Las ventajas de utilizar una herramienta de colaboración web para la gestión de proyectos

Cuando se gestionan proyectos de TI grandes, es común enfrentarse a un caos de comunicación que consume un tiempo valioso. Los correos electrónicos van y vienen, las listas de tareas se pasan de un lado a otro, los archivos adjuntos se pierden en las bandejas de entrada de correo o son devueltos porque son demasiado grandes, y el seguimiento de las tareas asignadas se convierte en una pesadilla. El uso de Microsoft Exchange y Outlook en combinación con Microsoft Project no siempre resuelve el problema. A menudo, te encuentras en las instalaciones de un cliente y no puedes acceder al servidor de Exchange de tu empresa desde allí. Incluso si el cliente ha instalado un entorno colaborativo como Microsoft Exchange o Lotus Notes, no siempre puedes acceder a él desde otras ubicaciones debido a restricciones de red, autorizaciones y firewalls.

La solución a todos estos problemas de gestión de proyectos es utilizar una herramienta de colaboración web. Con la colaboración web, puedes compartir archivos, mantener discusiones con tus consultores y clientes, publicar anuncios, ver los horarios de otros consultores, programar reuniones, asignar y hacer seguimiento de tareas, y tener todas tus listas importantes en línea. Explicaré cómo puedes usar una de estas herramientas de colaboración, eProject Enterprise 5.0, para coordinar tus proyectos desde la web.

Compartir archivos

Una de las funciones más útiles de eProject es la carpeta de Documentos, donde puedes compartir tus archivos y documentos. Puedes compartir tus presentaciones, informes, entregables, actas de reuniones, hojas de contacto y cualquier otro archivo que tengas en la carpeta personal de tu proyecto en tu PC. Al agregar un nuevo archivo, puedes definir su nivel de permisos, lo que te permite definir los usuarios o grupos de usuarios que pueden tener acceso al archivo. Por ejemplo, es posible que desees compartir las versiones preliminares de tus entregables solo con tu equipo. Tan pronto como tengas la versión final del entregable, puedes otorgar acceso a tu cliente.

También puedes tener control de versiones sobre los documentos que cargas. Aquellos que utilizan Microsoft SourceSafe para el desarrollo están familiarizados con este concepto. Cuando deseas editar un archivo cargado, lo marcas como editado, lo que te brinda acceso exclusivo para editarlo y evita que otro usuario lo edite por error. Una vez que hayas terminado de editar, lo marcas como finalizado nuevamente. Las versiones anteriores del documento se conservan para que puedas tener un historial de versiones de tus documentos.

Otra función interesante en la carpeta de Documentos es la funcionalidad del flujo de trabajo de documentos de eProject. Después de cargar el documento, puedes enviarlo para su aprobación. Puedes seleccionar qué usuarios deseas que aprueben el documento, como tu jefe de proyecto y tu jefe de módulo, por ejemplo. Reciben una notificación por correo electrónico sobre tu solicitud y, cuando descargan y aprueban el documento, recibes una notificación de que el documento ha sido aprobado (o rechazado). También pueden realizar comentarios sin aprobar el documento, para que puedas cargar una nueva versión para su re-aprobación. Una vez que el documento es aprobado, puedes compartirlo con el cliente y enviar una notificación al cliente (Figura A).

Tablón de discusión y anuncios

¿Alguna vez te has cansado de enviar un correo electrónico a todos para anunciar una reunión? ¿Qué tal recibir todas esas respuestas de personas que hicieron clic en "Responder a todos"? Con el tablón de discusión en eProject, puedes mantener tanto las discusiones internas con tus consultores como las discusiones con el cliente. De esta manera, tu bandeja de entrada no se ve abrumada y puedes hacer un seguimiento de la discusión sin perder mensajes y evitar discusiones innecesarias. También puedes enviar correos masivos a los miembros del grupo simplemente marcando los usuarios o grupos de usuarios que deseas que reciban una notificación por correo electrónico sobre el elemento publicado.

