Cómo reducir errores y ahorrar tiempo al ingresar datos en Excel

Es muy probable que muchos de tus usuarios pasen al menos parte de su tiempo ingresando datos en hojas de cálculo de Excel. Cuanto más fácil hagas esta tarea, más usuarios ingresarán datos precisos. Puedes crear formularios de usuario y escribir VBA para facilitar el proceso. Pero antes de hacerlo, repasemos algunas de las funciones incorporadas que facilitan la tarea de entrada de datos. Las características de lista, autocompletar y validación de datos de Excel reducirán la cantidad de pulsaciones de teclas y prevenirán errores.

Usar listas para reducir pulsaciones de teclas

Una de las formas más sencillas de controlar la entrada de datos es permitir que Excel ingrese la mayor cantidad posible de datos utilizando la función de lista. Las listas reducen las pulsaciones de teclas y los errores de escritura. Crear una lista es bastante simple y puedes trabajar con una hoja de cálculo existente o crear una nueva. El único requisito es que cada encabezado de lista (columna) sea único. Si no hay encabezados, Excel creará nombres genéricos.

Para demostrar el proceso, hemos importado la base de datos de ejemplo Northwind. Estos son los pasos para crear una lista:

1. Selecciona cualquier celda dentro de la hoja de cálculo para la cual deseas definir una lista.
2. Elige "Lista" en el menú "Datos" y luego selecciona "Crear Lista". O presiona [Ctrl]+L. Excel mostrará el cuadro de diálogo "Crear Lista" y mostrará el rango correspondiente a la hoja de cálculo, como se muestra en Figura A. (Si el rango no es correcto, verifica si hay una fila vacía en la hoja de cálculo. La función de lista de Excel puede acomodar celdas vacías, pero interpreta una fila vacía como el final de los datos activos). Si es necesario, selecciona la opción "Mi lista tiene encabezados" (usualmente seleccionada por defecto).

Figura A

Excel selecciona intuitivamente el rango de la lista, que generalmente consiste en varias columnas.

3. Haz clic en "Aceptar" y Excel creará la lista que se muestra en Figura B agregando controles desplegables a cada celda de encabezado. (Las flechas son una función de autofiltro.)

Figura B

Las flechas desplegables de las listas te permiten filtrar rápidamente los registros por valores existentes.

Para usar la lista para ingresar datos, dirígete al final de la hoja de cálculo, donde un asterisco (*) sirve como marcador de posición para la nueva fila de registro. Allí es donde ingresarás el siguiente registro. A medida que ingreses datos, Excel buscará en la lista existente (columna) elementos que coincidan de manera única con los caracteres que ingreses. Cuando encuentra una coincidencia, la función de autocompletar completa la entrada. Por ejemplo, Figura C muestra lo que sucede cuando ingresas los caracteres Mo en la celda "Nombre de Producto" de la nueva fila de registro. Excel completa la entrada: Mozzarella di Giovanni. Para aceptar el elemento completado, presiona "Enter"; para rechazarlo, sigue escribiendo.

Figura C

La función de autocompletar de Excel puede ingresar datos por ti.

Cuando llegues al final del nuevo registro, Excel es lo suficientemente inteligente como para saber que has completado el registro. Cuando presiones "Enter", Excel seleccionará la primera celda en la fila de registro recién insertada. Este es uno de los pocos momentos en que Excel ignora la configuración del movimiento del cursor (ver siguiente sección). Si el autocompletado no funciona, probablemente alguien lo haya desactivado. Para verificarlo, elige "Opciones" en el menú "Herramientas" y haz clic en la pestaña "Editar". La opción "Habilitar Autocompletar para valores de celda" debe estar marcada para que funcione el autocompletado.

Controlar el movimiento del cursor

Cuando insertas datos, presionar "Enter" mueve el cursor hacia abajo una celda de manera predeterminada. Cuando ingreses nuevos registros, este comportamiento puede ser contraproducente. Lo más probable es que los usuarios quieran completar cada registro moviéndose hacia la derecha. Afortunadamente, puedes cambiar el patrón de movimiento del cursor. Primero, elige "Opciones" en el menú "Herramientas". Luego, haz clic en la pestaña "Editar" y haz una de las siguientes cosas:

Cómo ocultar y mostrar columnas en Excel

• Elige "Mover selección después de ingresar" y luego selecciona una dirección.
• Desmarca la casilla "Mover selección después de ingresar" para evitar cualquier movimiento al presionar "Enter".

