Cómo utilizar enlaces de contacto en Google Docs para mejorar la colaboración y comunicación

Google Docs en la web ahora están un poco más conectados en red. Escribe el símbolo @ seguido de algunos caracteres del nombre de una persona, luego selecciona un contacto de la lista que aparece. Google Docs inserta el nombre de tu contacto con un fondo en escala de grises en forma de tableta (Figura A).

Figura A

Coloca el cursor sobre el nombre y es ahí cuando sucede la magia de un documento en línea y conectado en red: se muestran los detalles de contacto, los enlaces y los íconos de acción. Los detalles incluyen elementos como el correo electrónico, el teléfono y la ubicación, mientras que los enlaces pueden dirigir a cualquier recurso web agregado por la persona en su perfil de Google.

Además, el enlace puede ofrecer acceso con un solo clic (o toque) a acciones que te permiten enviar un correo electrónico, chatear, llamar, hacer una videoconferencia o programar una reunión con la persona. Estas acciones se muestran tanto en Google Docs en la web como en la aplicación de Google Docs para Android, aunque las acciones pueden variar entre las dos plataformas (Figura B). Actualmente, al tocar el nombre de contacto en las aplicaciones de Google Docs para iOS, aparece una opción para enviar un correo electrónico a la persona.

Figura B

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Un enlace de contacto en un Google Doc proporciona contexto y fomenta las acciones. En lugar de preguntarse "¿Quién es esta persona?", un lector puede mover el cursor sobre un nombre de contacto para mostrar más información sobre él. En lugar de tener que abrir otra pestaña o aplicación, un lector puede pasar rápidamente de la lectura al envío de un correo electrónico, a la programación de una reunión, al chat o a una videoconferencia.

Si la persona mencionada aún no tiene acceso al Google Doc, el sistema agrega un comentario cerca de tu texto (Figura C). Este comentario puede servir como una indicación para compartir el acceso al documento con ella, o se puede descartar, si así lo deseas.

Figura C

Si solo deseas escribir el nombre de una persona, aún puedes hacerlo. El enlace de contacto solo se activa si primero escribes @ seguido de un nombre de contacto. Los nombres se muestran de manera diferente en Google Docs: un nombre normal se ve como cualquier otro texto normal, mientras que un enlace de contacto se muestra rodeado de gris (Figura D).

Figura D

Cómo ajustar los datos de contacto que se muestran

Puedes mencionar tu propio nombre en un Google Doc como ejemplo de los datos que se muestran. Luego, ve a tu perfil de Google para agregar, modificar o eliminar información según sea necesario (Figura E). Puedes agregar enlaces a sitios como Twitter, LinkedIn u otros sitios web y recursos públicos. Para la mayoría de los campos de datos, puedes elegir restringir el acceso solo a ti, a las personas de tu organización o a cualquier persona.

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Figura E

Nota: Si utilizas una cuenta de Google Workspace, es posible que algunas información sea gestionada por el administrador de tu organización. Ponte en contacto con el administrador de Workspace para realizar cambios en los datos organizativos que no puedes editar.

¿Cómo puedes utilizar los enlaces de contacto en un Google Doc?

En cualquier lugar donde desees animar a las personas a conectarse, puedes usar un enlace de contacto en lugar de un nombre de texto plano. Por ejemplo, en un documento de proyecto que enumere los miembros del equipo, puedes modificar el nombre de cada persona para que sea un enlace de contacto mencionado. Los archivos de ventas o marketing, la documentación técnica, las propuestas de proyectos y las listas de contactos pueden beneficiarse de los enlaces de contacto. En una escuela, un enlace de contacto en un programa de estudios puede facilitar que los estudiantes o los padres se conecten con un profesor.

¿Cómo utilizas los enlaces de contacto mencionados en Google Docs? ¿Qué tipo de documentos has actualizado para aprovechar esta función? Hazme saber, ya sea en los comentarios a continuación o en Twitter (@awolber).

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