Roles de Team Drive en G Suite: Cómo asignar los niveles de acceso adecuados para tu equipo

Un Team Drive proporciona un espacio de almacenamiento compartido para personas en organizaciones que utilizan G Suite Business, Education o Enterprise. Lo que diferencia a un Team Drive de la carpeta personal "Mi unidad" es que el Team Drive actúa como propietario de los archivos y carpetas creados o agregados a él. Como resultado, cuando cambia la membresía del equipo, estos archivos siguen estando disponibles para los miembros del Team Drive.

Roles y permisos en un Team Drive

En octubre de 2018, Google renombró los roles existentes en un Team Drive y agregó un nuevo rol. En orden creciente de acceso, los roles de acceso de vista, acceso de comentario, acceso de edición y acceso completo ahora se llaman visor, comentarista, colaborador y administrador, respectivamente.

Cada uno de estos roles tiene niveles de acceso y permisos que corresponden lógicamente a su nombre. Un visor puede ver y un comentarista puede comentar. Un colaborador puede agregar elementos, pero no puede mover ni eliminar elementos, aunque puede restaurar un elemento eliminado de la papelera del Team Drive. El administrador también puede ver, editar, mover o eliminar elementos, así como administrar el acceso y los permisos de los miembros del equipo.

Al agregar nuevos miembros al Team Drive, se les asignará el rol de "Administrador de contenidos" de forma predeterminada. Las personas que tienen cuentas con este rol pueden hacer casi todo lo que puede hacer el rol de Administrador, excepto agregar o modificar los permisos de los miembros del equipo. Un administrador de contenidos puede ver, comentar, editar y agregar contenido.

El rol de administrador de contenidos también permite a las personas mover y eliminar elementos. Esto significa que el rol predeterminado les da a las personas la capacidad de reorganizar los elementos en un Team Drive, así como enviarlos a la papelera. Para las personas con experiencia en el trabajo con archivos y carpetas compartidos, este rol puede ser perfectamente adecuado.

Sin embargo, un administrador de G Suite o un administrador de Team Drive puede querer reducir el nivel de acceso para personas no familiarizadas con el trabajo con archivos compartidos. He visto a personas reorganizar un conjunto de carpetas compartidas sin darse cuenta de que los cambios que hicieron afectarían a todos. Esto significa que una persona con acceso de administrador de contenidos podría reorganizar archivos y carpetas agrupándolos por nombre de cliente en lugar de por etapa de trabajo del proyecto, lo cual puede causar todo tipo de desafíos. Peor aún, también he visto a personas eliminar archivos y carpetas compartidas que no se aplicaban a su trabajo.

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Al agregar miembros al Team Drive, considere cuidadosamente si realmente desea que cada persona tenga capacidades de administrador de contenidos. Una opción más segura puede ser asignar a las personas el rol de colaborador al principio y luego aumentar su nivel de acceso una vez que tenga la certeza de que comprenden totalmente las implicaciones de mover y/o eliminar elementos en un Team Drive.

Las organizaciones que utilizan activamente Team Drives con Google Drive File Stream en sistemas Windows y/o macOS probablemente deseen otorgar a la mayoría de los miembros del Team Drive permisos de administrador de contenidos. Sin ese nivel de acceso, cuando una persona intenta abrir o mover un archivo de PowerPoint desde el Team Drive con Drive File Stream, verá errores como: "No se tiene un privilegio requerido por parte del cliente" o "No se puede completar la acción: Se necesitará acceso completo al Team Drive para crear elementos". Un miembro del Team Drive con acceso de administrador de contenidos no experimentará estos problemas; deberían poder abrir, editar y guardar archivos de formato Office sin errores.

¿Cuáles son tus configuraciones de roles en un Team Drive?

Si utilizas Team Drives en tu organización, ¿qué nivel de acceso le das a la mayoría de los miembros del equipo? ¿Cuál ha sido tu experiencia al hacer que las personas trabajen con estos niveles de acceso en Drive File Stream en sistemas Windows o macOS? Déjame saber en los comentarios o en Twitter (@awolber).

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