Cómo escanear documentos directamente a Google Drive

El mundo aún no es completamente digital. Las organizaciones con las que trabajo todavía lidian con muchos documentos en papel en forma de cartas, documentación, artículos, fotos o material de referencia. Si bien muchas de estas organizaciones utilizan Google Drive y G Suite, la mayoría escanea documentos a una computadora local o a un servidor.

Recientemente, sin embargo, estas organizaciones han comenzado a utilizar configuraciones de escaneo directo a almacenamiento en la nube. Ahora, los documentos escaneados van directamente a Google Drive. A diferencia de los archivos almacenados localmente, los documentos en Google Drive son fáciles de compartir, accesibles desde cualquier lugar y fáciles de encontrar con Cloud Search, que proporciona búsquedas por palabras clave (similar a la búsqueda de Google, pero para los datos de G Suite de su organización).

1. Seleccione la aplicación de Google Drive en su escáner

Cuando seleccione el escaneo, normalmente verá destinos como una computadora, una tarjeta SD o correo electrónico.

En su lugar, busque Google Drive en alguna de las opciones de aplicaciones en su escáner. Es probable que deba navegar a través de algunos menús en su dispositivo para encontrarlo. Una vez que lo haya ubicado, ábralo para iniciar el proceso de conexión. (Nota: Es posible que deba registrar su dispositivo en los servicios web del fabricante antes de continuar).

2. Conéctese a una cuenta de Google

Cambie a su navegador e ingrese la dirección especificada en su escáner/impresora. Por ejemplo, al configurar el escaneo a la nube para una impresora HP, abrí mi navegador en http://www.google.com/device. Especifique la cuenta de Google que recibirá sus escaneos utilizando su dirección de Gmail o G Suite. En un entorno organizacional, es posible que desee crear una cuenta específica para el dispositivo. (Si hace esto, es posible que también desee compartir la carpeta de destino con las personas que escanearán documentos).

A continuación, introduzca el código que se muestra en su escáner/impresora en el navegador, mientras esté conectado a la misma cuenta de Google seleccionada anteriormente. Esto establece que usted tiene control tanto de la cuenta de Google como del escáner/impresora.

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3. Proteja con un PIN

Proteja su cuenta con un PIN, especialmente en un entorno de oficina. Una vez configurado, deberá ingresar el PIN cada vez que utilice la aplicación de Google Drive para escanear. Esto protege su cuenta de dos maneras: evitará que se escaneen elementos no deseados en su cuenta y también evitará el acceso no autorizado a sus documentos de Google Drive. Sin un PIN, cualquier persona que tenga acceso a su impresora podría navegar e imprimir archivos desde Google Drive.

4. Configure las opciones de escaneo

En la mayoría de los dispositivos, también puede elegir entre varias opciones de escaneo. Estas incluyen cosas como:

• Color o escala de grises
• Resolución (por ejemplo, 75, 200, 300 puntos por pulgada, etc.)
• Formato de archivo (por ejemplo, PDF, JPG, PNG, etc.)
• Entrada (plana o alimentador de documentos)

Su elección de formato de archivo variará según el tipo de elementos que escanee. Si escanea documentos, elija PDF (o PDF con reconocimiento de texto si está disponible) como formato de archivo escaneado predeterminado. De lo contrario, seleccione PNG o TIFF (o JPG si ninguna de estas opciones está disponible) si los elementos que escanea con mayor frecuencia son fotos o imágenes.

Le sugiero escanear en color y con la resolución más alta disponible, especialmente si tiene la intención de conservar sus escaneos para referencia a largo plazo. Los escaneos de mayor calidad requieren más almacenamiento y tardan más en completarse, pero los costos de almacenamiento de Google Drive son relativamente bajos (y, en algunos casos, ya ilimitados) y los ahorros de tiempo para opciones de menor resolución son insignificantes en la mayoría de los casos. Los documentos escaneados con baja resolución hoy pueden compararse mal con los documentos escaneados en el futuro, ya que las tecnologías de imágenes, visualización e impresión probablemente solo mejorarán. A menos que necesite ahorrar tiempo o almacenamiento, capture el mejor escaneo que su dispositivo permita.

Repita para otras cuentas

Repita el proceso anterior para permitir que su dispositivo envíe escaneos a cuentas de Google diferentes o con ajustes diferentes. Por ejemplo, en una oficina conecté una impresora Brother a dos cuentas de Google diferentes y guardé dos accesos directos de escaneo, uno para imágenes en plano y otro para escaneos con alimentador de documentos para cada una. Los cuatro accesos directos permitieron a cada miembro del personal presionar un botón, ingresar su PIN y escanear rápidamente diferentes tipos de documentos fuente.

Escanee con su teléfono

También puede utilizar su teléfono para escanear elementos en Google Drive. La aplicación de Google Drive para Android admite el escaneo de documentos de varias páginas. Aplicaciones de terceros, como Scanbot o CamScanner, también admiten la carga automática de escaneos de varias páginas en Google Drive. (Scanbot y CamScanner ofrecen aplicaciones tanto en Android como en iOS). Además, la propia aplicación PhotoScan de Google hace un excelente trabajo al capturar y convertir fotos en archivos digitales. Sin embargo, es probable que un escáner de escritorio sea más rápido si desea escanear documentos de varias páginas y a doble cara.

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¿Ha configurado su escáner para enviar escaneos directamente a Google Drive? Si es así, ¿qué configuración de escaneo predeterminada utiliza? Cuénteme en los comentarios o en Twitter (@awolber).

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