Cómo utilizar Notion para la gestión de proyectos

En primera instancia, Notion podría parecer simplemente una aplicación de toma de notas avanzada, pero en realidad es una herramienta que puede utilizarse para la gestión de proyectos, especialmente para proyectos más pequeños y menos complejos. Con un poco de trabajo, puedes configurar tu cuenta de Notion de manera que te ayude a gestionar esos proyectos.

Consejos para usar Notion para la gestión de proyectos

Aprovecha los bloques

El enfoque principal de Notion son los bloques, que son una colección de contenido. Cada bloque puede convertirse fácilmente en otro tipo de bloque o tener nuevos bloques agregados a él.

Cuando comiences a usar Notion, los bloques deben ser tu enfoque principal. Los bloques pueden ser páginas, listas de tareas, formato, una imagen, una tabla, videos incrustados, tableros, mapas... cualquier cosa que puedas imaginar, es un bloque en Notion.

Con Notion, los bloques se pueden transformar. Por ejemplo, puedes crear una nota y luego cambiarla a una lista desplegable, una ecuación de bloque, una página de dos columnas, una cita o cualquier otro tipo de bloque. Incluso puedes mover un bloque a una página creada previamente. Para aprovechar al máximo Notion, debes aprovechar al máximo los bloques.

Se trata de la base de datos

Más allá de los bloques, uno de los aspectos más importantes de Notion es la base de datos. Notion utiliza bases de datos reales para almacenar contenido, por lo que va más allá de una simple hoja de cálculo o una etiqueta. Hay cinco tipos diferentes de bases de datos que puedes crear con Notion:

• Listas
• Galerías
• Tablas
• Tableros
• Calendarios

Son estos cinco tipos de bases de datos los que te ayudarán considerablemente con la gestión de proyectos.

Mejoras en el menú de inicio de Windows 11: cómo organizar y personalizar tu experiencia

Pero no te preocupes: Notion hace que tratar con estas bases de datos sea mucho más fácil de lo que podrías pensar. No tienes que ser un administrador de bases de datos para usarlas. Con la capacidad de crear fácilmente tableros, tablas y calendarios, descubrirás que Notion es más capaz para la gestión de proyectos de lo que pensabas. Debido a que Notion crea estas características como bases de datos reales, los mismos datos se pueden utilizar para diferentes vistas.

Aprovecha las amplias plantillas

Notion cuenta con una amplia colección de plantillas, muchas de las cuales son adecuadas para la gestión de proyectos. Encontrarás plantillas tanto para planificación como para gestión de proyectos que pueden agregar funciones como Trackers de Proyectos, objetivos S.M.A.R.T, gestores de tareas, tareas y comunicaciones con clientes, seguimiento de gastos empresariales, hojas de ruta, investigaciones, Sprint ágiles, reuniones de análisis post mortem, alcance del proyecto y mucho más.

Personaliza tus vistas

Una de las características más prácticas de Notion es que puedes seleccionar qué vista se adapta mejor a tus necesidades. Debido a la forma en que Notion maneja los datos, puedes agregar fácilmente nuevas vistas, todas las cuales funcionarán con la misma información. ¿Ya tienes una vista Kanban? ¿Por qué no agregar una vista de lista? ¿Necesitas una forma más estructurada de ver tus datos? Agrega una tabla o un calendario.

Hay seis vistas diferentes para elegir: Tabla, Tablero, Línea de tiempo, Calendario, Lista y Galería. Cada vista es única y te permite alterar fácilmente propiedades como el asignado, los archivos adjuntos, la fecha de creación, la fecha de vencimiento, la prioridad, el proyecto y el estado. Cuando creas la vista adecuada para tus necesidades, también puedes copiar un enlace para compartirla con tus compañeros de equipo.

Gestiona el acceso a todo

Casi todo lo que creas en Notion puede tener su acceso gestionado. Una vez que hayas agregado compañeros de equipo a tu cuenta, casi todos los bloques pueden incluir una propiedad de Persona, donde asignar uno o más compañeros de equipo. Para algunos bloques, esa propiedad ya está incorporada, pero para otros, primero debes agregar la propiedad de Persona y luego asignar un miembro del equipo al bloque. Debido a que puedes ser muy granular con el intercambio, puedes decidir a qué miembro del equipo le da acceso a qué bloque.

Usa la función de equipos

Con la ayuda de la función de equipos, puedes crear un espacio dentro de un espacio de trabajo principal para cada equipo. Por ejemplo, si tienes un proyecto X al que varias organizaciones necesitan acceso parcial, bajo el espacio de trabajo del proyecto X, podrías crear un espacio para desarrolladores, administradores, probadores, relaciones públicas, recursos humanos y más. Esto será cada vez más importante a medida que tus proyectos crezcan en alcance y complejidad.

¡Aumenta tu productividad con el paquete de aplicaciones de Xwavesoft para Mac!

Colabora

En Notion, puedes agregar colaboradores a múltiples espacios de equipos y darles acceso de propietario o miembro. Un propietario puede cambiar la configuración del espacio de trabajo e invitar a nuevos miembros, mientras que un miembro no puede. Ambos tipos permiten trabajar con contenido y no hay una opción de solo lectura al agregar miembros. Debido a esto, debes ser prudente al compartir bloques con colaboradores.

Una vez que te familiarices con cómo funciona Notion, no deberías tener problemas para usarlo para la gestión de proyectos. Puede que te lleve un poco más de tiempo preparar esta solución para la tarea, pero una vez que funcione correctamente, te servirá muy bien.

Suscríbete a How To Make Tech Work de Newsmatic en YouTube para obtener los últimos consejos tecnológicos para profesionales empresariales de Jack Wallen.

En Newsmatic nos especializamos en tecnología de vanguardia, contamos con los artículos mas novedosos sobre Software, allí encontraras muchos artículos similares a Cómo utilizar Notion para la gestión de proyectos , tenemos lo ultimo en tecnología 2023.