Cómo compartir tu calendario en Microsoft Outlook: Guía paso a paso y opciones de personalización

Ya sea que uses la aplicación de escritorio de Microsoft Outlook, Outlook en la web o ambas, es posible que desees compartir tu calendario con otras personas. Tal vez alguien más está designado para gestionar tu calendario y necesita poder verlo y modificarlo, o tal vez otras personas quieran programar reuniones y citas contigo y necesiten conocer tu horario. Es posible que mantengas varios calendarios y uses uno de ellos para citas compartidas o en grupo.

Qué necesitarás para compartir tu calendario

Puedes compartir tu calendario solo con otras personas de tu organización que utilicen el mismo plan de Exchange. Si necesitas compartir tu calendario con alguien fuera de tu organización y dominio, tendrás que publicarlo para que esté disponible para los destinatarios.

Cómo compartir tu calendario desde el cliente de Outlook

Para compartir tu calendario desde el cliente de escritorio de Outlook, haz clic en el icono de Calendario. En la vista de Calendario, haz clic en el icono Compartir Calendario en la pestaña de Inicio. Agrega uno o más destinatarios dentro de tu organización al correo electrónico.

Haz clic en el cuadro desplegable de Detalles y decide si deseas compartir solo tu disponibilidad, detalles limitados o detalles completos. Para las personas que solo necesitan programar reuniones contigo, compartir solo tu disponibilidad debería ser suficiente. Para las personas que necesitan más información sobre tu horario, querrás compartir detalles limitados o completos. Agrega un mensaje si lo deseas.

Cuando estés listo, envía el correo electrónico (Figura A).

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Al recibir el correo electrónico, el destinatario hace clic en el botón Aceptar y luego en el botón Ver Calendario (Figura B).

El calendario y las citas aparecerán para el destinatario. Si elegiste compartir solo tu disponibilidad, el calendario aparecerá con la palabra "Ocupado" resaltada en las fechas y horas en las que ya tienes una cita. Al hacer clic en un evento específico se mostrarán las horas, pero seguirá apareciendo solo que estás ocupado(Figura C).

Si compartiste detalles limitados, el calendario mostrará la hora, el asunto y la ubicación pero no otra información. Los detalles completos mostrarán la hora, el asunto, la ubicación y todos los demás detalles (Figura D).

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Cómo personalizar la configuración de compartir tu calendario

Para personalizar la configuración de compartir, haz clic en el botón Permisos de Calendario en la parte superior. En la ventana Propiedades del Calendario, puedes cambiar los permisos para Predeterminado y Anónimo.

Es posible que prefieras agregar usuarios específicos y luego personalizar sus permisos. Por ejemplo, podrías agregar un usuario y luego otorgarle la capacidad de crear elementos y agregar subcarpetas. Cuando hayas terminado, haz clic en Aceptar (Figura E).

Luego puedes compartir tu calendario con cualquier destinatario para quien hayas creado permisos especiales, y esa persona podrá ver y posiblemente editar o agregar eventos a tu calendario según tus configuraciones (Figura F).

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Cómo compartir tu calendario desde el sitio web de Outlook

Para compartir tu calendario desde el sitio web de Outlook, haz clic en el icono de Calendario. En la vista de Calendario, haz clic en el icono Compartir en la barra de herramientas superior. En la ventana Compartir, comienza a escribir el nombre de la persona interna con quien deseas compartir tu calendario y luego selecciona a esa persona. Haz clic en el menú desplegable y elige el permiso que deseas asignar a esta persona para tu calendario - Puede ver cuando estoy ocupado, Puede ver títulos y ubicaciones de eventos, Puede ver todos los detalles, Puede editar o Puede delegar.

También puedes cambiar el permiso predeterminado para todas las personas de tu organización. Haz clic en el menú desplegable de esa entrada y establece el permiso que deseas asignar - No compartido, Puede ver cuando estoy ocupado, Puede ver títulos y ubicaciones de eventos, Puede ver todos los detalles o Puede editar.

Cuando hayas terminado, haz clic en el botón Compartir (Figura G).

El destinatario o destinatarios podrán ver y posiblemente modificar tu calendario según los permisos que les hayas otorgado (Figura H).

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Compartir tu calendario en Microsoft Outlook es una forma conveniente de mantener a todos informados y organizados. Sigue estos pasos simples para compartir tu calendario y asegurarte de que todos estén al tanto de tu horario.

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