Las ocho ediciones de Microsoft Office 2007 y cuál es la mejor para ti

La última versión de Microsoft Office tiene una interfaz completamente nueva y una serie de funciones increíbles que facilitan la mejora de tus documentos, hojas de cálculo y presentaciones, además de mecanismos de seguridad integrados para proteger tus datos. Pero también viene en ocho (¡sí, ocho!) ediciones diferentes. Aunque esto te brinda mucha flexibilidad para pagar solo por lo que usarás, elegir entre todas esas opciones puede ser una tarea confusa. En este artículo, analizaremos las diferencias entre las suites (pista: no se reduce solo a las aplicaciones incluidas) y te proporcionaremos la información que necesitas para tomar la decisión que sea mejor para tu presupuesto y tus necesidades de productividad.

Ocho ediciones son (más que) suficientes

¿O no? Cuando recientemente arreglé mi jardín delantero, me frustré al descubrir que el borde de piedra que quería parecía no existir. Podía conseguir el color que quería en el tamaño equivocado, o el tamaño que quería en el color equivocado. Así que incluso con ocho ediciones de Office para elegir, es posible que no puedas obtener las aplicaciones y funciones adicionales que deseas sin tener que pagar por otras que nunca utilizarás. Sin embargo, Microsoft ha intentado analizar las necesidades típicas de varios mercados de usuarios y crear paquetes que se adapten a la mayor cantidad posible de ellos. Y si el paquete adecuado para ti no incluye una aplicación que necesitas, generalmente puedes comprarla por separado. Algunas ediciones podrás eliminarlas de consideración desde el principio, porque no están disponibles para ti o no se adaptan claramente a tus necesidades.

A continuación se presentan las ocho ediciones y sus precios de lista:

• Microsoft Office Basic 2007: Esta edición no está disponible para su compra minorista y, por lo tanto, no puedes actualizarla desde versiones anteriores de Office. Solo puedes obtenerla a través de los fabricantes de equipos originales (OEM), preinstalada en nuevas computadoras. Solo incluye las aplicaciones básicas: Word, Excel y Outlook.
• Microsoft Office Home & Student 2007: Reemplaza la antigua edición Estudiante y Hogar, que era una de las opciones para Office 2003. Ahora está disponible tanto para usuarios domésticos como para aquellos en el ámbito académico. El precio es comparable, $149, pero no hay una ruta de actualización desde Office 2003. Esta edición incluye Word, Excel, PowerPoint y OneNote.
• Microsoft Office Standard 2007: Dirigida al usuario empresarial típico, esta edición cuesta $399 para la versión completa o $239 para la versión de actualización. Puedes actualizar desde las versiones 6.0 y superiores de Microsoft Works, Suites de Microsoft Works 2000 o posterior, o cualquier programa o suite de Office 2000 o posterior, excepto la edición Estudiante y Profesor. Incluye Word, Excel, PowerPoint y Outlook.
• Microsoft Office Small Business 2007: Esta edición incluye programas que son especialmente útiles para las pequeñas empresas. Cuesta $449 para la versión completa y $279 para la versión de actualización. Puedes actualizar desde los mismos productos enumerados anteriormente en Office Standard 2007. Esta edición incluye Word, Excel, PowerPoint, Outlook con Business Contact Manager, Office Accounting Express y Publisher.
• Microsoft Office Professional 2007: Esta edición está dirigida a usuarios empresariales con necesidades más sofisticadas, especialmente en la creación de bases de datos y el acceso a ellas. Cuesta $499 para la versión completa y $329 para la versión de actualización. Puedes actualizar desde los mismos productos enumerados anteriormente en Office Standard 2007. Esta edición incluye todo lo que obtienes en la edición Small Business (Word, Excel, PowerPoint, Outlook con Business Contact Manager, Accounting Express y Publisher), además de Microsoft Access.
• Microsoft Office Ultimate 2007: Como su nombre lo indica, esta edición incluye más aplicaciones y funciones que cualquier otra. Es la edición más cara disponible en tiendas minoristas, con un precio elevado de $679 para la versión completa y $539 para la versión de actualización. Sin embargo, incluye prácticamente todo, excepto la cocina: Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook con Business Contact Manager, Accounting Express, Publisher, Infopath, Groove y OneNote. También admite la gestión integrada de contenido empresarial (ECM), formularios electrónicos integrados y la creación de archivos protegidos por derechos de información (IRM) en un entorno de red de Windows Rights Management Services (RMS).
• Microsoft Office Professional Plus: Esta edición está dirigida a usuarios empresariales que necesitan algunas, pero no todas, las características empresariales. Solo está disponible a través de acuerdos de licencia por volumen y no se aplica el precio de actualización. Incluye Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook (sin Business Contact Manager), Publisher, InfoPath y Office Communicator 2007. También admite ECM integrado, formularios electrónicos y IRM/RMS integrados.
• Microsoft Office Enterprise 2007: Esta edición está dirigida al usuario empresarial típico. Al igual que Professional Plus, solo está disponible a través de acuerdos de licencia por volumen y no hay precio de actualización. Incluye Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, Publisher, InfoPath, Groove, OneNote y Office Communicator, y admite ECM, formularios electrónicos y IRM/RMS.

