Tres trucos para facilitar la entrada de datos en Excel

La entrada de datos puede ser un trabajo ingrato y, si Excel no coopera, puede convertirse en un trabajo odioso. Afortunadamente, puedes hacer que Excel trabaje contigo en lugar de hacerlo en tu contra, si conoces estos consejos rápidos para controlar el movimiento del cursor.

Cambio permanente del movimiento del cursor

En primer lugar, Excel mueve el cursor hacia abajo a la siguiente celda cuando presionas Enter. Esa no siempre es la dirección en la que deseas ir. Si estás ingresando datos de columna en columna, puede ser frustrante. Si bien puedes presionar la tecla de flecha derecha en lugar de Enter, hacerlo te hará perder tiempo. Presionar Tabulador es un poco más fácil que estirarse para alcanzar la tecla de flecha derecha, pero quizás la solución más sencilla sea cambiar el movimiento del cursor de la siguiente manera:

1. Haz clic en la pestaña Archivo y luego en Opciones (bajo Ayuda). En Excel 2007, haz clic en el botón de Office y luego en Opciones de Excel. En Excel 2003, elige Opciones del menú Herramientas.
2. En el panel de la izquierda, selecciona Avanzadas. En Excel 2003, haz clic en la pestaña Edición.
3. En la sección Opciones de edición, elige Derecha en el menú desplegable Dirección bajo la opción Después de presionar Enter, mover la selección, como se muestra a continuación. Puedes elegir Derecha, Izquierda, Arriba y Abajo. En Excel 2003, la opción es Mover selección luego de entrar.
4. Haz clic en Aceptar.

Este cambio es permanente, pero es fácil de restablecer, así que no dejes que eso te impida aprovecharlo en tu beneficio.

Movimiento automático columna por columna

El segundo truco que te propongo es temporal. Simplemente selecciona el rango de entrada de datos y comienza a ingresar los datos. Excel moverá el cursor de columna en columna hasta que llegues a la columna más a la derecha de la selección. En este punto, cuando presionas Enter, Excel moverá el cursor a la columna más a la izquierda de la siguiente fila.

Por ejemplo, en la hoja de cálculo a continuación, debes seleccionar A29:B33 para ingresar los próximos cinco registros. Excel seleccionará automáticamente A29. Después de escribir la primera fecha, presiona Tabulador para seleccionar B29, ingresa los datos y presiona Tabulador nuevamente. Esta vez, Excel seleccionará A30, no C29. Este consejo de selección rápida simplifica las tareas de entrada de datos sobre la marcha.

Utilizar la función Tabla de Excel

Mi tercer truco para la entrada de datos es utilizar la función de Tabla de Excel (Excel 2003 no admite esta función). Simplemente convierte el rango de entrada en una tabla y Excel controlará la entrada de datos como se describió anteriormente, simplemente presiona Tabulador para moverte de celda en celda dentro del rango de la tabla. Para crear una tabla, selecciona los datos existentes y sigue estos pasos:

Excel avanzado: Domina la búsqueda en múltiples columnas con estos 10 pasos

1. Haz clic en la pestaña Insertar.
2. En el grupo Tablas, haz clic en Tabla.
3. Especifica si el rango tiene celdas de encabezado o no, y haz clic en Aceptar.

¡Eso es todo! No tienes que seleccionar nada, ¡simplemente comienza a ingresar datos!

Por supuesto, hay muchas formas de facilitar la carga de datos y estas son solo algunas de ellas. ¿Qué métodos empleas para hacer que la entrada de datos sea un poco más fácil?

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