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Puedes crear una nueva discusión publicando un mensaje inicial en el tablón de discusión. Allí, puedes seleccionar los miembros que tendrán acceso a esa discusión. Además, puedes seleccionar qué miembros de la discusión recibirán el mensaje en sus bandejas de entrada de correo electrónico. Todos los miembros que respondan al tema publicado tendrán sus mensajes alojados debajo de esta discusión (Figura B).

Calendario

Compartir calendarios es siempre una de las características más útiles de un programa de colaboración; eProject admite esta función e la integra con los otros módulos. Por ejemplo, si se debe enviar una aprobación de un documento para una cierta fecha, esto aparece como un plazo en el calendario del usuario encargado de aprobarlo. Además, si una cierta tarea debe estar lista para una fecha determinada, esta tarea aparece en el calendario del encargado.

Los consultores tienen la opción de agregar sus propias citas a este calendario. Por ejemplo, si el jefe de proyecto desea programar una reunión, puede consultar los calendarios individuales de los participantes y luego crear una nueva entrada en el calendario para la reunión. Como sucede con todo en eProject, se puede enviar una notificación por correo electrónico a todos los participantes (Figura C).

Lista de tareas

Asignar y hacer seguimiento del ciclo de vida de las tareas es un papel importante de un jefe de proyecto. Normalmente, un jefe de proyecto tiene un plan de proyecto en Project o Excel y asigna tareas con una fecha límite a los consultores individuales. Si la tarea se retrasa, se convierte en un problema y se hace un seguimiento en la lista de problemas.

Con eProject, un jefe de proyecto puede asignar y hacer seguimiento de las tareas en línea. Como primer paso, el jefe de proyecto puede importar su plan de proyecto existente desde Project 2000. Después de eso, se pueden asignar tareas a los usuarios con las fechas límite correspondientes. Los usuarios reciben opcionalmente una notificación por correo electrónico sobre cada tarea, y su calendario se actualiza adecuadamente. Durante la vida útil de una tarea, pueden actualizar el porcentaje de completado de la tarea. También pueden actualizar automáticamente sus hojas de tiempo con las horas de trabajo dedicadas a la tarea, utilizando estos datos para facturar al cliente. Al completar la tarea, se envía una notificación al jefe de proyecto de que la tarea está terminada.

El diagrama de Gantt de eProject crea un entorno similar a Project donde el jefe de proyecto puede agregar, editar y asignar tareas. El jefe de proyecto puede vincular tareas simplemente arrastrando y soltando una tarea sobre otra. Alternativamente, el jefe de proyecto puede utilizar la lista de tareas si selecciona tener solo asignaciones de tareas simples (Figura D).

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Hojas de tiempo

eProject también puede ayudar a los consultores a crear hojas de tiempo. Al final del día, puedes ingresar en tu hoja de tiempo, seleccionar el proyecto en el que trabajaste, ingresar la tarea realizada y las horas facturables y no facturables trabajadas. Al final de la semana (o cuando el jefe de proyecto así lo decida), puedes enviar la hoja de tiempo final al jefe de proyecto. El jefe de proyecto mantiene las hojas de tiempo presentadas de todos los miembros del proyecto y puede exportar las hojas de tiempo a Excel para informes y facturación al cliente.

Luego, puedes seleccionar una de las tareas que te han asignado (de la lista de tareas o el diagrama de Gantt) y actualizar el número de horas y el porcentaje de completado en la hoja de tiempo. Esto actualiza la lista de tareas e informa al jefe de proyecto si la tarea está terminada (Figura E).

Múltiples proyectos, múltiples clientes

Una herramienta de gestión de proyectos web puede ayudarnos a organizar nuestros proyectos de manera más eficiente. Es importante que esta herramienta esté basada en la web, ya que los miembros de un grupo no siempre están asignados al mismo cliente durante el ciclo de vida del proyecto. Un jefe de proyecto puede manejar más de un proyecto con la misma herramienta cuando todas las funciones se integran en un entorno multiproyecto. Este repositorio de archivos e información del grupo siempre está disponible en la web durante el proyecto. Después de que el proyecto se haya completado, todo se puede guardar en un CD para archivarlo.

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