Cómo hacer cálculos matemáticos en Word: Guía paso a paso

Word ofrece las herramientas que necesitas para manejar cálculos simples dentro de tus documentos. En esta guía te mostraremos el proceso a seguir.

Paso 1: Determina tus necesidades

El primer paso para crear un formulario de cálculo es determinar los valores que necesitas almacenar y cómo el formulario evaluará esos valores matemáticamente. Por ejemplo, supongamos que quieres utilizar un documento de Word para calcular el precio total de compra de un producto en particular. En ese caso, podrías necesitar la siguiente información:

• Precio del producto
• Cantidad comprada
• Impuesto actual, si corresponde

Paso 2: Define los cálculos

Al referirte a los valores estáticos (Paso 1) en fórmulas, puedes calcular información extendida. Antes de empezar a ingresar operadores y operandos, es una buena idea trabajar las fórmulas en papel. En el caso de nuestro formulario de ventas de ejemplo, podrías querer un subtotal: el resultado de multiplicar el precio del producto por la cantidad de unidades vendidas. También querrás un gran total: el subtotal más cualquier impuesto aplicable. Ambas fórmulas serían las siguientes:

Subtotal: =Precio * Cantidad

Gran Total: =Subtotal * Impuesto + Subtotal

Paso 3: Diseña el formulario utilizando una tabla

Una vez que hayas listado todos los valores estáticos y las fórmulas, estás listo para comenzar a construir el formulario. Si bien las tablas no son un requisito previo para agregar campos de cálculo, las recomendamos porque ayudan a gestionar los datos. Por ejemplo, la Figura A muestra la tabla que almacenará y mostrará los valores de nuestro formulario de ventas por artículo.

Figura A: Utiliza tablas para gestionar los valores.

Para crear la tabla, elige "Insertar" en el menú Tabla y selecciona "Tabla". En el cuadro de diálogo "Insertar tabla", especifica dos columnas, cinco filas, y haz clic en "Aceptar". Luego, ingresa el texto de encabezado correspondiente en la columna de la izquierda.

Paso 4: Mostrar la barra de herramientas de formularios

Con la tabla lista, es hora de comenzar a ingresar campos de formulario, que te permitirán ingresar datos en una ubicación específica. Nuestro ejemplo necesita campos de formulario para almacenar los tres valores estáticos y las dos fórmulas. Los campos de formulario proporcionan un tipo de dato y utilizan fórmulas que pueden hacer referencia a esos valores, similar a utilizar una variable.

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Los campos de formulario no están disponibles en el menú o barra de herramientas estándar. Necesitarás la barra de herramientas de formularios (Figura B), que puedes mostrar haciendo clic derecho en cualquier menú o barra de herramientas y seleccionando "Formularios". Utilizaremos el botón "Campo de formulario de texto" para insertar campos de formulario en la tabla.

Figura B: Muestra la barra de herramientas de formularios para poder insertar campos de formulario.

Paso 5: Inserta un campo de formulario de texto

Un campo de formulario de texto almacena varios tipos de datos: texto, números, símbolos y fechas. Puede resultar un poco extraño almacenar valores numéricos y fechas como texto, pero no dejes que el término te confunda. Este tipo de campo de formulario no limita el campo a almacenar datos estrictamente como texto.

Para insertar un campo de formulario que almacene el valor del precio del producto, necesitarás un tipo "Número", que puedes insertar de la siguiente manera:

1. Pulsa [Alt]+F9 para mostrar los códigos de campo. Los campos de formulario son más fáciles de trabajar si puedes ver los códigos de campo reales mientras construyes el formulario.
2. Posiciona el cursor en la primera celda de la segunda columna.
3. Haz clic en "Campo de formulario de texto" en la barra de herramientas de formularios.
4. Haz clic derecho en el campo de formulario recién insertado y elige "Propiedades" en el menú contextual resultante.
5. Selecciona "Número" en la lista desplegable del campo "Tipo".
6. En la lista "Formato Número", elige la configuración de moneda, $#,##0.00;($#,##0.00).
7. En el campo "Marcador", ingresa Precio, como se muestra en la Figura C. (Referiremos a los marcadores en las fórmulas que ingresaremos más adelante.)
8. Haz clic en "Aceptar".

Figura C: Ingresa Precio en el campo "Marcador".

