Cómo mejorar la comunicación no verbal en las videoconferencias

En nuestra vida cotidiana, nuestro lenguaje corporal y otras señales no verbales emiten una gran cantidad de información a los demás. Estas señales proporcionan información clave sobre nuestro estado de ánimo, pensamientos y emociones. En la era de la sala de conferencias virtual, las señales no verbales a menudo hablan más fuerte que nuestras palabras.

En los últimos meses, muchas organizaciones han pasado rápidamente de la oficina tradicional al lugar de trabajo virtual debido al coronavirus. Al principio, esta transformación repentina se consideraba una solución temporal de seguridad pública durante la pandemia. Sin embargo, en las últimas semanas, muchas organizaciones están adoptando el espacio de trabajo digital a largo plazo. Para permitir la colaboración con una fuerza laboral de teletrabajadores, las empresas están aprovechando una serie de tecnologías, especialmente herramientas de videoconferencia como Zoom y Microsoft Teams.

Es innegable que estas reuniones virtuales a menudo dejan mucho que desear y los parámetros limitados de la plataforma pueden generar malentendidos e indeterminación. Si bien una reunión virtual de cabezas parlantes puede carecer de la riqueza de la comunicación y el lenguaje corporal inherentes a las interacciones cara a cara, existen muchas formas en que los individuos pueden mejorar su comunicación no verbal para aprovechar al máximo este espacio limitado.

Crea una impresión digital duradera

"En la vida real, tenemos siete segundos completos para causar esa primera impresión", dijo la destacada oradora internacional y entrenadora de presencia de liderazgo, Carol Kinsey Goman. “Así que la gente está observando la forma en que entras en la habitación. Si les das la mano, experimentan ese increíble poder del tacto, que es nuestra señal no verbal más antigua, primitiva y poderosa. Y pueden evaluar tus intenciones mucho a través del apretón de manos. Puedes mirarlos realmente a los ojos y sonreír mientras estableces contacto visual. También ven esos primeros gestos manuales iniciales que haces”.

En una videoconferencia, prácticamente toda esta información se pierde por completo en la traducción digital. En lugar de poder absorber esta gran cantidad de información visual y, a veces, táctil, los participantes de la reunión están limitados a la información y señales que proporcionan otros participantes.

Prepara el terreno

En una reunión virtual, la cámara web es la ventana al mundo de una persona. La distancia entre el orador y la cámara limitará o maximizará la cantidad de espacio que una persona tiene para comunicarse y emitir información no verbal.

Si la cámara está posicionada muy cerca de un participante, estos aparecerán como meras cabezas parlantes en la sala de Zoom. En este caso, la única pista que tienen los demás participantes sobre los sentimientos del orador son las señales faciales y, por supuesto, sus palabras. Posicionar la cámara de manera que permita a los demás ver el torso y los brazos del orador ayudará a aprovechar mejor este espacio.

Conoce tus límites

Sencillamente, las reuniones virtuales requieren un conjunto único de consideraciones espaciales desde el principio. Es fundamental tener en cuenta la cámara al hacer gestos, ya que hay mucho margen de error en este espacio limitado.

“En la pantalla, lo que debes recordar es que cuando haces gestos demasiado grandes, tus manos salen de la pantalla y eso se vuelve muy molesto. Cuando haces un gesto y mueves tu mano hacia la pantalla, se vuelve una cosa enorme”, dijo Goman.

Goman sugiere usar gestos, pero mantenerlos a la vista para que otros puedan verlos sin que el propio gesto se convierta en el punto focal de tu presentación. Es posible que las personas necesiten imaginar una burbuja tridimensional inmediatamente hacia el frente y hacia los lados para trabajar dentro de estos confines.

“Animo a las personas a usar gestos, pero mantenerlos visibles. Mantenlos ya sea dentro del cuadro de tu cuerpo o ligeramente fuera y hacia ti. Entonces, si muestro dos dedos y digo que hay dos cosas de las que vamos a hablar hoy, está más cerca de mi hombro que de la pantalla, para que la gente lo vea”, dijo Goman.

