Cómo compartir y colaborar en documentos de Office en un iPad

Microsoft Office funciona de manera más efectiva en una computadora completa, pero también es apto en un iPad. Con una suscripción a Office 365, puedes crear y editar documentos y archivos. Incluso sin una suscripción, aún puedes usar Office en un iPad para ver tus documentos. Además de utilizar todas las características y comandos integrados, puedes compartir y colaborar en documentos de Office con otras personas directamente desde tu iPad.

Condiciones y requisitos para utilizar Office en un iPad

En un dispositivo móvil con una pantalla de menos de 10,1 pulgadas, puedes crear y editar documentos en Office de forma gratuita, sin necesidad de una suscripción a Office 365. Esto significa que puedes utilizar Office en un iPad Mini o en el iPad de 9,7 pulgadas de forma completa. En los modelos de iPad Pro más grandes, solo puedes ver tus documentos de forma gratuita, la creación y edición de los mismos requiere una suscripción a Office 365. Yo utilizo un iPad Pro con una suscripción a Office 365, por lo que puedo ver, crear y editar documentos. También necesitas una cuenta de OneDrive para poder trabajar con tus archivos en la nube. Con Office 365, obtienes un generoso almacenamiento de 1TB en OneDrive.

Si no tienes ninguna de las aplicaciones de Office en tu iPad, abre Safari y visita el sitio web Obtén Office para iOS. Toca el enlace del producto que deseas (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, etc.), y el enlace te llevará a la App Store para descargar la aplicación. Puedes descargar el conjunto completo, pero tendrás que hacerlo una aplicación a la vez (Figura A).

Compartir y colaborar en un documento en Word

Abre Word y luego abre un documento desde OneDrive. Si ya has utilizado Microsoft Office en la computadora, la versión móvil te resultará familiar. Las aplicaciones móviles no ofrecen la gama completa de funciones disponibles en la versión de escritorio, pero cuentan con las funciones básicas. Ahora, veamos las opciones para compartir y colaborar en un documento.

Si no esperas realizar cambios en tu documento, puedes enviar una copia estática a alguien. Toca el ícono de Compartir en la esquina superior derecha. Toca el comando para Enviar una copia. En la ventana de Enviar una copia, elige el formato para el documento: Word o PDF. Luego selecciona cómo deseas enviar el documento: Correo electrónico con Outlook o enviar con otra aplicación. Si eliges otra aplicación, se abrirá el menú de compartir de iOS, donde podrás compartir el documento a través de la aplicación iMessage, la aplicación de correo electrónico de iOS o un servicio de respaldo en línea como Google Drive o Dropbox (Figura B).

Si esperas modificar tu documento, o necesitas que alguien lo vea o edite en tiempo real, toca el ícono de Compartir y selecciona Invitar personas. Si deseas limitar al destinatario o destinatarios a solo ver el documento, desactiva el interruptor que dice Puede editar; de lo contrario, déjalo como está. Escribe el nombre del destinatario o toca el ícono de más para acceder a tus contactos. Agrega un mensaje si lo deseas. Luego toca Enviar (Figura C).

Mail-merge en Word: la guía imprescindible para dominar esta herramienta

El destinatario recibirá un mensaje de correo electrónico con un enlace para ver el archivo en OneDrive. Al tocar ese enlace, se abrirá el documento en Microsoft Word, donde la persona podrá verlo y editarlo si eliges esa opción. Si abres el documento al mismo tiempo que la otra persona lo está editando, aparecerá un mensaje de alerta (Figura D). Y si estás trabajando en el documento y la otra persona lo abre, verá una alerta similar.

Si deseas generar un enlace para tu documento compartido en su lugar, toca el ícono de Compartir y selecciona Copiar enlace. Luego elige si deseas que los destinatarios solo vean el documento o lo vean y lo editen. Se copiará un enlace permanente en el portapapeles que podrás pegar en un correo electrónico, mensaje u otro archivo (Figura E).

Aprobar cambios sugeridos en un documento de Word en iPad

A continuación, puedes ver y aprobar los cambios sugeridos en tu documento a través del conocido comando de Control de cambios, que está disponible en la versión móvil de Word. Abre Word en tu iPad. Toca el menú Revisar y activa el interruptor para Control de cambios (Figura F).

Si ya has compartido el documento, el Control de cambios se habilitará la próxima vez que el destinatario lo abra y comience a editarlo (Figura G).

Después de que la persona termine de editar el archivo, puedes abrirlo para ver los cambios. Toca el menú Revisar, selecciona Mostrar para revisar y selecciona cómo deseas revisar el archivo editado: todos los cambios, sin ningún cambio o el original (Figura H).

Toca la entrada Mostrar marcas para activar o desactivar diferentes elementos de marcas, como comentarios, tinta, inserciones y eliminaciones y formato (Figura I).

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Toca el ícono para aceptar los cambios, ya sea individualmente o todos a la vez. Toca el ícono para rechazar los cambios individualmente o todos a la vez (Figura J).

Para dejar de compartir el documento, toca el ícono de Compartir y selecciona Compartido con. Toca el nombre del destinatario con quien deseas dejar de compartir el documento y selecciona Eliminar (Figura K).

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