Excel avanzado: Domina la búsqueda en múltiples columnas con estos 10 pasos

Excel ofrece numerosas formas de buscar, ordenar y filtrar datos, y son fáciles de combinar y automatizar. Por ejemplo, puedes crear una solución de búsqueda de varias columnas fácil de usar combinando listas de validación y formato condicional. Es simple de implementar y fácil de mejorar a medida que creces.

1: Define la búsqueda

El primer paso es definir los requisitos de búsqueda. En este ejemplo, crearemos una búsqueda de dos columnas basada en la fecha de envío y el estado en la hoja mostrada en Figura A. (Los datos son de la tabla de órdenes de compra en la aplicación de base de datos de Northwind Access. Cambié algunos de los valores de estado para agregar más contraste). La búsqueda resaltará las órdenes enviadas o aprobadas para una fecha específica.

2: Haz espacio

Agregar las listas desplegables de búsqueda encima de los datos tiene más sentido la mayoría de las veces, pero no es un requisito. Para agregar algunas filas en blanco encima del rango de datos, selecciona las filas 1 a 3. Luego, en la pestaña Inicio, elige Insertar filas de hoja en el menú Insertar en el grupo Celdas. En Excel 2003, elige Filas en el menú Insertar.

3: Crea una lista única para cada columna de búsqueda

Esta técnica utiliza una lista de validación de datos basada en los datos naturales, por lo que necesitarás una lista de valores únicos para cada columna de búsqueda. Primero, crea una lista de fechas únicas a partir de la columna de fecha de envío, de la siguiente manera:

1. Selecciona los datos que deseas enumerar. En este caso, eso es D4:D32.
2. Haz clic en la pestaña Datos y luego haz clic en Avanzadas en el grupo Ordenar y filtrar. En Excel 2003, elige Filtrar y luego Filtro avanzado en el menú Datos.
3. Selecciona la opción Copiar en otro lugar.
4. Ingresa H4 como el rango de Copia en
5. Selecciona la opción Solo registros únicos, como se muestra en Figura B. (Search! es el identificador del nombre de la hoja; usé el método de clic, por lo que Excel está mostrando referencias completas y absolutas.)
6. Haz clic en Aceptar. Figura C muestra la lista resultante junto a los datos.

4: Agrega etiquetas descriptivas para cada lista de validación

Ahora estás listo para agregar las listas de validación, pero primero agrega etiquetas para identificarlas. Solo copia el texto del encabezado para cada columna de búsqueda en la celda correspondiente de la fila 1 (D1 y E1), como se muestra en Figura E.

5: Crea una lista desplegable para cada columna de búsqueda

Luego, agrega una lista desplegable para cada columna de búsqueda. Basaremos la lista de Fecha de envío en la lista de la columna H, de la siguiente manera:

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1. Selecciona D2: allí mostrarás la lista desplegable, justo debajo del texto descriptivo en D1.
2. Haz clic en la pestaña Datos y luego elige Validación de datos en el menú Validación de datos en el grupo Herramientas de datos. En Excel 2003, elige Validación en el menú Datos.
3. En la pestaña Configuración (la predeterminada), elige una lista en el menú Permitir.
4. Especifica =$H$5:$H$11 como origen, como se muestra en Figura F.
5. Haz clic en Aceptar.

6: Agrega la regla de formato condicional

Todas las piezas están en su lugar. Ahora es el momento de agregar la regla de formato condicional:

1. Selecciona el rango de datos. En este caso, eso es A5:G32.
2. Haz clic en la pestaña Inicio y elige Nueva regla en el menú Formato condicional en el grupo Estilos. En Excel 2003, elige Formato condicional en el menú Formato.
3. Selecciona la opción Usar una fórmula para determinar qué celdas se van a formatear en el panel superior. En Excel 2003, elige Fórmula en la condición 1.
4. Ingresa la fórmula =Y($D$2=$D5,$E$2=$E5), como se muestra en Figura H.

7: Especifica el formato condicional

Para continuar, haz clic en el botón Formato y, en la pestaña Relleno, especifica un color de bandas. Luego, haz clic en Aceptar para regresar al diálogo original, que muestra la fórmula y el formato, como se muestra en Figura I. Haz clic en Aceptar para regresar a la hoja.

8: ¡Prueba!

La solución de búsqueda está lista para ser probada eligiendo un elemento de ambas listas. Si la fecha en D2 muestra un valor numérico en lugar de una fecha, aplica el formato de fecha corta a D2. Figura J muestra el resultado de elegir 3/24/2006 y Aprobado. Como puedes ver, la regla de formato condicional resalta los registros enviados el 3/24/2006 con un estado aprobado. ¡Es asombroso todo lo que obtienes con tan poco esfuerzo!

9: Agrega otra columna de búsqueda

Supongamos que quieres expandir la búsqueda resaltando registros para personal específico. En este caso, repetirías los pasos 3, 4 y 5 para generar una lista única y una tercera lista desplegable. Usa las configuraciones mostradas en Figura K para agregar la columna C a la solución de búsqueda. Luego, aplica las configuraciones mostradas en Figura L para agregar una lista de validación en C2. Figura M muestra los resultados de agregar una tercera columna de búsqueda a la solución.

10: Actualiza la regla de formato condicional

Ya casi has terminado. Agrega una tercera expresión a la regla de formato condicional, de la siguiente manera:

1. Selecciona el rango de datos (A5:G32).
2. Haz clic en la pestaña Inicio y elige Administrar reglas en el menú Formato condicional en el grupo Estilos. En Excel 2003, elige Formato condicional en el menú Formato.
3. Selecciona la regla adecuada y haz clic en Editar regla, como se muestra en Figura N. (No hay administrador en Excel 2003, simplemente edita la regla correctamente.)
4. Posiciona el cursor entre el último 5 y el paréntesis de cierre en la fórmula.
5. Agrega una coma y la expresión $C$2=$C5, como se muestra en Figura O.
6. Haz clic en Aceptar dos veces.

Ahora puedes buscar por tres columnas a la vez. Figura P muestra el resultado de elegir Nancy Freehafer de la nueva lista.

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En este punto, podrías pensar que has terminado, pero fácilmente puedes expandir esta técnica para incluir varias columnas de búsqueda.

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