Cómo crear una lista numerada descendente en Word

Las listas numeradas son una de las mejores características de Word. Haz clic en un botón, escribe algunos elementos y como por arte de magia, tienes una lista numerada. Sin embargo, esta característica no puede generar una lista de números descendentes. Por ejemplo, si deseas una lista de los 10 mejores, no intentes utilizar la función de numeración de Word. Podrías ingresar los números manualmente, pero actualizar esta lista sería un desastre. Si insertas o eliminas un elemento, debes actualizar todos los números desde ese elemento hasta el final de la lista. Una solución más flexible es utilizar un campo secuencial. Aunque esto requiere un poco de planificación, vale la pena.

Acerca del campo secuencial

En Word, el término "campo" se refiere a códigos especiales que realizan tareas específicas, como insertar datos, devolver valores, etc. En el caso de esta técnica, puedes utilizar el campo secuencial, SEQ, para devolver una lista de números secuenciales. Utilizado en una lista, puedes agregar, eliminar o mover un elemento y el código del campo se actualiza automáticamente.

El código del campo secuencial tiene un parámetro requerido:

{ SEQ identificador [marcador] [opciones] }

donde "identificador" es el nombre que le asignas a una serie de elementos que deseas numerar. Este nombre debe comenzar con un carácter alfabético y tener una longitud máxima de 40 caracteres. Puedes utilizar caracteres alfabéticos y numéricos, así como el carácter de subrayado para completar el nombre. Utiliza "marcador" para hacer referencia a un elemento en otra parte del documento. Además, las opciones en la "Tabla A" agregan flexibilidad.

Tabla A

Utilizando simplemente el código del campo SEQ, puedes crear y luego ordenar los resultados para obtener una lista descendente. Sin embargo, al igual que una lista descendente manual, debes actualizar y volver a ordenar la lista si insertas un elemento. Por ejemplo, la lista corta en la Figura A utiliza SEQ.

Figura A: Ordenar una lista de campos SEQ para generar una lista de números descendentes.

Para crear esta lista, sigue los siguientes pasos:

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1. Posiciona el cursor donde deseas comenzar la lista y elige "Campo" en el menú "Insertar".
2. En la lista "Nombres de campo", elige "seq".
3. En el control "Códigos de campo", agrega "list", como se muestra en la Figura B, y haz clic en "Aceptar".

Figura B: Actualizar el código SEQ identificando los elementos de la lista.

1. Ingresa el primer elemento numerado.
2. Repite los pasos 1 a 4 hasta completar la lista. O bien, copia y pega el campo en lugar de crear uno nuevo para cada elemento. No te preocupes si los campos copiados no generan una lista secuencial: lo harán.
3. Selecciona toda la lista y presiona F9 para actualizar los códigos de campo.
4. Selecciona toda la lista (si es necesario) y elige "Ordenar" en el menú "Tabla".
5. En el cuadro de diálogo resultante, selecciona "Descendente" en la sección "Ordenar por", como se muestra en la Figura C.

Figura C: Elige la opción "Descendente" en "Ordenar por".

Utilizando campos secuenciales, no es necesario identificar el número total de elementos de la lista, pero insertar o eliminar elementos es difícil porque los campos no se actualizan automáticamente. ¿Qué sucede si seleccionas la lista, presionas F9 y luego vuelves a ordenarla? Desafortunadamente, eso no funcionará como esperas. El elemento insertado estará en el lugar correcto, pero el resto de la lista, como se muestra en la Figura D, estará en orden inverso. Si actualizas la lista para generar un número nuevo, Word generará una nueva lista de números ascendentes. Una lista de campos secuenciales es un trato único.

Figura D: Volver a ordenar una lista de campos secuenciales no producirá los resultados esperados.

Una lista secuencial flexible y dinámica

Estrictamente hablando, no puedes modificar una lista de campos secuenciales. Sin embargo, puedes combinar campos para administrar listas descendentes que pueden cambiar. El proceso de creación de los campos es un poco complicado, pero una vez que los campos están en su lugar, puedes modificar la lista sin problemas.

Creemos la misma lista en orden descendente utilizando un campo secuencial compuesto. Para ello, necesitarás un marcador y un campo compuesto.

El campo dinámico de la lista hace referencia a un valor marcado que equivale al número total de elementos en la lista. Crear un marcador es bastante sencillo, pero en este caso, el marcador debe hacer referencia a ese valor y no solo a un lugar aleatorio en el documento. Por esa razón, debes marcar el valor real. Así que encuentra un lugar en el documento y escribe un valor. No es necesario saber el valor exacto en este punto, simplemente ingresa un valor y luego selecciónalo. Con el valor resaltado, selecciona "Marcador" en el menú "Insertar". Nómbralo DescendingList, como se muestra en la Figura E, y haz clic en "Agregar". (Puedes nombrar el marcador como desees, simplemente asegúrate de hacer referencia a él correctamente en el campo compuesto más tarde.)

