Excel Ideas: Cómo utilizar la nueva función de visualización automática en Excel

Excel ofrece muchas formas de visualizar tus datos: gráficos, formato condicional, mini gráficos, gráficos dinámicos y más. Sin embargo, algunas de estas características son bastante complejas de usar y puede llevar tiempo encontrar la visualización adecuada para mostrar las tendencias, valores atípicos y otra información útil en tus datos.

¿Qué es Ideas en Excel?

La nueva función Ideas en las versiones de suscripción de Office 365 de Excel realmente creará las visualizaciones y gráficos por ti, y mostrará las tendencias y valores atípicos en tus datos.

En teoría, todo lo que tienes que hacer es seleccionar una o más celdas y luego hacer clic en el botón Ideas en la pestaña Inicio de la cinta de opciones. Verás un panel de tareas con todos los gráficos sugeridos para las tendencias, valores atípicos, correlaciones y gráficos dinámicos sobre lo que es interesante en tus datos, con el tipo de gráfico elegido automáticamente y los ejes, etiquetas y títulos completados.

En la práctica, obtener que Ideas sea útil requiere un poco más de preparación, y lo que obtienes depende de los datos con los que empieces. Para empezar, para obtener etiquetas útiles necesitas dar formato a tus datos como tabla con una sola fila de encabezado en la parte superior, usando los términos que deseas ver en los gráficos. Selecciona tus datos y presiona Ctrl-T o elige un estilo de tabla en el menú desplegable Formato como tabla en la cinta de opciones. Si la tabla no cubre todas las filas o columnas que deseas incluir, haz clic en Redimensionar tabla en la pestaña Diseño de la cinta de opciones y escribe la última letra y número de fila más lejana, o arrastra para hacer una nueva selección antes de hacer clic en Aceptar.

Si no hay una fila con encabezados, escríbelos en la parte superior de cada columna. No reutilices nombres de encabezado ni dejes espacios en blanco, y utiliza un solo encabezado para cada columna, sin celdas combinadas ni filas dobles de encabezado. Es mejor utilizar una hoja separada para diseñar una copia de tus datos si necesitas darle formato como un informe con encabezados más elegantes, pero también puedes hacer clic con el botón derecho en una celda, elegir "Formato de celdas" y luego elegir la pestaña Alineación y configurar el contenido horizontal en "Centrar en la selección".

Si necesitas combinar tablas, configurar datos anidados o crear un diseño más complicado, utiliza las herramientas de Obtener y transformar (lo que solía llamarse Power Query). En la pestaña Datos, elige "Obtener datos" o "Combinar consultas" y luego "Combinar" o "Anexar". De esta manera, el diseño de los datos se convierte en parte del modelo de datos que Excel Ideas puede utilizar en lugar de ser solo texto en la hoja de cálculo.

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Cuantas más categorías tengas en la tabla, más formas tendrá Excel de agrupar los datos y buscar patrones, tendencias y correlaciones. Así que si tus datos tienen una organización bastante plana, agrega algunas columnas adicionales que puedas utilizar para temas y categorías.

El archivo debe guardarse como un archivo XLSX (o XLSM si tiene macros); Ideas no funcionará en el formato de archivo binario XLS anterior, así que si el icono está gris en la cinta de opciones, verifica el formato del archivo. También debes asegurarte de que tu conjunto de datos no sea demasiado grande; Ideas solo puede trabajar con hasta 16 MB de datos (eso es aproximadamente 250,000 celdas). Si tus datos son más grandes que eso, haz clic en la flecha desplegable de cada encabezado y utiliza los filtros de Excel para reducirlo (si está ordenado por fecha, toma los años más recientes o filtra cualquier cifra pequeña) y haz una copia para ejecutar Ideas.

También debes verificar que las celdas estén formateadas correctamente; si tienes celdas con texto y están formateadas como fechas, tienden a confundir a Ideas. Y si tienes fechas escritas como texto y no están formateadas como fechas, Ideas no sabrá que son fechas; selecciónalas y establece el formato de celda como fecha. Excel te advertirá sobre las fechas que tienen solo dos números para el año; haz clic en el icono de advertencia y conviértelas para mostrar los cuatro dígitos completos.