Microsoft ofrece un resumen visual rápido de las características de todas las ediciones en formato de tabla.

Seleccionando las aplicaciones y funciones

Antes de poder tomar una decisión sobre qué edición necesitas, debes comprender lo que hacen las distintas aplicaciones y funciones.

Para ayudarte a decidir qué aplicaciones necesitas, aquí tienes un resumen rápido:

Cómo crear una máscara de entrada personalizada para números de teléfono alfanuméricos en Access

• Microsoft Word: Crea documentos de procesamiento de texto sofisticados y publicaciones básicas de escritorio, se puede utilizar como un editor HTML WYSIWYG y para publicar en sitios web. Las nuevas características en Word 2007 incluyen la interfaz Ribbon para un acceso más fácil a comandos y opciones, estilos rápidos y galerías, vista preliminar en vivo, bloques de construcción para agregar contenido preformateado, nuevas características de gráficos y diagramas, mejoras en el uso compartido y la comparación de documentos, Inspector de documentos para buscar y eliminar metadatos ocultos e información personal de los documentos, la capacidad de agregar múltiples firmas digitales a un documento, conversión a PDF o XPS, detección instantánea de macros y nuevos formatos de archivo basados en XML que reducen el tamaño de archivo y mejoran la recuperación ante corrupción. Más sobre Word 2007.
• Microsoft Excel: Crea hojas de cálculo y libros de trabajo. Las nuevas características en Excel 2007 incluyen la interfaz Ribbon para un acceso más fácil a comandos y opciones, estilos rápidos y galerías, vista preliminar en vivo, soporte para un gran número de filas y columnas (1 millón de filas y 16,000 columnas por hoja de cálculo), formato condicional, escritura de fórmulas más fácil, mejoras en la ordenación y filtrado, mejoras en las tablas, nuevas herramientas de gráficos, gráficos compartidos con Word y PowerPoint, y nuevos formatos de archivo basados en XML que reducen el tamaño de archivo y mejoran la recuperación ante corrupción. Más sobre Excel 2007.
• Microsoft PowerPoint: Crea presentaciones de diapositivas sofisticadas. Las nuevas características en PowerPoint 2007 incluyen la interfaz Ribbon para un acceso más fácil a comandos y opciones, estilos rápidos y galerías, vista preliminar en vivo, diseños de diapositivas personalizados, gráficos SmartArt de calidad profesional, efectos visuales nuevos y mejorados, opciones de formato de texto nuevas, mejoras en tablas y gráficos, cortar y pegar desde Excel, herramientas de corrección, vista de presentador, bibliotecas de diapositivas, nuevos mecanismos de seguridad y nuevos formatos de archivo basados en XML que reducen el tamaño de archivo y mejoran la recuperación ante corrupción. Más sobre PowerPoint 2007.
• Microsoft Access: Crea y proporciona acceso a bases de datos. Las nuevas características en Access 2007 incluyen la nueva interfaz Ribbon, objetos con pestañas, panel de navegación que reemplaza la ventana de la base de datos, vista del diseño del informe, macros incrustadas, resúmenes de columnas, mejoras en filtrado y ordenación, nuevas herramientas y plantillas de diseño, formularios divididos para una navegación rápida de los datos, campos multivaluados para datos complejos, mejoras en el panel de lista de campos, integración sólida con SharePoint, mejoras en características de seguridad, recolección de datos mediante formularios InfoPath y Outlook. Más sobre Access 2007.
• Microsoft Outlook: Proporciona correo electrónico, calendarios, contactos y administración de tareas. Las nuevas características en Outlook 2007 incluyen la barra de tareas pendientes, búsqueda instantánea, categorías de colores, interfaz rediseñada, panel de navegación minimizado, vista previa de adjuntos, mejoras en las capacidades de programación a través de Exchange, mejor acceso a SharePoint Services, fuentes RSS, instantáneas de calendario, suscripciones y superposiciones, tarjetas de presentación electrónicas, capacidad de exportar a PDF o XPS, integración con InfoPath 2007, soporte para mensajería unificada, matasellos de correo electrónico y mecanismos de seguridad mejorados. Más sobre Outlook 2007.