Figura E: Insertar un marcador para guardar el número de elementos de la lista.

Si estás proporcionando esta funcionalidad a los usuarios a través de una plantilla personalizada, probablemente desees controlar este valor de manera diferente. De hecho, es posible que prefieras utilizar una macro que solicite el valor al usuario y complete toda la tarea de enumeración. Mejor aún, deja que la macro instruya al usuario para resaltar la lista y luego permite que la macro realice el conteo. Cómo ejecutar esta técnica depende de ti.

A continuación, necesitas un campo compuesto. En particular, este campo combina los códigos de campo Formula, SEQ y REF. La creación de un campo compuesto o anidado requiere un poco de paciencia. Comienzas insertando el primer código de campo. Luego, posicionas el cursor dentro del primer campo e insertas el segundo campo. Repites el proceso para agregar todos los códigos de campo necesarios. Esta técnica de lista utiliza el siguiente campo compuesto:

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{ = {REF DescendingList } - {SEQ list * MERGEFORMAT } + 1}

Para crear el campo anterior, sigue estos pasos exactamente:

1. En el menú "Herramientas", elige "Opciones" y haz clic en la pestaña "Ver" (si es necesario). En la sección "Mostrar", selecciona la opción "Códigos de campo" (necesitas ver los códigos de campo reales para crear un campo compuesto).
2. Posiciona el cursor donde deseas comenzar la lista.
3. Elige "Campo" en el menú "Insertar".
4. Haz clic en el botón "Fórmula", ingresa el operador de resta (-) y haz clic en "Aceptar".
5. En el documento, posiciona el cursor entre el operador de igualdad y el operador de resta.
6. Elige "Campo" en el menú "Insertar".
7. Selecciona "Ref" en la lista "Nombres de campo".
8. En la lista "Nombre de marcador", selecciona DescendingList, como se muestra en la Figura F, y haz clic en "Aceptar".

Figura F: Hacer referencia al valor marcado llamado DescendingList.

1. Posiciona el cursor entre el operador de resta y el paréntesis de cierre del campo.
2. Elige "Campo" en el menú "Insertar".
3. Selecciona "Seq" en la lista "Nombres de campo".
4. En el control "Códigos de campo", agrega "list" (ver Figura B) y haz clic en "Aceptar".
5. Posiciona el cursor entre los dos corchetes de cierre y escribe + 1.
6. En el documento, posiciona el cursor a la derecha del código de campo, escribe el primer elemento de la lista y presiona Enter. No ordenarás esta lista, así que recuerda que el primer elemento es realmente el último elemento e ingresa los elementos en consecuencia.
7. Inserta un nuevo campo repitiendo los pasos del 2 al 11 o copia y pega el campo.
8. Ingresa el segundo elemento de la lista y continúa de esta manera hasta que hayas creado la lista que se muestra en la Figura G.

Figura G: Nuestra lista de campos y elementos compuestos está completa.

Selecciona la lista y presiona F9 para actualizarla. Luego, como Word aún muestra los códigos de campo en lugar de los valores, elige "Opciones" en el menú "Herramientas", haz clic en "Ver" y desmarca la casilla "Códigos de campo".

Desafortunadamente, como se muestra en la Figura H, ¡esta lista no es la lista correcta! Este campo, aunque flexible, es un poco tonto, no puede diferenciar entre la lista anterior y la nueva. En este caso, la solución es fácil. Elimina la primera lista. Luego, selecciona la nueva lista y presiona F9 para actualizarla. Como puedes ver en la Figura I, el campo ahora devuelve la lista descendente esperada.

Figura H: Este campo compuesto es correcto, pero su ubicación después de la lista anterior es problemática.

Figura I: Un campo compuesto devuelve números secuenciales en orden descendente.

A diferencia de una lista manual o un solo campo SEQ, esta lista es fácil de actualizar. Por ejemplo, inserta una nueva línea en cualquier parte de la lista. Luego, copia y pega un código de campo de un elemento existente a la nueva línea e ingresa un nuevo elemento. (No te preocupes si el número no es correcto). Selecciona toda la lista y presiona F9 para volver a enumerarla por completo, como se muestra en la Figura J.

Figura J: Agregamos un elemento a la lista y actualizamos los campos.

Observa cuidadosamente la lista. Observa que aunque hay seis elementos, la lista aún comienza con el número 5. Eso está diseñado así y no es un error. A Word no le importa si hay más o menos de cinco elementos. El campo compuesto comienza con el valor marcado y desciende en consecuencia. Si deseas que la lista comience con el número 6, como se muestra en la Figura K, actualiza el valor marcado, selecciona la lista y presiona F9.

Figura K: Ajustar el valor del marcador devuelve los resultados deseados.

Lista descendente dinámica

Dado que Word no puede generar automáticamente una lista numerada en orden descendente, deberás hacerlo tú mismo. Afortunadamente, no es necesario hacer demasiadas complicaciones: crea un campo compuesto, actualiza la lista y ¡comienza a contar hacia atrás!

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