Apple Notes vs Microsoft OneNote: Cuál es la mejor aplicación para tomar notas

El entorno laboral ha evolucionado considerablemente en los últimos años. Los teléfonos analógicos y las máquinas de escribir mecánicas ya no son equipos populares en las oficinas. Los profesionales contemporáneos requieren herramientas que les brinden utilidad de manera rápida, ya que deben cambiar rápidamente la atención entre tareas y manejar horarios cada vez más frenéticos. En consecuencia, tomar notas se ha convertido en una actividad diaria crítica.

Cuanto antes se puedan capturar y compartir descubrimientos, ideas, reflexiones estratégicas, datos de ventas, estadísticas de la industria, actualizaciones de productos y otras noticias con los colegas, más rápido podrán la organización y sus representantes poner esa información en funcionamiento. La toma de notas es una de las principales formas en que los profesionales recopilan información, ya sea que los datos correspondientes se recojan durante una conferencia en persona o una reunión de Teams, de un seminario web o un podcast, o gracias a una presentación o un sitio web de un proveedor.

Solo basta revisar la cantidad de aplicaciones para tomar notas disponibles para convencer a cualquier escéptico de la popularidad y necesidad de estas herramientas. Y, como era de esperar, dos aplicaciones que se han destacado son de los principales gigantes: Apple y Microsoft.

Las Notas de Apple (Figura A) están integradas en macOS, iPadOS e iOS. Si compras uno de estos dispositivos, encontrarás las Notas ya cargadas. Solo abre la aplicación y comienza a escribir, o, si estás usando un iPad con un Apple Pencil, puedes empezar a escribir o dibujar.

Microsoft OneNote, por otro lado, debe descargarse por separado en los dispositivos de Apple. Para ser justos, OneNote es gratuito para los usuarios, independientemente de si se utiliza un plan de Microsoft 365, y el programa ofrece una interfaz completa (Figura B) que permite escribir, hacer diagramas y esquemas.

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Si el usuario u organización tiene una suscripción a Microsoft 365, OneNote se beneficia de la integración estrecha y la facilidad con la que los usuarios pueden crear notas utilizando texto, gráficos y otros elementos de productos hermanos, como Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Microsoft BI y SharePoint. Es una combinación poderosa, especialmente porque OneNote permite organizar notas en múltiples categorías: cuadernos, secciones, páginas e incluso grupos de secciones.

Aunque ofrece amplias opciones de formato, edición, colaboración, paginación y servicio en la nube, OneNote comparte otro rasgo común con sus hermanos de productividad de oficina: la aplicación ofrece tantas capacidades que puede ser difícil de usar eficientemente.

Las Notas de Apple hacen hincapié en lo básico. Además de permitir una amplia gama de opciones de formato y colaboración, así como coincidir con las capacidades de OneNote para importar elementos de otras fuentes y utilizar la dictación para ingresar texto, puedes crear tareas o recordatorios directamente en las Notas, lo cual es más fácil de operar, especialmente para los principiantes. Y en una época en la que simplemente capturar pensamientos y datos es fundamental, la capacidad de recopilar esa información de manera rápida y fácil de manera significativa y compartir esa información rápidamente con otros o exportarla a un documento, hoja de cálculo o presentación, bueno, eso vale su peso en oro.

En resumen, cuanto más fácil y eficiente sea una aplicación para realizar sus funciones más importantes, más probable es que la uses, y ese es el objetivo. Como observaron Jason Fried y David Heinemeier, los fundadores de 37signals y autores del exitoso libro empresarial Rework: "Las necesidades pequeñas, simples y básicas son constantes. Hay una oferta interminable de clientes que necesitan exactamente eso".

Si algo se vuelve demasiado complejo, corres el riesgo de intentar ser todo para todos, lo que Rework enfatiza que no se puede hacer. Así es como se termina con barras de herramientas complejas, un espacio de entrada de datos poco convencional y contenedores dentro de OneNote que complican la interfaz de toma de notas, a veces dificulta la impresión de una nota o el uso de la aplicación en un dispositivo móvil o tableta con pantallas más pequeñas. Este problema no se presenta en las Notas de un iPhone o iPad (Figura C).

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Las Notas destacan por su simplicidad, que oculta algunas de las funciones más avanzadas que esperan en caso de que las necesites realmente. Como señalan los autores de Rework: "Hacer feliz a unos pocos clientes vocales no vale la pena si arruinas el producto para todos los demás".

Ahora bien, esto no quiere decir que OneNote sea un producto arruinado. No lo es. OneNote es una herramienta fabulosa para profesionales ocupados que usan la plataforma de Microsoft 365, especialmente aquellos usuarios dispuestos a invertir tiempo y energía en aprender las peculiaridades únicas de la aplicación.

Pero ahí es donde sobresalen las Notas de Apple. El programa se enfoca en capturar información de manera rápida y fácil, y te permite trabajar intuitivamente con el material importante para ti. Mejor aún, las funciones avanzadas de colaboración y edición están disponibles de manera sencilla y no resultan intrusivas. Capturar, dar formato y compartir información es simplemente más fácil con las Notas, y creo que esa es la opción ganadora para los profesionales de Mac, iPad e iPhone en la actualidad.

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