Restringir a los usuarios a elementos de lista

Proporcionar métodos eficientes de entrada de datos es genial, pero también es importante validar los datos. Puedes controlar ambos al restringir la entrada de datos a una lista específica, limitando así las entradas posibles. Primero, necesitas una lista como la que se muestra en Figura D. Esta lista identifica todas las posibles categorías para la hoja de cálculo; cada registro tendrá un valor de categoría y estará restringido a los elementos de esta lista. En otras palabras, los usuarios solo podrán ingresar aquellos elementos que se encuentren en esta lista.

Figura D

Escribe solamente los elementos que deseas que la lista almacene.

Asegúrate de crear esta lista en un lugar apartado. Si la eliminas o la sobrescribes por accidente, la lista restringida dejará de funcionar. Sin embargo, los elementos de la lista deben residir en la misma hoja de cálculo que la lista restringida o debes asignar un nombre de rango a los elementos de la lista.

Con la lista en su lugar (ver pasos 1 y 2 en la sección "Usar listas para reducir pulsaciones de teclas"), selecciona la lista que deseas restringir. En este caso, eso es la columna D o las celdas D2:D80. Con la lista seleccionada, estás listo para habilitar la validación de datos de la siguiente manera:

1. Elige "Validación" en el menú "Datos" para mostrar el cuadro de diálogo "Validación de Datos".
2. Haz clic en la pestaña "Configuración".
3. Elige "Lista" en la lista desplegable "Permitir".
4. Usa la herramienta de punto y clic (a la derecha del control "Origen") para seleccionar la lista original. En este caso, eso son las celdas M2:M9, como se muestra en Figura E. O ingresa un nombre de rango, incluyendo un signo igual. Haz clic en "Aceptar" para volver a la hoja de cálculo.

Figura E

Identifica la lista de elementos que determinarán los elementos que almacenará la lista.

Ahora, ve a la nueva fila de registro y haz clic en la celda de categoría (columna D). Como se muestra en Figura F, la lista (que se puede ver en Figura D) está disponible para ingresar datos. (Si has importado los datos de ejemplo de Northwind, como hicimos nosotros, los valores numéricos originales generarán un error una vez que habilites la validación de datos. Simplemente elimina los valores importados.)

Figura F

Utiliza la lista desplegable para ingresar una categoría para cada registro.

No solo está disponible la lista para facilitar la entrada de datos, sino que la función rechaza cualquier entrada que no esté en la lista. Excel muestra el error que se muestra en Figura G si intentas ingresar datos no válidos (un elemento que no está en la lista).

Figura G

Excel rechaza las entradas no válidas.

Esta función no obliga a los usuarios a utilizar la lista desplegable; los usuarios pueden ingresar manualmente un elemento existente a través del teclado si lo prefieren. Si deseas ordenar la lista desplegable de alguna manera, ordena la lista original (Figura D). Puedes hacerlo antes o después de habilitar la validación.

Cómo marcar las celdas con fórmulas en Excel y aumentar tu productividad

Crear un formulario de entrada de datos

Las listas son excelentes para reducir la cantidad de datos que los usuarios tienen que volver a ingresar. Pero para ingresar diferentes elementos, los usuarios podrían beneficiarse de un formulario de entrada de datos. Comienza con una lista. (Nuevamente, solo repite los pasos 1 y 2 de la sección "Usar listas para reducir pulsaciones de teclas".) Luego, elige "Formulario" en el menú "Datos". Excel construirá un formulario de entrada de datos, como se muestra en Figura H.

Figura H

Muchos usuarios encuentran más fácil utilizar un formulario de entrada de datos que ingresar datos directamente en una hoja de cálculo.

Inicialmente, el formulario muestra el primer registro de la lista. Haz clic en "Nuevo" para mostrar un formulario en blanco, ingresa los datos y presiona "Enter". Excel transferirá los datos del formulario a la lista (hoja de cálculo) y expandirá la lista en un registro. Puedes utilizar un formulario de entrada de datos para ingresar nuevos registros, editar datos existentes y eliminar registros existentes.

Desafortunadamente, los formularios de entrada de datos automatizados de Excel no admiten el autocompletar de la misma manera que las listas. Sin embargo, el formulario de entrada de datos heredará la configuración de validación de datos. En el caso de la lista de ejemplo, el campo de "CategoryID" del formulario de entrada de datos rechazará datos no válidos, al igual que la hoja de cálculo.

Facilita la entrada de datos

Los usuarios que pasan mucho tiempo ingresando nuevos datos apreciarán tus esfuerzos por aumentar su productividad y precisión. Combina las características de lista, autocompletar y validación de datos de Excel para reducir las pulsaciones de teclas y restringir las entradas para proteger la validez de tus datos. O utiliza un formulario de entrada de datos rápido para automatizar una tarea de entrada de datos.

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