Descubre Confluence: La herramienta de colaboración y documentación que complementa a Jira y Trello

Atlassian ha creado una impresionante selección de productos para facilitar la gestión de proyectos. Bajo un mismo techo, tienes Jira, Trello y Confluence. La mayoría de las personas involucradas en el mundo de los negocios conocen Jira y Trello, ya que estos dos son ampliamente utilizados para la gestión de problemas y proyectos. Sin embargo, la mayoría de los usuarios desconocen la existencia de esa tercera herramienta. Y es precisamente esa tercera herramienta de la que no tienes idea de que necesitas, hasta que comienzas a usarla.

En pocas palabras, Confluence es la combinación perfecta entre conocimiento y colaboración. Piensa en Confluence como una wiki colaborativa, donde puedes alojar documentos que formen parte de tu proyecto. Mientras que Trello te permite gestionar el flujo de esos proyectos y Jira te permite hacer un seguimiento de los problemas relacionados con esos proyectos, Confluence te permite documentar esos proyectos.

Pero no pienses en Confluence como una wiki estándar y simple. Confluence va un paso más allá al permitirte organizar tus documentos en Espacios, para que puedas reunir los documentos de diferentes proyectos en una ubicación centralizada. Además, Confluence ofrece características como:

Características de Confluence

• Espacios y páginas ilimitados
• Estructura de árbol de páginas
• Macros
• Diversas plantillas
• Aplicaciones e integraciones
• Versiones de páginas
• Búsqueda avanzada
• Edición en tiempo real
• Comentarios
• Notificaciones
• Permisos
• Página de inicio y feeds personalizados
• Anuncios y blogs
• Privacidad, cifrado y cumplimiento normativo

Páginas y Espacios en Confluence

Este es uno de los conceptos que diferencia a Confluence de una wiki tradicional. Con Confluence, tu trabajo se divide en Espacios, que puedes considerar como contenedores para albergar páginas y entradas de blog con contenido relacionado con un proyecto específico.

Veamos un ejemplo. Imagina que tienes el Proyecto X, que está compuesto por varias partes diferentes. Puedes tener Parte 1, Parte 2, Parte 3, Parte 4 y Parte 5. En Confluence, el Proyecto X sería el hogar que sirve como punto de partida para cada Espacio. Por lo tanto, bajo el Proyecto X, crearías cinco espacios:

• Parte 1
• Parte 2
• Parte 3
• Parte 4
• Parte 5

Dentro de cada Espacio, podrías crear una descripción general que describa la Parte y documente el propósito de la misma y los miembros del equipo asignados a ella. Luego, podrías crear entradas de blog, que podrían servir para mantener un historial detallado del proceso, y Páginas, que podrían contener la documentación del trabajo real que se está realizando.

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Los Espacios son el corazón de Confluence y te facilitan mucho la organización de tu documentación y colaboración. Aquí es donde las ideas se unen de manera colaborativa y en constante evolución.

Más allá de la gestión de proyectos

Hazte un favor y deja de pensar en Confluence solo como un medio para alcanzar un objetivo de gestión de proyectos. ¿Por qué? Porque puedes sacar mucho más provecho de esta plataforma que simplemente documentación de apoyo para un proyecto. Confluence puede ayudarte a:

• Crear planes de marketing
• Crear y compartir políticas de empresa
• Documentar sesiones de lluvia de ideas
• Administrar comunicaciones internas, informes y actualizaciones
• Proporcionar documentación de software, soporte y sistemas
• Ampliar tu base de conocimientos

Con un poco de creatividad, prácticamente no hay límites en cuanto a cómo puedes utilizar Confluence.

Mi único momento "oops" con Confluence

He descubierto que Confluence es una excelente manera de crear documentos e información para un proyecto que va más allá de lo que un gráfico Kanban o de Gantt puede contener. Esta es una excelente manera de ampliar tus herramientas de gestión de proyectos.

Sin embargo, encontré un punto dolor fundamental: la Descripción General (Overview). Cuando comencé a usar Confluence, sin importar lo que intentara, no podía entender cómo editar el contenido predeterminado de la Descripción General. Parecía bastante simple: ir a la página de Descripción General, hacer clic en el botón Editar y editar el contenido según sea necesario. Sin embargo, después de editar la página de Descripción General, Confluence la convertía en una Página, que no es una Descripción General en sí.

Y entonces lo entendí: el botón Publicar.

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Solo por accidente descubrí que después de editar la página de Descripción General, al igual que todas las demás páginas, las ediciones deben publicarse antes de que aparezcan. Esto me hace dudar de su afirmación de edición en tiempo real. Pero incluso con ese pequeño momento de "oops", he encontrado que Confluence es una adición invaluable a la suite de herramientas de Atlassian.

Si descubres que las herramientas de gestión de proyectos tradicionales no cumplen con todo lo que necesitas, y que ese "todo" incluye algo parecido a la documentación, Confluence podría ser exactamente lo que estás buscando. Si ya eres usuario de Jira o Trello, comienza tu aventura con Confluence. No te arrepentirás del tiempo invertido en construir esta plataforma.

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