Beneficios del software de gestión de gastos para empresas tecnológicas

Las empresas tecnológicas tienen docenas de preocupaciones críticas, desde contratar y retener talento hasta asegurarse de que los productos y proyectos cumplan con sus plazos. Las tareas administrativas tienden a quedar en segundo plano basándose en la idea de que el poco tiempo y los recursos deben centrarse en el negocio principal; el software de gestión de gastos es una forma de facilitar las tareas administrativas financieras.

Los beneficios de usar software de gestión de gastos

En las empresas en crecimiento, la gestión de gastos puede consistir en una hoja de cálculo compartida y un proceso de aprobación y reembolso poco elaborado. Esto proporciona una supervisión limitada y, a menos que alguien recoja y agregue diligentemente los gastos, es probable que tu empresa no tenga un buen control de qué departamentos están gastando qué. Además, es posible que tu organización esté inundada de pagos recurrentes por todo, desde licencias de software hasta servicios de oficina que ya no se utilizan o que son duplicados. En resumen, este trabajo administrativo probablemente conducirá a una visión limitada.

¿Qué es el software de gestión de gastos?

El software de gestión de gastos aborda estos desafíos mediante la integración de tarjetas de pago, herramientas para empleados y informes y gestión en una sola plataforma. Estas herramientas de gestión de gastos solían ser exclusivas de empresas más grandes que podían negociar acuerdos con compañías de tarjetas de crédito y adquirir software costoso. Más recientemente, empresas como Divvy (Figura A) han puesto a disposición herramientas de gestión de gastos para empresas más pequeñas; y con Divvy, en particular, el enfoque centrado en la tecnología es perfecto para empresas tecnológicas en crecimiento.

Figura A

No te tienes que QUEDAR como gerente: un caso de estudio

Cómo utilizar el software de gestión de gastos de Divvy

Tu empresa puede comenzar a usar Divvy con una solicitud de crédito simplificada que asigna crédito a la empresa en su conjunto, lo que reduce la carga sobre los empleados individuales. Luego, tu administrador puede configurar a los empleados y proporcionarles límites de crédito personales vinculados a una tarjeta de crédito de la empresa que Divvy proporciona.

En lugar de sorprenderse por gastos excesivos semanas después, cada cargo aparece instantáneamente en Divvy, y los cargos son rechazados tan pronto como un empleado excede su límite.

La aplicación de Divvy hace que la gestión de gastos sea conveniente

En la aplicación móvil de Divvy, los empleados y administradores pueden ver las transacciones de inmediato; además, la presentación de informes de gastos se simplifica porque los empleados pueden categorizar individualmente las transacciones y capturar recibos sin necesidad de informes especiales ni entrada manual. Además, los empleados pueden solicitar aumentos en sus límites de crédito al instante para que un gasto de emergencia pueda ser aprobado lo antes posible.

Divvy ofrece presupuestos de próximo nivel

Divvy cuenta con funciones de presupuesto sólidas. Tus administradores pueden crear presupuestos para diferentes elementos que pueden variar desde una campaña de marketing hasta los gastos de viaje para una conferencia. Los presupuestos pueden tener uno o más responsables que gestionen los fondos y múltiples empleados que pueden recibir asignaciones presupuestarias. Estas asignaciones aparecen en la tarjeta de crédito del empleado y los gastos con la tarjeta se pueden asignar al presupuesto designado. Al igual que con cualquier otro cargo, cualquier cantidad por encima del presupuesto asignado será rechazada, aunque las personas pueden solicitar aprobaciones para excepciones.

Una vista de presupuesto muestra todos los presupuestos asociados con tu empresa (Figura B), y un gráfico sencillo detalla la cantidad del presupuesto, lo que se ha asignado y lo que se ha gastado. Los presupuestos pueden ser discrecionales o recurrentes mensualmente.

Figura B

Cómo tener éxito en una entrevista de trabajo para encontrar empleo freelance

Divvy permite configurar números de tarjeta de crédito desechables

Otra característica de Divvy que es particularmente útil para las empresas tecnológicas es la capacidad de configurar números de tarjeta "desechables" que se pueden asignar a tarifas recurrentes. La mayoría de las empresas tecnológicas están llenas de cargos por alojamiento de software, servicios de suscripción y otros costos recurrentes; los usuarios de Divvy pueden crear un número de tarjeta de crédito único para estas suscripciones, con un límite mensual que no se puede exceder. Estos números de tarjeta de crédito desechables se pueden cancelar rápidamente si una suscripción ya no se está utilizando.

¿Cuánto cuesta Divvy?

Las herramientas principales de Divvy, las tarjetas de pago y las capacidades de presupuestación son gratuitas para el suscriptor, ya que la empresa obtiene su dinero de las comisiones por transacciones con tarjeta de crédito. Divvy ofrece capacidades adicionales que van desde pagos de facturas hasta recompensas.

Ahorra tiempo y sé más productivo utilizando Divvy

La gestión de gastos puede no estar en la parte superior de tu lista de iniciativas importantes, pero vale la pena investigarla, ya que ofrece la oportunidad de liberar tiempo administrativo que se puede aplicar donde más importa. Para empresas tecnológicas con poco tiempo y presupuesto limitado, tal vez la mayor recompensa de usar este software sea el ahorro de tiempo generado al evitar informes de gastos manuales, reembolsos demorados y preguntas sobre gastos excesivos que se identificaron mucho después de que se realizaron los cargos.

El enfoque web y móvil de Divvy en estas tareas se siente moderno y accesible y debería ser más familiar para los empleados tecnológicos que las hojas de cálculo y formularios de aprobación.

Cómo gestionar la llegada de un nuevo supervisor

En Newsmatic nos especializamos en tecnología de vanguardia, contamos con los artículos mas novedosos sobre Tecnología y trabajo, allí encontraras muchos artículos similares a Beneficios del software de gestión de gastos para empresas tecnológicas , tenemos lo ultimo en tecnología 2023.