Cómo configurar una respuesta automática de fuera de la oficina en Outlook

Ya sea que estés de vacaciones, en un permiso prolongado o fuera por negocios, querrás avisar a tus contactos que no estás disponible. Es educado, pero más importante, estás manteniendo informados a tus contactos. Si estás utilizando Outlook en Exchange o en línea, el proceso es rápido; trabajarás más si no estás en Exchange.

En este artículo, incluiré instrucciones para crear una respuesta automática de fuera de la oficina tanto para usuarios no-Exchange como para usuarios de Exchange.

Estoy utilizando Office 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero ambos métodos funcionarán en versiones anteriores.

Usuarios de Outlook sin Exchange

Si no estás en Exchange, tu respuesta automática tiene dos pasos. Primero, debes crear una plantilla de mensaje. Luego, configurarás una regla que envíe ese mensaje como respuesta a los mensajes recibidos. Primero, creemos la plantilla de mensaje de la siguiente manera:

1. Abre un nuevo mensaje de correo haciendo clic en "Nuevo correo electrónico" en el grupo "Nuevo" de la pestaña "Inicio".
2. Ingresa el asunto, por ejemplo, "Fuera de la oficina".
3. Escribe un mensaje relevante y significativo. Si es posible, indícales cuándo pueden esperar una respuesta y ofrece otros contactos en caso de que no puedan esperar hasta que vuelvas. Ten en cuenta que esta respuesta se enviará a todas las personas que te envíen correos electrónicos, incluso a personas que no conoces, así que mantén la información al mínimo y ten cuidado con lo que compartes. Intenta que el mensaje sea breve si es posible.
4. Haz clic en "Archivo" y selecciona "Guardar como".
5. Elige "Plantilla de Outlook (*.oft)" en el menú "Guardar como tipo".
6. Cambia el nombre de la plantilla del mensaje, si quieres. De lo contrario, se establecerá por defecto como el texto del asunto (Figura A).
7. Haz clic en "Guardar" y cierra la ventana del mensaje (no es necesario confirmar la guardada).

Después de crear la plantilla, necesitas una regla que la envíe. Crearás esta regla de la siguiente manera:

Cómo insertar un guion

1. En la pestaña "Inicio", haz clic en "Reglas" en el grupo "Mover" y selecciona "Administrar reglas y alertas" en el menú desplegable.
2. Haz clic en la pestaña "Reglas de correo electrónico" (la predeterminada) si es necesario.
3. Elige una cuenta en el menú desplegable "Aplicar cambios a esta carpeta" (Figura B).

1. Haz clic en "Nueva regla".
2. En la sección "Iniciar desde una regla en blanco" (al final), selecciona "Aplicar regla a los mensajes que recibo" y haz clic en "Siguiente".
3. En el paso 1: "Seleccionar condición(es)", marca la condición "donde mi nombre está en el cuadro Para" (Figura C) y haz clic en "Siguiente". O marca la condición "donde mi nombre está en el cuadro Para o Cc", pero eso es excesivo para la mayoría de nosotros.

1. En el siguiente panel, marca "responder utilizando una plantilla específica" y luego haz clic en el enlace "editar descripción de la regla" en el paso 2.
2. En el menú desplegable "Buscar en" del cuadro de diálogo resultante, elige "Plantillas de usuario en el sistema de archivos", selecciona "Fuera de la oficina" (Figura D), haz clic en "Abrir" y luego en "Siguiente".

Bajo el paso 1: "Seleccionar excepciones", asegúrate de marcar la excepción "excepto si hay una respuesta automática" y haz clic en "Siguiente" (Figura E). Haz clic en "Finalizar".

Si no habilitaste la regla, puedes hacerlo de la siguiente manera cuando estés listo:

1. En la pestaña "Inicio", haz clic en "Reglas" en el grupo "Mover" y selecciona "Administrar reglas y alertas" en el menú desplegable.
2. Haz clic en la pestaña "Reglas de correo electrónico" (la predeterminada) si es necesario.
3. Encuentra la regla en la lista y asegúrate de que esté marcada (Figura F) y haz clic en "Aceptar".

Cuando regreses de vacaciones, repite los pasos anteriores y desmarca la regla de fuera de la oficina.

Cuentas de Exchange y correo en línea

Si estás en Exchange o utilizando correo en línea, no necesitarás la plantilla del mensaje. Para crear una respuesta automática en Exchange, sigue estos pasos:

1. Haz clic en "Archivo" y luego selecciona "Información" en el panel izquierdo. Luego, haz clic en "Respuestas automáticas (Fuera de la oficina)". Si estás utilizando correo en línea, haz clic en el engranaje (en la esquina derecha de la barra de título) y luego en "Respuestas automáticas".
2. En el cuadro de diálogo resultante, marca "Enviar respuestas automáticas".
3. Marca "Enviar respuestas solo durante este período de tiempo" y luego ingresa fechas y horas utilizando las opciones de "Hora de inicio" y "Hora de fin" (Figura G).
4. Puedes crear un mensaje diferente para las personas dentro y fuera de tu organización. (En Exchange, harás clic en la pestaña correspondiente.)
5. Haz clic en "Aceptar".

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