Paso 6: Inserta campos de formulario de texto para los valores estáticos restantes

Hay otros dos valores estáticos, Cantidad e Impuesto. Refiérete a la Tabla A y utilizando el proceso discutido en el Paso 5, ingresa dos campos de formulario de texto más.

Tabla A

Asegúrate de seleccionar la opción "Calcular al salir" para ambos campos de formulario estáticos. Esto obligará a Word a calcular las fórmulas del formulario (que aún no has ingresado) cuando presiones la tecla Tab para abandonar ese campo de formulario. En este punto, el formulario cuenta con tres campos de formulario, como se muestra en la Figura D.

Figura D: Este formulario cuenta con tres campos de formulario de texto.

Paso 7: Inserta un campo de formulario de cálculo para el subtotal

Los tres campos de formulario almacenan valores estáticos: el precio del producto, la cantidad vendida y cualquier impuesto aplicable. Ahora es el momento de agregar un campo de formulario de cálculo que calculará el costo subtotal. Agrega el campo de subtotalización de la siguiente manera:

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1. Posiciona el cursor en la segunda columna de la cuarta fila.
2. Haz clic en "Campo de formulario de texto" en la barra de herramientas de formularios.
3. Haz clic derecho en el nuevo campo de formulario y elige "Propiedades" en el menú contextual.
4. En la lista desplegable del campo "Tipo", elige "Cálculo".
5. En el campo "Expresión", ingresa Precio * Cantidad. (¡No elimines el signo igual que Word proporciona!)
6. En la lista "Formato Número", elige la opción de moneda, $#,##0.00;($#,##0.00)
7. Ingresa Subtotal en el campo "Marcador", como se muestra en la Figura E, y haz clic en "Aceptar".

Figura E: El campo "Expresión" almacena fórmulas simples.

La Figura F muestra el primer campo de cálculo del formulario. (Hemos aumentado un poco el ancho de la columna para que puedas ver el código de campo desplegado.) El código incluye la fórmula, que hace referencia a dos de los valores estáticos, marcados como Precio y Cantidad.

Figura F: Un campo de formulario de cálculo incluye la fórmula del campo.

Paso 8: Inserta un campo de formulario de cálculo para el gran total

Ahora estás listo para crear un campo de formulario que calculará el gran total. Este es un poco más complejo, porque debes calcular el impuesto y sumarlo al subtotal. Para crear este campo de cálculo, realiza lo siguiente:

1. Posiciona el cursor en la segunda columna de la última fila.
2. Haz clic en "Campo de formulario de texto" en la barra de herramientas de formularios.
3. Haz clic derecho en el campo de formulario y elige "Propiedades".
4. En la lista desplegable del campo "Tipo", elige "Cálculo".
5. En el campo "Expresión", ingresa Subtotal + (Subtotal * Impuesto)
6. En la lista "Formato Número", elige la opción de moneda, $#,##0.00;($#,##0.00)
7. Ingresa GranTotal en el campo "Marcador" y haz clic en "Aceptar".

Ahora has insertado los cinco campos de formulario. La Figura G muestra el formulario completo.

Figura G: Este formulario cuenta con cinco campos de formulario: tres almacenan valores estáticos y dos almacenan fórmulas que hacen referencia a esos valores estáticos.

Paso 9: Protege el documento

Antes de utilizar el documento, deberías protegerlo para evitar que los usuarios puedan alterar involuntariamente (arruinar) tus campos de formulario. Para hacerlo, haz clic en "Proteger formulario" en la barra de herramientas de formularios (ese es el icono que parece un candado).

Paso 10: ¡Utiliza el formulario!

Con los campos de formulario protegidos, estás listo para utilizar el formulario. Simplemente ingresa los valores y observa cómo se actualizan los campos de formulario de cálculo. Para utilizar el formulario, realiza lo siguiente:

1. Posiciona el cursor en el primer campo de formulario (Precio) e ingresa un valor, como 3.
2. Pulsa Tab y Word seleccionará el campo de Cantidad. Ingresa un valor, como 2.
3. Pulsa Tab y Word seleccionará el campo de Impuesto y calculará los dos campos de cálculo, como se muestra en la Figura H. En este momento, aún no se ha calculado ningún impuesto en la compra.
4. Ingresa un valor de impuesto, como 0.06 y pulsa Tab. La Figura I muestra el resultado del gran total al evaluar el valor del impuesto.

Figura H: El formulario calcula ambos campos de formulario.

Figura I: Ahora las dos fórmulas de cálculo tienen todos los datos necesarios para devolver distintos totales.

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