• Business Contact Manager: Complemento de Outlook que proporciona funciones adicionales para realizar un seguimiento de la actividad de los contactos y las oportunidades de ventas. Anteriormente disponible como una descarga para Outlook 2003, ahora viene con Outlook 2007 en las ediciones Small Business, Professional y Ultimate de Office. Más sobre Outlook con Business Contact Manager.
• Microsoft Office Accounting Express: Paquete básico de contabilidad para crear facturas, realizar un seguimiento de las ventas y pagar a los proveedores; admite la banca en línea e incluye herramientas de ventas para eBay y PayPal. Importa datos de Excel, Microsoft Money y Intuit QuickBooks. Puedes descargarlo de forma gratuita.
• Microsoft Publisher: Aplicación de autoedición para crear boletines informativos, folletos y otras publicaciones. Las nuevas características en Publisher 2007 incluyen una interfaz rediseñada para iniciar o abrir publicaciones más rápidamente, más plantillas, consejos de marketing e integración con otros programas de Office para realizar un seguimiento de las actividades de marketing, capacidad de guardar en PDF y XPS, mejor vista previa de impresión y mejora en la combinación de correspondencia por correo y correo electrónico. Más sobre Publisher 2007.
• Microsoft Office InfoPath: Una aplicación para recopilar y administrar datos y crear y distribuir formularios electrónicos; se puede usar en conjunto con SharePoint Server. Las nuevas características en InfoPath 2007 incluyen una mejor integración con Outlook para usar formularios de correo electrónico, formularios compatibles con el navegador, incluidos aquellos diseñados para ejecutarse en dispositivos móviles (lo que elimina la necesidad de que los usuarios tengan InfoPath instalado para completar formularios), asistentes para convertir archivos existentes de Word y Excel a plantillas de formulario de InfoPath, capacidad de exportar a PDF y XPS, más opciones para diseñar vistas, panel de tareas Comprobador de diseño, mejores opciones sin conexión, compatibilidad con IRM/RMS y más opciones para combinar, imprimir y previsualizar formularios. Más sobre InfoPath 2007.
• Microsoft Office Groove: Una aplicación de colaboración para crear espacios de trabajo en equipo ("oficinas virtuales") que se pueden sincronizar, ya sea que los usuarios estén en línea u offline, en un entorno de red de Groove Server 2007. Los usuarios pueden compartir archivos, tener conversaciones en línea, administrar proyectos y reuniones y realizar un seguimiento de los datos. Más sobre Groove 2007.
• Microsoft Office OneNote: Una aplicación de recopilación de información / toma de notas que te permite organizar texto, imágenes y dibujos, notas y diagramas escritos a mano, grabaciones de audio/video, URL y enlaces a documentos en páginas de blocs de notas y secciones en una interfaz similar a un archivador. Las nuevas características en OneNote 2007 incluyen soporte para múltiples blocs de notas y acceso desde múltiples computadoras, capacidad de compartir blocs de notas con otros usuarios, sincronización automática de cambios realizados por diferentes autores, navegación más fácil, nuevas herramientas de dibujo, reconocimiento de texto dentro de imágenes, notas hiperenlazadas, capacidad de enviar contenido web directamente a OneNote desde Internet Explorer, tablas, mejor compatibilidad con Tablet PC e integración mejorada con otros programas de Office. Más sobre OneNote 2007.
• Microsoft Office Communicator: Software cliente que se integra con otros programas de Office y funciona con Microsoft Office Live Communications Server 2005 y Office Communications Server 2007 para mensajería instantánea a nivel empresarial, VoIP, videoconferencias y comunicaciones unificadas. Más sobre Office Communicator 2007.

