Excel en la web: características y mejoras para una experiencia más potente y rápida

Las tablas dinámicas, el grabador de scripts de Office, las hojas de cálculo extremadamente grandes: solías necesitar la versión de Windows de Excel para trabajar con archivos de hojas de cálculo que aprovecharan las funciones más poderosas de Excel. Cada vez más, puedes trabajar en ellos en tu navegador y hay pocas, si alguna, características de escritorio que no estén disponibles en la versión web de Excel.

Aunque las versiones de Mac y web de Excel quizás aún no tengan todas las mismas características que Excel en Windows, no son menos importantes, según Brian Jones, jefe de producto de Excel, quien lo aseguró a Newsmatic. "Las personas tienen diferentes deseos; algunas personas realmente quieren trabajar solo en la web y en el navegador y en las aplicaciones web; algunas personas quieren utilizar el cliente enriquecido en Mac o en Windows. Los tratamos a todos por igual: todos son súper críticos, todas son versiones de Excel de primera clase. Tenemos que ponernos al día en la web, y por eso hemos invertido un gran esfuerzo allí, pero nuestro objetivo es que las personas puedan usar la plataforma que elijan y no sientan que perdieron algo al tomar esa decisión".

Nuevas características de Excel en la web

Las actualizaciones recientes de Excel en la web han agregado características de formato como estilos de celdas y tablas (incluyendo filas totales), la capacidad de dibujar y borrar bordes de celdas, la capacidad de hacer clic en elementos individuales en un gráfico para darles formato, paletas de colores personalizadas e incluso la mini barra de herramientas que muestra una selección de comandos de formato al hacer clic derecho, además de una nueva vista previa de impresión. Ahora puedes ordenar por color de celda o fuente, así como por formato condicional, dividir el texto en columnas utilizando delimitadores y obtener los atajos de teclado familiares para navegar, como Av Pág y Re Pág, y Ctrl + Fin para moverte a la última celda con datos.

Pero las dos características web más significativas son las áreas principales de Excel: las tablas dinámicas y la extensibilidad. Las tablas dinámicas no son solo una función, señaló Jones. "Si alguna vez las has utilizado, las tablas dinámicas en sí son más complejas que casi cualquier aplicación web que existe. Tienen una gran cantidad de cientos y cientos de capacidades y características. Tenemos un equipo que tiene una lista de las características prioritarias basadas en lo que escuchan de los clientes y lo que ven que se utiliza en Windows".

Del mismo modo, incluso características aparentemente simples como el portapapeles seguirán recibiendo mejoras para Excel en la web. "Hemos estado hablando de copiar/pegar durante años. Cuando comenzamos, era algo así como '¿podemos al menos copiar texto sin formato de un libro de Excel a otro'? Ahora estamos pensando en formatos enriquecidos, como si pudiéramos copiar una hoja entera".

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La extensibilidad en Excel en la web

La introducción de macros y complementos a la versión web de Excel se basó en cambios importantes para mejorar la seguridad y las opciones multiplataforma que comenzaron hace 10 años con la introducción de Office 365. La extensibilidad es una de las características más desafiantes de construir para la web, según sugirió Jones: "No es solo una función de casilla de verificación; es realmente como su propia plataforma".

"Nuestro antiguo modelo de extensibilidad no era un modelo multiplataforma; simplemente no funcionaría en web... algunas piezas se ejecutarían en Mac pero no perfectamente. Durante aproximadamente una década, hemos estado trabajando en un nuevo modelo de extensibilidad para Office basado en API de JavaScript, que nos brinda esa capacidad multiplataforma", explicó.

Los desarrolladores profesionales fueron los primeros en comenzar a utilizar el nuevo modelo para complementos, pero ahora Office Scripts lo acerca a los usuarios de Excel que normalmente escriben macros. "Vemos cada vez más personas que migran sus complementos heredados de COM y VSTO al modelo web para que funcionen en varias plataformas. Y luego, esta primavera, lanzamos lo que podríamos considerar como la versión web de VBA. Office Scripts aprovecha las mismas API de JavaScript, pero brinda una experiencia de desarrollo para usuarios finales donde hay un entorno integrado de desarrollo para escribir el script y una grabadora básica de macros. Seguiremos invirtiendo en ambos. Así como estamos construyendo una versión web de Excel, estamos construyendo una versión web del modelo de extensibilidad, de VBA, y a medida que avanzamos, continuaremos agregando las API que vemos más utilizadas y que recibimos más solicitudes".

Mejoras en rendimiento y confiabilidad

También ha habido grandes mejoras en el rendimiento y la confiabilidad, según Jones. "Nos hemos centrado mucho en los fundamentos, asegurándonos de que no tengas que actualizar tu sesión una y otra vez, que puedas mantener una sesión en ejecución durante mucho tiempo".

El equipo de Excel acaba de completar un esfuerzo de dos años para cambiar la representación de contenido en Excel en la web desde el DOM HTML hasta Canvas (manteniendo los estándares de accesibilidad de Office). "Solíamos dibujar todo el libro de trabajo utilizando elementos de DOM HTML. Si te imaginas un libro de trabajo realmente denso, eso significaría una gran cantidad de elementos de HTML que ralentizarían el navegador al dibujarlos".

