debo confesar que mi título de este mes es un poco engañoso. Debería haber dicho "Mejor ayuda para la productividad" porque la ayuda a la que me refiero no es un software, ni un hardware, ni siquiera el sistema de organización en papel más nuevo. La ayuda de la que estoy hablando es una persona: un Asistente Administrativo.

Un Recordatorio Después de la Semana del Asistente Administrativo

Es apropiado que esta publicación de blog se publique la semana después de la semana del Asistente Administrativo, ya que puede servir como un recordatorio para aquellos de ustedes que no hicieron lo suficiente la semana pasada para decir "Gracias" a la persona que posiblemente es su empleado más valioso.

La Comunicación Masiva y la Necesidad de un Asistente Administrativo

Para aquellos de ustedes que aspiran a llegar a puestos de dirección de nivel "C", con la satisfacción de poder establecer la dirección tecnológica de su organización, viene la tediosa tarea de la comunicación masiva. Esta comunicación se da en muchas formas: (a) en papel - como correo, cartas, memorandos, formularios, notas y publicaciones, (b) electrónica - como correo electrónico, documentos electrónicos, calendario y mensajes de voz, (c) de persona a persona - como reuniones, webinars, conferencias y llamadas telefónicas. La cantidad de comunicación es tal que puede convertirse en su trabajo a tiempo completo. Esto, por supuesto, deja poco tiempo para todas las demás cosas que se supone que debe hacer en lugar de estar mirando su pantalla y su Blackberry todo el día cuando no está en el teléfono o en una reunión.

El Valor de un Buen Asistente Administrativo

Un buen asistente administrativo vale su peso en oro, lo cual es irónico, ya que a menudo son la persona de menor salario en su cadena de mando. Son quienes pueden ayudarlo a gestionar esa gran cantidad de comunicación y hacer posible que se concentre en las cosas más importantes de su trabajo.

La Diferencia que un Asistente Administrativo Puede Hacer

Para aquellos de ustedes que no han tenido el placer de tener un buen asistente administrativo, permítanme explicar un poco más sobre la diferencia que pueden hacer en su día/semana de trabajo. Lo haré contándoles sobre el gran vacío que ha dejado en mi vida laboral desde que estuve sin un buen asistente durante varias semanas. Comencemos por la mañana, cuando llego al trabajo y me siento para iniciar sesión en mi PC. Es hora de revisar la bandeja de entrada y el calendario. Tengo cientos de mensajes en mi bandeja de entrada debido a eventos que consumieron mi tiempo la semana pasada. Algunos de estos son importantes, algunos son solo informativos y otros son basura. Con un buen asistente administrativo, mi correo podría haber sido filtrado para mí. La basura de los proveedores podría haberse apartado en una carpeta pendiente de mi revisión o eliminada. Las solicitudes de reuniones (en forma de llamada telefónica o correo electrónico) podrían haberse agregado a mi calendario como "tentativas", con un recordatorio para confirmarlas o para que mi asistente las reprogramara. Los mensajes de correo electrónico importantes podrían haberse marcado en rojo para tratarlos de inmediato, en amarillo para tratarlos pronto o en verde para tratarlos cuando tenga tiempo.

Mientras me siento y trabajo en mi PC, puedo ver la pila de correo que se acumula en mi bandeja en el estante, así como la pila de documentos que he marcado para archivar. Viajé la semana pasada, lo que significa que tengo que completar los formularios necesarios, adjuntar mis gastos y hacer que se ingresen en el sistema y se envíen de manera adecuada. También tengo que viajar de nuevo en las próximas semanas, por lo que tengo que completar las autorizaciones de viaje necesarias, reservar el hotel y los vuelos, un coche de alquiler y reservar cualquier equipo que vaya a llevar conmigo. También hay compras que hacer, lo que significa más formularios y autorizaciones, y también es el momento de las evaluaciones anuales. Además, la prensa se ha enterado de que mi organización podría estar coordinando una importante compra tecnológica, así que mi teléfono no ha dejado de sonar, ya que los posibles proveedores quieren presentarme sus productos.

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La Importancia de un Asistente Administrativo

El punto de todo esto no es quejarme, sino centrar su atención en cuánto de su trabajo en la gestión es administrativo por naturaleza. Si bien puedo y haré este trabajo (no es como si estuviera por debajo de mí), no es para lo que fui contratado ni es la mejor manera de utilizar mi tiempo si lo analizamos desde una perspectiva de beneficio por hora. Podría estar frente a la fotocopiadora haciendo los paquetes para mi próxima reunión, o podría trabajar en el plan de un importante proyecto próximo. ¿Qué crees que es más rentable? Desafortunadamente, en este momento, estaré haciendo ambas cosas hasta que pueda llenar mi puesto vacante.

La Importancia de Solicitar un Asistente Administrativo

Menciono este tema no solo para resaltar la importancia de esta posición de apoyo, sino también para señalar que no es un crimen pedir uno durante el proceso de presupuesto si no tiene uno. No tiene que estar en un puesto de nivel "C" para necesitar uno, y si se detiene a analizar su día, no debería ser demasiado difícil justificar el salario y los beneficios del puesto, incluso si tiene que compartirlo con otros. He visto que los gerentes de tecnología a menudo llevan a sus asistentes administrativos consigo cuando cambian de posición, o su asistente los sigue a una nueva organización. Esto generalmente no se debe a una relación escandalosa, sino porque un asistente que ha trabajado con alguien durante un tiempo llega a conocerlo, sabe lo que le gusta y lo que no, y probablemente puede preverlo también. Ese tipo de ayuda, amigo mío, es difícil de encontrar. Así que la próxima vez que planifiques tu presupuesto, incluye algo que la tecnología no puede proporcionar: la mano amiga de un asistente administrativo.

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