Comprendiendo las características admitidas

Una vez que hayas reducido las suites de Office 2007 que incluyen las aplicaciones que necesitas, considera si también necesitas funciones avanzadas como la Gestión Integrada de Contenido Empresarial, formularios electrónicos integrados y/o capacidades avanzadas de IRM y políticas.

Por ejemplo, Microsoft Office Standard puede incluir todas las aplicaciones que necesitas, pero si deseas poder crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones y mensajes de correo electrónico protegidos con IRM, necesitarás una edición de Office que tenga esa capacidad. A continuación, se explica esta función admite en algunas ediciones de Office 2007:

• Gestión Integrada de Contenido Empresarial: Las organizaciones pueden usar la ECM de Microsoft para integrarse con SharePoint Server 2007 para la administración de contenido creado con programas de Office. Por ejemplo, las diapositivas de PowerPoint se pueden almacenar en bibliotecas de diapositivas especializadas para que los usuarios puedan compartir y reutilizar diapositivas individuales existentes. Se pueden aplicar plantillas de flujo de trabajo a documentos para mejorar el proceso de revisión y aprobación. Se pueden insertar códigos de barras y etiquetas dentro de los documentos. Las ediciones Professional Plus, Enterprise y Ultimate de Office 2007 permiten el uso completo de las capacidades de ECM. Los usuarios pueden iniciar y completar tareas de flujo de trabajo desde las aplicaciones de Office, publicar presentaciones y diapositivas individuales y hojas de cálculo en bibliotecas y crear códigos de barras y etiquetas a partir de metadatos. Los usuarios de las ediciones Standard, Professional, Small Business, Home & Student y Basic de Office 2007 pueden iniciar y completar tareas de flujo de trabajo desde un navegador web, navegar por las bibliotecas y construir presentaciones a partir de diapositivas en la biblioteca dentro de PowerPoint, ver y utilizar hojas de cálculo de las bibliotecas en el navegador web y leer e imprimir códigos de barras y etiquetas existentes en documentos de Office. Más sobre ECM.
• Formularios electrónicos integrados: Los formularios electrónicos se crean mediante InfoPath 2007 y se pueden completar tanto mediante el cliente de InfoPath como dentro de un navegador web cuando los formularios se publican en un servidor SharePoint. El software cliente de InfoPath 2007 se incluye en las ediciones Professional Plus, Enterprise y Ultimate de Office, por lo que necesitarás una de estas ediciones para poder crear los formularios.
• IRM avanzado: Puedes crear y leer contenido protegido por IRM en las ediciones Professional Plus, Enterprise y Ultimate de Office 2007. Si solo necesitas leer contenido protegido por IRM creado por otros, puedes usar las ediciones Standard, Professional, Small Business, Home & Student o Basic de Office 2007. Puedes leer, pero no crear ni modificar, contenido protegido por IRM con Internet Explorer 7 o Internet Explorer 6 con el complemento de administración de derechos, que se puede descargar de forma gratuita.

Resumen

La selección de la edición adecuada de Microsoft Office 2007 puede ser un desafío, pero con tantas ediciones para elegir, es probable que haya una que se adapte a tus necesidades y a tu presupuesto. La clave es evaluar lo que se incluye en cada una y obtener todas las aplicaciones y funciones que necesitas, al mismo tiempo que evitas pagar por más de lo que utilizarás.

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