Este cambio también acercó a Excel en la web a la representación de contenido de la misma forma que se ve en Excel en Windows. "Una de las cosas en las que pensamos que nunca podríamos alcanzar el 100% [de compatibilidad] era la fidelidad de la representación: ¿se ve exactamente igual que en la versión de escritorio? Usando el DOM, sabíamos que habría ciertos lugares donde simplemente no podríamos hacerlo ahora. Con Canvas, nuestro enfoque clave es asegurarnos de tener esa fidelidad perfecta. Incluso cosas básicas como el ancho de columna en píxeles son muy importantes en cuanto a cómo las personas organizan su información, por ejemplo, si están creando un panel de control".

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Debido a que cada característica tuvo que ser trasladada a la nueva tecnología de visualización, esto se implementó gradualmente. "La primavera pasada, si tenías un libro de trabajo muy básico, usaría Canvas y a medida que se volvía más complejo, teníamos que utilizar el método anterior. Recientemente hicimos el cambio para que ahora el 100% del tiempo, estemos utilizando Canvas y la aplicación se ha vuelto mucho más rápida y receptiva y tiene un peso más ligero".

El cambio a Canvas surgió de los hackatones internos regulares, al igual que la versión JavaScript del motor de cálculo de Excel. Varias veces al año, el equipo de Office bloquea una semana para "Reparar, Hackear, Aprender", como lo describe Jones. "Las personas pueden ir y construir cualquier cosa que quieran, es una semana libre para hacer lo que sea y probar cosas nuevas".

Como parte de la incorporación de funciones LAMBDA a Excel, el equipo de Microsoft Research creó una versión en JavaScript del motor de cálculo para prototipos. Cuando los investigadores se lo mostraron al equipo de Excel, se acercaba una semana de "Reparar, Hackear, Aprender", por lo que trabajaron juntos para crear la versión que ahora se utiliza en la aplicación web.

"Para aproximadamente el 98% de las veces en las que escribes una fórmula en Excel web, podemos hacer el cálculo en el lado del cliente utilizando el motor de cálculo en JavaScript, en lugar de tener que ir al servicio y hacer ese viaje de ida y vuelta. Esto ha resultado en una experiencia mucho más rápida, eficiente y receptiva".

Junto con el aumento del tamaño de los libros de trabajo de Excel que puedes abrir en la web, esto hace que Excel en la web sea útil en dispositivos menos potentes. "Estamos llegando al punto en el que la aplicación web será un lugar donde se pueden ejecutar libros de trabajo realmente masivos. Incluso si tienes una máquina de gama baja, la mayoría de los cálculos se realizarán en la nube, por lo que está bien que uses una máquina de baja potencia para acceder a ese libro de trabajo".

Prioridades de características

No hay características de Excel para escritorio que Microsoft no consideraría desarrollar para la web si los clientes las están utilizando. "Si resulta que los clientes tienen una gran necesidad, encontraremos la forma de satisfacer esas necesidades", dijo Jones. "Hay algunas características heredadas en las que, cuando observamos el uso, vemos que no se utilizan mucho y no recibimos muchas solicitudes para llevarlas a la web, por lo que las dejamos en un segundo plano. Eso no significa que nunca lo haremos, simplemente no ha surgido todavía y nos enfocamos en las necesidades más importantes".

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El equipo de Excel examina las solicitudes en UserVoice y los comentarios enviados a través de la función "Envía una sonrisa, envía un ceño" de Excel, así como la Puntuación del Promotor Neto (NPS, por sus siglas en inglés) que se mide en todas las plataformas en las que se encuentra Excel (lo cual incluye comentarios en forma libre explicando por qué alguien otorgó esa puntuación).

"La versión de Excel para Windows tiene una de las NPS más altas que se ven en la industria: es increíblemente alta. Existe una buena brecha entre Windows y las puntuaciones NPS que obtenemos para nuestra aplicación web, y eso se debe a que la expectativa y el estándar son tan altos".

Sin embargo, la satisfacción con la versión web está aumentando y las características que los clientes solicitan son cada vez más sofisticadas. "Cuando tomamos la decisión de enfocarnos realmente en la aplicación web, lo cual fue hace muchos años, el feedback que recibíamos se refería a cosas como 'no puedo formatear mis celdas' o 'no puedo copiar/pegar este valor'. Ahora se trata de características avanzadas de las tablas dinámicas. Las personas quieren trabajar con libros de trabajo que superen los 100 megabytes. Las expectativas continúan aumentando a medida que nos acercamos a lo que las personas están acostumbradas en el escritorio".

Si la característica de Excel que necesitas no está en el plan de desarrollo web, que ya incluye la colaboración en archivos etiquetados con Microsoft Information Protection entre web y escritorio, y la carga de tipos de datos de Excel desde Power BI, usa la opción de comentarios en Excel para solicitarla, sugirió Jones.

"Cualquier cosa que falte es simplemente porque aún no llegamos a eso o aún no hemos recibido la señal de que es crítico".

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