Cómo ver y trabajar con múltiples documentos de Microsoft Word al mismo tiempo

Si alguna vez necesitas ver y trabajar con varios documentos de Microsoft Word al mismo tiempo, Word tiene varias funciones para ayudarte con esta tarea. Puedes alternar fácilmente entre cada documento, ver dos o más documentos abiertos en paralelo, trabajar con cada documento por separado y también habilitar el desplazamiento síncrono para desplazarte entre dos documentos al mismo tiempo. Veamos algunas de estas útiles funciones de Word.

Estoy utilizando Word de una suscripción de Office 365, pero la siguiente información también se aplicará a las últimas versiones de Word.

Alternar entre documentos

Para comenzar, abre Word y abre dos documentos, maximiza ambos. Puedes alternar entre los documentos de diferentes maneras. En cualquiera de los documentos, haz clic en la pestaña "Ver", haz clic en el icono "Seleccionar documento" y luego selecciona el documento que deseas ver (Figura A).

Figura A

Alternativamente, puedes presionar Alt + Tab para ver y cambiar entre todas las ventanas abiertas y luego elegir el documento que deseas ver (Figura B).

Figura B

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Ver documentos en paralelo

Tal vez quieras ver ambos documentos en la pantalla al mismo tiempo. En cualquiera de los documentos, asegúrate de estar en la pestaña "Ver" y haz clic en el icono "Organizar todo". Los dos documentos se abrirán horizontalmente, uno encima del otro. Puedes trabajar con cada documento de forma independiente. Las barras de herramientas y las cintas de opciones permanecen del mismo tamaño, por lo que todos los comandos y funciones necesarios son accesibles (Figura C).

Figura C

Si prefieres ver los dos documentos de forma vertical, haz clic en el icono "Ver en paralelo" en la pestaña "Ver". Puedes hacer esto en cualquiera de las ventanas. Las dos ventanas se reorganizarán verticalmente (Figura D).

Figura D

Tal vez quieras trabajar con un documento en pantalla completa pero luego volver al diseño de dos ventanas. Maximiza el documento que deseas ver a pantalla completa. Cuando hayas terminado, haz clic en el ícono de restaurar para volver al diseño de dos ventanas anterior.

Desplazamiento síncrono entre documentos

De forma predeterminada, cada ventana de documento funciona de forma independiente, por lo que puedes desplazarte en un documento sin afectar al otro. Sin embargo, también puedes desplazarte por ambos documentos al mismo tiempo. Para hacer esto, asegúrate de que ambos documentos estén en modo de vista en paralelo. En la pestaña "Ver", haz clic en el icono de "Desplazamiento síncrono" (es el segundo icono pequeño a la derecha de "Organizar todo") y activa este icono en ambas ventanas. Ahora intenta desplazarte en un documento, el otro documento debería desplazarse al mismo tiempo. Para desactivar el desplazamiento síncrono, haz clic de nuevo en el mismo icono en una o en ambas ventanas.

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Agregar más documentos

Tal vez quieras agregar uno o dos documentos más a la mezcla. En un nivel práctico, no quieres manejar demasiados documentos al mismo tiempo porque el proceso se vuelve engorroso. Pero tal vez solo quieras abrir un tercer o cuarto documento para buscar información o copiar y pegar contenido de un documento a otro.

Primero, vuelve al diseño horizontal original haciendo clic en el icono de "Ver en paralelo" (es el primer icono pequeño por encima del icono de "Desplazamiento síncrono"). Luego, ve a "Archivo" y "Abrir". Haz clic en "Explorar" para abrir una ventana del Administrador de archivos. Si deseas abrir más de un documento adicional, simplemente mantén presionada la tecla Ctrl y selecciona los documentos que necesites.

Después de que aparezcan los nuevos documentos, regresa a la pestaña "Ver". Puedes usar el icono "Cambiar ventana" o la combinación de teclas Alt + Tab para saltar de un documento a otro. Si deseas ver todos los documentos en la pantalla, haz clic en "Organizar todo". El diseño que obtendrás dependerá de cuántos documentos estés viendo. Sin embargo, ver cuatro o más documentos al mismo tiempo puede resultar incómodo, ya que no podrás ver mucho de cada documento. Puedes probar la vista en paralelo y elegir qué documentos deseas ver en paralelo. También puedes hacer zoom y cambiar la vista en cada documento de otras formas. Aquí hay un consejo que puede ayudarte: colapsa la cinta de opciones en cada ventana, haz clic en el ícono "Colapsar la cinta" en el extremo derecho de la cinta. Eso te permitirá tener más espacio para ver más de cada documento (Figura E).

Figura E

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