Antes de poder usar Ideas en Excel, al igual que otras herramientas potenciadas por IA en Office como Word Editor o Outlook Focused Inbox, deberás habilitar los Servicios Inteligentes (incluso si has estado usando versiones anteriores de estos, es posible que necesites activar esta configuración nuevamente porque utiliza el contenido de tus documentos para hacer sugerencias). Verás un mensaje emergente cuando elijas Ideas en la cinta de opciones, o puedes elegir la opción Archivo/Opciones y marcar "Habilitar servicios" en "Servicios inteligentes de Office".

Más inteligente que un asistente

Inicialmente, Ideas solo encuentra un puñado de clases diferentes de información útil. Las tendencias son aumentos, disminuciones o patrones repetitivos en los datos, como los resultados estacionales. El rango destaca conjuntos de valores que son notablemente más altos que el resto y la mayoría encuentra las categorías que representan la mayor parte de un valor total. Los valores atípicos son resultados inusualmente buenos o malos en datos organizados por tiempo o correlacionados con otros datos. Dependiendo de tus datos, es posible que obtengas varios resultados para algunas ideas; Ideas también puede sugerir agrupaciones útiles para organizar tus datos.

A menudo habrá más sugerencias de las que caben en la pantalla y las más útiles pueden estar ocultas, así que vale la pena hacer clic para mostrarlas todas. El panel de Ideas no es dinámico; si editas tus datos o seleccionas una tabla diferente para obtener información, debes hacer clic en el botón Ideas para generar nuevas sugerencias. Esto te permite dejar los gráficos en el panel de tareas mientras revisas las cifras subyacentes que podrían explicar lo que estás viendo.

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Haz clic en el botón Insertar en una sugerencia para colocar el gráfico o el gráfico dinámico en la hoja de cálculo para que puedas profundizar en él en más detalle. Para un gráfico dinámico, esto crea una nueva pestaña de hoja de cálculo que muestra los datos filtrados en los que se basa el gráfico dinámico y abre el panel de campos del gráfico dinámico para que puedas experimentar agregando más campos y ver qué más puedes aprender sobre los datos.

Curiosamente, los gráficos no utilizan los temas de color que se aplican a tu hoja de cálculo (en su lugar, se adhieren a una paleta simple y accesible que resalta claramente los valores significativos). Sin embargo, las tablas dinámicas sí recogen la configuración de tu tema. Lo más molesto es que todas las fechas en los gráficos se establecen en el formato estadounidense con MM/DD/AAAA; puedes cambiarlo, pero debería haberse detectado el formato de fecha utilizado en tu tabla.

Los títulos de los gráficos son claros y descriptivos, y los gráficos siguen buenas prácticas de visualización de datos como mostrar las etiquetas de datos en horizontal para facilitar su lectura y ordenar las barras en orden descendente para que puedas ver claramente el patrón completo incluso si no puedes detectar el valor exacto.

Ideas es mucho más útil que la funcionalidad de gráficos recomendados porque, en lugar de trazar todos los datos de tu tabla, selecciona solo las series de datos que cuentan una historia interesante. Esto es útil para los gráficos, pero es increíblemente útil para los gráficos dinámicos, ya que desbloquea una característica muy poderosa que muchos usuarios encuentran intimidante: los gráficos recomendados solo pueden crear gráficos dinámicos en blanco, lo que te deja todo el trabajo de colocar las series de datos correctas en el lugar correcto.

Incluso con el número limitado de ideas disponibles actualmente y los posibles ajustes de formato que debes hacer para que tus datos sean adecuados para Ideas en Excel, es una excelente manera de obtener rápidamente la información importante de una hoja de cálculo. También es una introducción suave a algunas de las características más poderosas de Excel. No hay mejor manera de comprender cómo funcionan las herramientas que verlas en acción con tus propios datos.

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