Practica una postura adecuada

En una reunión virtual típica, la mayoría de las personas solo hablan durante una pequeña parte de ese tiempo. Como resultado, la comunicación no verbal de una persona es lo que otros absorben en la mayoría de las videollamadas. Mantener una postura adecuada es una parte fundamental de desarrollar una presencia más refinada en un entorno virtual.

“Mantén los hombros hacia atrás. Si puedes llevar los brazos ligeramente hacia afuera para que no parezca que haces gestos pequeños, eso te hará parecer más seguro. Y quieres parecer cálido y empático”, dijo Goman.

Goman dijo que ella usa una silla en particular para ayudar a mantener una buena postura en la cámara. Puede parecer un detalle menor, pero una mala postura puede tener un impacto negativo duradero en la trayectoria profesional de una persona en general.

“Por cierto, las mujeres cometen un error de postura más que los hombres. Tendemos a encoger nuestros cuerpos, a hacer que nos veamos más pequeñas de lo que somos, lo cual realmente va en contra de la presencia de liderazgo en Zoom o en persona”, dijo Goman.

Recuerda, una videollamada no se trata simplemente de estar físicamente presente y hablar por turno. Toda la reunión requiere la misma escucha, participación e interacciones no verbales típicas de las reuniones en persona. Algo tan pequeño como inclinarse hacia adelante o retirarse y reclinarse hacia atrás transmite información poderosa sobre nuestros sentimientos internos en estas situaciones.

“Inclinarse ligeramente hacia adelante envía una señal positiva de compromiso. Nos alejamos o retrocedemos de las personas, las cosas y las ideas con las que no estamos particularmente de acuerdo”, dijo Goman.

Considera la impresión que deseas causar

Sin la riqueza de la comunicación y las imágenes presentes en una reunión tradicional en persona, aumenta el margen de error en términos de comunicación y comprensión virtual. Es imperativo que las personas consideren la impresión que desean causar y utilicen sus señales no verbales para que coincidan con esta intención.

“Mis clientes, que son ejecutivos, líderes, oradores, tienen una impresión particular que desean lograr. Quieren parecer profesionales. Quieren parecer seguros. Quieren parecer competentes”, dijo Goman.

Sin embargo, adoptar una postura y gestos para transmitir un aire de autoridad puede no ser apropiado en todos los formatos de reunión. En ocasiones, este enfoque podría ser contraproducente. Según la situación, un enfoque más suave puede ser más propicio para proyectos basados en la cooperación y el trabajo en equipo.

“Si estás participando en una reunión de colaboración, es posible que desees parecer menos poderoso y autoritario. Y es posible que desees parecer más empático e inclusivo. Por lo tanto, tu lenguaje corporal debe estar sincronizado con la impresión que deseas causar”, dijo Goman.

Prioriza la empatía y la comprensión

El paso repentino al espacio digital de trabajo ha sido un proceso desafiante para muchas organizaciones tanto desde el punto de vista logístico como técnico. Al mismo tiempo, muchas personas están experimentando factores estresantes externos en sus vidas diarias a medida que la pandemia continúa extendiéndose por todo el mundo. Es importante alinear tu estrategia de comunicación con la compasión y empatía en mente.

“Debido a esta pandemia, las personas buscan comprensión, relacionarse entre sí de manera empática y amable y cálida. Esas señales te serán útiles. Las señales cálidas incluyen cosas como comenzar con una sonrisa. A menos que tengas noticias realmente malas que contar, querrás empezar con una sonrisa”, dijo Goman.

Haz una pausa literal y figurativamente

La capacidad de ralentizar una conversación de manera magistral y proporcionar breves pausas entre puntos individuales puede ser una habilidad de comunicación poderosa. El poder de la pausa no se puede enfatizar lo suficiente, especialmente en una reunión virtual.

“Cuando has expresado un punto, haz una pausa. Dale tiempo a la gente. Dale tiempo al cerebro de las personas para evaluar y considerar lo que has dicho porque necesitan ese tiempo extra que no necesitarían necesariamente en un encuentro cara a cara”, dijo Goman.

Una pausa también puede actuar como una forma de enfatizar un punto en la conversación. Además, una ligera vacilación antes de continuar con un pensamiento también dará tiempo a los demás para reflexionar sobre estas ideas antes de avanzar. Estos mismos principios se aplican cuando uno está en el papel de oyente en una reunión virtual, presentando el lenguaje corporal asociado con la escucha y la pausa reflexiva.

