Cómo crear una lista desplegable en una celda de Google Sheets

El uso de datos inconsistentes puede generar problemas en Google Sheets. Un error de ortografía, una entrada inexacta o un error de entrada pueden dar lugar a informes o clasificaciones que son confusos o engañosos. Especialmente en listas más grandes, utilizar nombres escritos de manera diferente (por ejemplo, "pantalla táctil" o "pantalla touch"), números (por ejemplo, "10" frente a "diez") o fechas (por ejemplo, "enero de 2020", "2020-01" o "5 de enero de 2020") puede provocar problemas.

Si tienes una hoja de cálculo de Google Sheets llena de datos ingresados de manera inconsistente, puede llevar tiempo hacer que el contenido de las celdas sea consistente. Una serie de clasificaciones (Datos | Ordenar) o acciones de buscar y reemplazar (Editar | Buscar y reemplazar) pueden ayudar a transformar un conjunto de entradas desordenadas en un conjunto estandarizado de celdas.

La validación de datos ayuda a garantizar la consistencia al ingresar información. En Google Sheets, esta función permite a las personas seleccionar datos de una lista o permite al sistema comparar los datos ingresados con un formato especificado. La primera característica, la lista desplegable dentro de la celda, funciona bien cuando las opciones de entrada de datos potenciales para una celda son conocidas y no son demasiado largas. La última característica, la validación de datos, funciona mejor cuando el contenido de la celda debe cumplir con condiciones especificadas (por ejemplo, ser una fecha válida o una fecha válida antes o después de una fecha determinada, ofrecer una casilla de verificación, etc.).

Puedes agregar validación de datos a una celda en Google Sheets en un navegador de escritorio (como Chrome en una computadora portátil o de escritorio, o Safari en iPadOS) o en la aplicación de Google Sheets para Android. La aplicación de Google Sheets para iOS admite la selección de elementos de una lista y la validación de datos en la entrada, pero no incluye la capacidad de agregar nuevas validaciones de datos a una celda.

Impresionantemente, también puedes agregar opciones de lista desplegable a un archivo nativo en formato Excel con Google Sheets. Si abres un archivo XLSX en Sheets, ya sea en un navegador de escritorio o en la aplicación de Google Sheets para Android, la función de validación de datos estará disponible, igual que en una hoja de cálculo nativa de Google. Tu archivo de Excel mantendrá su formato nativo de XLSX incluso después de realizar modificaciones en él dentro de Google Sheets. (Si prefieres agregar un menú desplegable en Excel, consulta Cómo agregar una lista desplegable a una celda de Excel. Para obtener más consejos sobre Excel, visita 56 consejos de Excel que todo usuario debería dominar).

En ambos casos a continuación, deberás abrir la hoja de cálculo de Google que deseas editar y seleccionar la celda (o celdas) que deseas modificar.

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Cómo crear una lista desplegable en una celda de Google Sheets

Los siguientes pasos ofrecen una lista de opciones que una persona puede seleccionar dentro de una celda. Puedes ingresar la lista de opciones con la función de validación de datos o ingresar las opciones en otras celdas de tu hoja de cálculo de Google y luego dirigir la función de validación de datos a ese rango de celdas.

1. En un navegador, selecciona Datos | Validación de datos. En la aplicación de Google Sheets para Android, toca el menú de tres puntos verticales (arriba a la derecha) y luego selecciona Validación de datos (Figura A).
2. En la aplicación de Google Sheets para Android, toca el menú de tres puntos verticales (arriba a la derecha) y luego selecciona Validación de datos (Figura B).
3. Junto a Criterio, selecciona ya sea Lista desde un rango (valor predeterminado) o Lista de elementos.
4. Si seleccionaste Lista desde un rango, ingresa el rango de celdas en otra parte de tu hoja de cálculo de Google que contenga la lista de elementos que deseas mostrar como opciones en la lista desplegable.
5. Si seleccionaste Lista de elementos, escribe las opciones de la lista desplegable exactamente como deseas que se muestren, separando cada elemento con una coma. En la aplicación de Google Sheets para Android, toca Agregar en la línea debajo de la opción Lista de elementos, luego ingresa tu lista con cada elemento separado por una coma.
6. Revisa la opción Datos no válidos. Mientras que el valor predeterminado es Mostrar advertencia cuando se seleccione un dato no estándar, puedes cambiarlo a Rechazar entrada para asegurarte de que los datos ingresados en la celda sean válidos.
7. Opcionalmente, puedes seleccionar la casilla junto a Apariencia y luego ingresar un texto que explique qué tipo de entrada de celda es válida. En la aplicación de Google Sheets para Android, desliza el control deslizante debajo de Apariencia hacia la derecha, luego toca Editar, ingresa el texto que explique qué entrada es válida y luego toca Aceptar. Si no haces esto, cuando una persona ingrese datos que no cumplan con las validaciones, el sistema mostrará un mensaje estándar de "Hubo un problema" e indicará la celda que viola las reglas de validación (Figura C).
8. Selecciona Guardar.

Cómo validar datos ingresados en una celda de Google Sheets

1. En un navegador, selecciona Datos | Validación de datos. En la aplicación de Google Sheets para Android, toca el menú de tres puntos verticales (arriba a la derecha) y luego selecciona Validación de datos.
2. Junto a Criterio, selecciona cualquier opción que no sea Lista desde un rango o Lista de elementos. Las opciones que se muestran varían. En la web, el sistema ofrece Número, Texto, Fecha, Fórmula personalizada y Casilla de verificación. En la aplicación de Google Sheets para Android, puedes seleccionar entre una lista mucho más larga de opciones.
3. Puede que necesites especificar uno o más valores. Por ejemplo, si eliges validar que una fecha esté dentro de un rango, el sistema te pedirá que ingreses dos valores de fecha: uno para el inicio del rango y otro para el final del rango. Otras opciones pueden requerirte que especifiques un valor o una fórmula de validación similar.
4. Revisa la opción Datos no válidos. Opcionalmente, puedes cambiarlo a Rechazar entrada (en lugar de Mostrar advertencia, que es el valor predeterminado) para asegurar una entrada de datos válida.
5. En la mayoría de los casos, querrás agregar un texto explicativo para transmitir los posibles valores válidos a las personas que ingresan datos. Para hacer esto, selecciona la casilla junto a Apariencia, luego ingresa el texto que explique qué tipo de entrada de celda es válida. O en la aplicación de Google Sheets para Android, desliza el control deslizante debajo de Apariencia hacia la derecha, toca Editar, ingresa el texto que explique qué entrada es válida y luego toca Aceptar. Sin esta información adicional, una persona que intente ingresar datos puede no saber qué se aceptará como válido.
6. Selecciona Guardar.

¿Cuál es tu práctica?

Si utilizas Google Sheets, ¿utilizas la función de validación de datos para garantizar una entrada de datos válida, especialmente en hojas compartidas? Y si ingresas datos en la aplicación móvil de Google Sheets en Android o iOS, ¿una lista desplegable facilita y agiliza la entrada de datos? Hazme saber cómo utilizas las características de validación de datos de Sheets, ya sea dejando un comentario a continuación o en Twitter (@awolber).

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