Cómo desarrollar un plan de actualización tecnológica para tu empresa

Uno de los aspectos más emocionantes y, al mismo tiempo, más frustrantes de la tecnología de la información es la rapidez con la que ocurren cambios y surgen nuevos productos de hardware y software, con fantásticas nuevas características "imprescindibles" que hacen que sea más fácil para usted y sus empleados realizar sus actividades laborales.

Existen dos enfoques extremos para la actualización:

• Algunas empresas, especialmente las de la industria tecnológica en sí misma, desean estar a la vanguardia y siempre tener lo último y lo mejor. Estos primeros adoptantes descartan sus sistemas antiguos y los reemplazan por lo nuevo tan pronto como esté disponible.
• Algunas empresas, especialmente las de campos más "tradicionales" o conservadores, siguen la filosofía de "si no está roto, no lo arregles". Tienden a aferrarse a sus tecnologías antiguas y probadas, y solo actualizan cuando se ven obligados a hacerlo porque se requiere absolutamente un nuevo conjunto de características para realizar el trabajo o, con mayor frecuencia, porque las viejas máquinas se averían y las sustituciones disponibles actualmente no admiten el software antiguo.

Estas dos estrategias tienen algo en común: en realidad no son estrategias en absoluto. Ambas son reactivas: la primera impulsada por la reacción ante el marketing de nuevos productos, y la segunda impulsada por la necesidad de reacción. El enfoque más inteligente es desarrollar un plan y una línea de tiempo para la actualización, teniendo en cuenta diversos factores, incluida la escalabilidad. Un plan a largo plazo debe tener en cuenta el crecimiento futuro y los cambios anticipados por su empresa, y cómo esos cambios afectarán sus necesidades de actualización.

Categorizar y priorizar

El primer paso para elaborar su plan de actualización es categorizar y priorizar las posibles actualizaciones. Algunas categorías de elementos de actualización incluyen:

• Sistemas informáticos de clientes
• Periféricos (monitores, escáneres, impresoras)
• Software para clientes
• Hardware de servidor
• Software de servidor
• Dispositivos de seguridad (firewalls, lectores biométricos y de tarjetas inteligentes, dispositivos IDS)
• Dispositivos de red (enrutadores, conmutadores, impresoras de red)
• Infraestructura de red (cableado, conexión a Internet)

Por supuesto, no es necesario actualizar todos los elementos de una categoría al mismo tiempo. Por ejemplo, puede planificar actualizar las computadoras de los clientes en un departamento en particular, como el departamento de gráficos, en función de la mayor necesidad de los usuarios de las características de los nuevos sistemas operativos y aplicaciones. O puede actualizar solo ciertos servidores, como sus servidores de correo, para aprovechar una nueva versión del software del servidor de correo que facilitará el soporte de sus usuarios móviles.

Por lo tanto, es posible que desee crear subcategorías, como "Computadoras de clientes - departamento de contabilidad", "Computadoras de clientes - departamento de gráficos", "Computadoras de clientes - alta dirección", y así sucesivamente. Del mismo modo, el software es una categoría muy amplia y puede actualizar sistemas operativos y/o aplicaciones específicas, mientras continúa utilizando versiones anteriores de otras aplicaciones.

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Establecer prioridades

Una vez que haya identificado las categorías y subcategorías, puede priorizarlas en función de la relación costo/beneficio de actualizar una categoría o subcategoría en particular. ¿Qué elementos están sirviendo como cuellos de botella que impiden que el trabajo se realice de manera eficiente con equipos y/o software más nuevos? Por ejemplo, si está perdiendo negocios en su sitio de comercio electrónico debido al bajo rendimiento del sitio, acelerar el sitio es una prioridad de actualización. Pero aún así, debe analizar la causa del bajo rendimiento para determinar si necesita actualizar el hardware del servidor web, el software del servidor web o su infraestructura de red (quizás cambiando de una conexión a Internet de T-1 a una conexión a Internet de T-3, o distribuyendo la carga en una granja de servidores web en lugar de sobrecargar un solo servidor).

Por supuesto, en la vida real, sus prioridades de actualización pueden no estar siempre basadas estrictamente en la necesidad. Si el jefe principal quiere la estación de trabajo multiprocesador de última generación con 4 GB de memoria y una tarjeta de video de alto rendimiento solo para leer correo electrónico y redactar el ocasional documento de Word, es muy probable que lo obtenga. En general, sin embargo, no se sobreactualice. Planifique dar a sus usuarios el hardware y el software que se requiere para realizar de manera más efectiva sus tareas laborales, y no más.

Considerar dependencias

Actualizar algunas categorías puede depender de la actualización previa de otras categorías. Por ejemplo, es posible que no pueda actualizar sus aplicaciones de productividad hasta que primero actualice los sistemas operativos, y es posible que no pueda actualizar los sistemas operativos hasta que haya actualizado el hardware.

También puede funcionar al revés; si actualiza el sistema operativo, es posible que se vea obligado a actualizar la aplicación de productividad porque la versión anterior no se ejecuta bien (o en absoluto) en el nuevo sistema operativo.

Estas dependencias afectan sus prioridades y plazos de actualización.

Implementación por fases

Una vez que haya decidido actualizar una categoría o subcategoría en particular, no debe lanzarse de cabeza y implementar la actualización en todos los sistemas o dispositivos de esa categoría de una vez. ¿Qué sucede si la actualización causa problemas graves que hacen que los sistemas o la red sean inutilizables? La estrategia más prudente es implementar cada actualización por fases. Pruébelo primero en un entorno no productivo. Esto le brinda la oportunidad de solucionar los errores sin ningún impacto en la productividad de los empleados.

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A continuación, seleccione un grupo piloto para probar las actualizaciones en el entorno de producción. Si el nuevo hardware o software implica una curva de aprendizaje, implemente primero a usuarios avanzados, aquellos que tienen más conocimientos técnicos y, por lo tanto, pueden manejar mejor la nueva forma de hacer las cosas sin abrumar a su personal de soporte. Una vez que lo dominen, servirán como recurso para ayudar a otros usuarios a hacer la transición cuando lo implemente en el resto del departamento o de la empresa.

Mantener la escalabilidad

Su plan de actualización debe ser documentado y debe recibir aportes de diferentes departamentos y niveles para ayudarlo a crear un plan que genere la menor interrupción y se desarrolle sin problemas. Deberá conocer cualquier plan de expansión (geográfica y en términos de personal) para que pueda incluir las ubicaciones y/o usuarios adicionales en el plan de actualización. Del mismo modo, deberá saber si hay reestructuraciones, consolidaciones o reducciones de personal en el futuro cercano de la empresa. Sería un desperdicio de tiempo y dinero actualizar sistemas que estarán inactivos dentro de unos meses.

La actualización puede ser costosa y traumática, pero tarde o temprano es inevitable. Una planificación adecuada, teniendo en cuenta la escalabilidad, puede marcar la diferencia entre una implementación fluida de nuevas y elegantes tecnologías y un desastre de actualización.

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