Cómo crear tarjetas de presentación con Word: guía paso a paso y consejos útiles

Puedes usar el asistente de etiquetas de Word para generar tarjetas de presentación, tarjetas postales, boletos de eventos, etiquetas de envío y más. Para Word, todos estos elementos son lo mismo, ya sea que uses un asistente o una combinación de correspondencia para generarlos. Word coloca cada elemento en la celda de una tabla simple en función de las dimensiones y el contenido que proporciones. Es extremadamente fácil, pero es posible que hayas evitado este método porque el asistente no te permite insertar un logotipo (archivo gráfico) o dar formato al contenido. Afortunadamente, hay una solución rápida. En este artículo, te mostraré cómo crear el contenido, incluyendo cualquier gráfico y formato, antes de iniciar el asistente.

Estoy usando Word 2016 (escritorio) en un sistema Windows 10 de 64 bits. Descarga el archivo .docx o .doc de demostración para seguir este proceso, si lo deseas. Puedes abrir un documento de etiquetas en la versión del navegador, pero la pestaña Correspondencia no estará disponible; no puedes crear un documento de etiquetas en el navegador. La capa de dibujo en las versiones anteriores de menús también podría causarte problemas. Puedes intentarlo en esas versiones antiguas, pero no puedo garantizar que los archivos gráficos se conviertan tan limpiamente como lo hacen en las versiones de la cinta.

Qué podrías intentar... pero no funcionará

Para simplificar las cosas, generaremos un documento de etiquetas que se pueda imprimir como tarjetas de presentación en papel preperforado. Por documento de etiquetas, me refiero a los resultados del asistente de etiquetas. Ahora, empecemos:

1. Haz clic en la pestaña Correspondencia.
2. En el grupo Crear, haz clic en Etiquetas.
3. En el cuadro de diálogo resultante, ingresa la información de la tarjeta: nombre, empresa, número de teléfono, etc. En este punto, es posible que intentes insertar un archivo gráfico, pero no puedes hacerlo.
4. Haz clic en Opciones y elige una etiqueta. Como puedes ver en Figura A (a la izquierda), yo elegí la segunda opción 30 por página. Haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones. A la derecha, puedes ver una vista previa de la etiqueta y la información de la tarjeta de presentación. Asegúrate de que la opción Página entera de la misma etiqueta esté seleccionada.
5. Haz clic en Nuevo documento para crear tu documento de tarjeta de presentación (Figura B). Guarda el nuevo documento si tienes la intención de reutilizarlo.

Figura A

Configura las opciones de la etiqueta.

Figura B

Añadiremos gráficos a cada tarjeta en el documento de ejemplo.

El texto resultante no está formateado. La tarjeta tampoco contiene un logotipo. En cuanto a tarjetas de presentación, no es muy exitoso.

Podrías formatear una tarjeta, insertar el logotipo y copiarla en las etiquetas restantes, pero eso sería tedioso. Dependiendo del gráfico, podrías acabar con un desastre. Afortunadamente, lo que te mostraré a continuación es simple y confiable.

Crea una sola tarjeta

La clave aquí es formatear el contenido y colocar el logotipo como si estuvieras creando una sola tarjeta de presentación antes de ejecutar el asistente. Figura C muestra un ejemplo de un formato simple.

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Figura C

Formatea el contenido e inserta el logotipo antes de ejecutar el asistente.

Una vez que el contenido de la tarjeta y los gráficos se vean como desees, selecciónalos. Si el documento no contiene nada más, puedes presionar Ctrl+A. Si el contenido ya existe en un documento, no tienes que volver a crearlo; simplemente abre el documento y selecciona solo el contenido que deseas en la etiqueta. Luego, realiza lo siguiente:

1. Haz clic en la pestaña Correspondencia.
2. En el grupo Crear, haz clic en Etiquetas.
3. El cuadro de diálogo se abrirá con el contenido y el gráfico seleccionados, como se muestra en Figura D. No te preocupes si no ves el logotipo.
4. Haz clic en Opciones, elige una etiqueta como lo hiciste anteriormente y haz clic en Aceptar. Asegúrate de que la opción Página entera de la misma etiqueta esté seleccionada.
5. Haz clic en Nuevo documento para crear tu documento de tarjeta de presentación (Figura E). Guarda el nuevo documento si tienes la intención de reutilizarlo.

Figura D

El asistente utiliza el contenido seleccionado.

Figura E

Cada etiqueta está formateada y contiene el logotipo.

Como puedes ver, el documento resultante contiene una hoja completa de etiquetas con formato y gráficos. ¡Está listo para imprimir en papel preperforado y listo para usar!

Consejo de texto automático

Si quieres reutilizar el texto y los gráficos formateados, puedes guardarlos como una entrada de texto automático, que puedes usar al ejecutar el asistente.

Para guardar el texto y los gráficos seleccionados como texto automático, presiona Alt+F3 (o accede a la función a través del grupo Texto en la pestaña Insertar). En el cuadro de diálogo resultante, ingresa un nombre para la entrada de texto automático. Elige la opción Insertar contenido en su propio párrafo desde el menú desplegable Opciones si el contenido de la tarjeta contiene un gráfico, como se muestra en Figura F, y haz clic en Aceptar.

Figura F

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Asigna un nombre a la entrada de texto automático.

Al ejecutar el asistente, ingresa el nombre del texto automático, como se muestra en Figura G, y presiona F3. Word reemplazará el nombre con el contenido completo de la tarjeta y la etiqueta. Nuevamente, no verás el logotipo. Finaliza la configuración de las opciones y luego haz clic en Nuevo documento como antes.

Figura G

Ingresa el nombre del texto automático y presiona F3.

Etiquetas fáciles con gráficos

No hay razón para no usar Word para generar tus tarjetas de presentación, etiquetas de dirección de retorno, etiquetas de envío, etc. La técnica es una de las más simples que ofrece Word y las recompensas en tiempo y dinero ahorrados son enormes. Aunque utilizamos un ejemplo simple, puedes usar esta técnica también al combinar correspondencia. Además, puedes hacer mucho más con tus propias tarjetas y etiquetas. Mantuve el formato y los gráficos simples a propósito para no distraer de la simplicidad de la técnica.

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