Cómo automatizar tareas en Microsoft Word usando macros

Probablemente ya sabes que puedes reducir el tiempo que pasas formateando documentos al realizar cambios en tu plantilla, pero ¿sabías que también puedes agregar macros a una plantilla? Puedes hacerlo para automatizar una tarea regular en todos los documentos basados en la plantilla. Específicamente, puedes agregar macros a una plantilla que se ejecutarán al crear un nuevo documento o al abrir y cerrar un documento existente (basado en la plantilla).

Automatiza una tarea al crear un nuevo documento

Para crear un nuevo documento, haces clic en "Nuevo", presionas [Ctrl]+N o seleccionas "Nuevo" en el menú o pestaña "Archivo". Puedes hacer que Word ejecute una tarea al crear un nuevo documento utilizando el procedimiento de evento Document_New, de la siguiente manera:

1. Abre la plantilla. Encontrarás normal.dot o normal.dotm en la carpeta "Documents and Settings\Administrator/user\Application Data\Microsoft\Templates". Puedes utilizar cualquier plantilla, no solo normal.dot o normal.dotm.
2. Abre el Editor de Visual Basic (VBE) presionando [Alt]+F11.
3. En el Explorador de Proyectos, haz doble clic en ThisDocument.
4. En el módulo resultante, ingresa el procedimiento de evento que se muestra a continuación.
5. Haz clic en Guardar y cierra el VBE.

Private Sub Document_New()
    'Saluda al usuario.
    MsgBox "Saludos", vbOKOnly, "Saludos"
End Sub

Cuando regreses a Word, cierra el archivo de la plantilla. Luego, crea un nuevo documento. Word abrirá un nuevo documento en blanco y mostrará un saludo simple en un cuadro de mensaje. Haz clic en "Aceptar" para cerrar el mensaje. (La macro es simple a propósito, ya que esta técnica se trata del procedimiento de evento y su relación con una plantilla. No es importante lo que hace la macro para la técnica).

Automatiza una tarea al abrir un documento existente

Puedes automatizar una tarea al abrir un documento existente de la misma manera. Lo único que cambia es el procedimiento de evento. En este caso, utilizarías el siguiente evento Document_Open:

Private Sub Document_Open()
    'Saluda al usuario.
    MsgBox "Saludos", vbOKOnly, "Saludos"
End Sub

Puedes aplicar esta macro a una plantilla o a un documento existente. Si agregas esta macro a la plantilla, Word la guardará con cada nuevo documento que crees. En otras palabras, cada documento que crees (basado en esa plantilla) ejecutará esta macro cada vez que lo abras.

Automatiza una tarea al cerrar un documento existente

Tengo un último procedimiento de evento para cubrir, uno que automatiza una tarea al cerrar un documento. Al igual que la última macro, si agregas la macro a una plantilla, Word ejecutará la macro cada vez que cierres cualquier documento basado en la plantilla. Utiliza el siguiente procedimiento de evento:

Cómo encontrar y resaltar celdas con fórmulas en Excel

Private Sub Document_Close()
    'Saluda al usuario.
    MsgBox "Saludos", vbOKOnly, "Saludos"
End Sub

¡Automatizar una tarea para todos los documentos agregándola a la plantilla podría hacerte más eficiente!

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