“Cuando alguien hace una pregunta, una pausa antes de responder da la impresión, y ojalá sea una impresión precisa, de que estás considerando realmente esa pregunta. Y no estás dando una respuesta premeditada”, dijo Goman.

Aprende de presentaciones pasadas

Incluso después de considerar cuidadosamente el impacto de nuestra comunicación no verbal y verbal, todavía hay margen para el error. Para comprender mejor la forma en que la comunicación de una persona es interpretada por los demás, Goman sugiere grabar tu discurso estándar en una videollamada. Tal vez utiliza una videollamada con un amigo para comprender mejor los hábitos y afinar las señales no verbales.

“Mientras estamos tan involucrados en lo que estamos diciendo, olvidamos cómo nos vemos cuando lo decimos. Entonces, mirarte es una de las mejores cosas que puedes hacer”, dijo Goman.

Al silenciar la conversación y simplemente observar las señales no verbales, las personas pueden tomar notas sobre tendencias nerviosas o viejos hábitos. Las señales que usamos socialmente pueden adaptarse bien a nuestras vidas profesionales.

Mantén contacto visual

Un contacto visual fuerte y comprometido es uno de los componentes más fundamentales de la comunicación en persona. Desafortunadamente, el contacto visual directo es casi imposible en una videollamada. Para demostrar contacto visual artificial en una llamada, las personas deberán mirar directamente a la cámara. Sin embargo, al mirar fijamente la cámara, las personas pueden perder señales visuales importantes que el orador está entregando en pantalla.

“Esta combinación de ilusión y realidad, creo que es lo más difícil para muchos de nosotros. Sé que extraño el contacto visual real. Extraño mirar a las personas cuando hablan y cuando les hablo para poder ver cómo reaccionan. Eso no puede suceder”, dijo Goman.

Goman sugiere observar la pantalla y absorber estas señales no verbales mientras otras personas hablan. Luego, cuando llegue el momento de hablar o presentar, es posible que las personas deseen mirar a la cámara para establecer contacto visual. Puede parecer un poco artificial mirar directamente al LED brillante junto a la cámara web, pero existen formas de humanizar esta situación incómoda.

“Pon una carita sonriente o algo así encima, para que tengas la ilusión de que estás hablando con un rostro real o la imagen de alguien que amas, o tu perro o algo que te ayude a mantener esa impresión y que ayude a calentar tu voz”, dijo Goman.

Presenta el "paquete completo"

Ciertamente, hay un momento y un lugar dentro de este espacio limitado para presentar toda la gama de comunicación no verbal. Un rico mosaico de señales variadas permitirá a los participantes presentar el espectro completo de una comunicación autoritaria y empática.

"Buscamos señales de calidez, empatía, señales agradables, y buscamos señales de poder, estatus y autoridad. Si puedes combinarlas, tienes un paquete increíblemente impactante", dijo Goman.

Aunque una buena postura es una excelente manera de mejorar las señales de autoridad y competencia, hay otras formas sencillas de introducir señales de empatía y agradabilidad en una videollamada.

Goman sugiere pequeños gestos como asentir con la cabeza cuando otros presenten sus ideas y apoyar tu barbilla apoyada ligeramente en tus dedos mientras escuchas. Inclinar ligeramente la cabeza también es una forma útil de expresar interés de manera no verbal, ya que esta postura es el "signo universal de darle tu atención a alguien", según Goman.

Reserva tiempo para concentrarte antes de las reuniones virtuales

En un día lleno de reuniones consecutivas, es muy fácil hacer clic en el siguiente enlace de conferencia sin mucha premeditación.

En la era del agotamiento de Zoom y la fatiga de las videollamadas, es imperativo tomarse un momento para reflexionar sobre la próxima presentación y considerar el impacto duradero de tu comunicación no verbal antes de tiempo.

“Antes de unirte a esa reunión”, dijo Goman, “tómate unos minutos para pensar por qué esta reunión es importante, por qué realmente es algo en lo que te estás invirtiendo, y eso te ayudará a alinear tus gestos”.

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