Cómo crear vistas personalizadas en Excel para una visualización más rápida y eficiente

Excel te permite crear vistas personalizadas de los mismos datos. Es una herramienta flexible que tus usuarios querrán conocer. Al crear vistas personalizadas, pueden ver los mismos datos de diferentes maneras, lo cual es mucho más rápido que cambiar manualmente la configuración. Por ejemplo, las vistas personalizadas conservan las columnas y filas ocultas, algunos filtros, ajustes de zoom, configuración de impresión, entre otras opciones.

Creando una vista personalizada en Excel

Al definir una vista personalizada, el primer paso es organizar las cosas para la vista, establecer todas las propiedades, marcar todas las configuraciones, establecer el filtro, y así sucesivamente. Una vez que la hoja tiene el aspecto específico, crea la vista personalizada de la siguiente manera:

1. Haz clic en la pestaña Vista y selecciona Vistas personalizadas en el grupo Vistas de libro. En Excel 2003, selecciona Vistas personalizadas del menú Ver.
2. Elige Agregar.
3. Ingresa un nombre para la vista, selecciona las opciones correspondientes y haz clic en Aceptar.

Para activar una vista, repite el paso 1. Luego, haz doble clic en una vista desde el cuadro de diálogo Vistas personalizadas. O, selecciona una vista y haz clic en Mostrar.

Problemas con las vistas personalizadas en Excel 2007 y 2010

Los usuarios que intenten crear vistas personalizadas pueden encontrar problemas al usar Excel 2007 y 2010. Esto se debe a que la presencia de al menos una tabla en el libro deshabilitará la función de Vistas personalizadas. La tabla no tiene que estar en la misma hoja que el área de visualización personalizada. Una tabla es igual a ninguna vista personalizada.

En este punto, los usuarios deben asegurarse de que la hoja actual no forme parte de un grupo. Excel deshabilitará la función de Vistas personalizadas en un grupo (también en Excel 2003). Si ese no es el problema, los usuarios tienen una opción: pueden mantener las tablas y olvidarse de usar vistas personalizadas o pueden eliminar todas las tablas y definir vistas personalizadas. Desconozco alguna forma de admitir ambos en el mismo archivo.

Si deciden eliminar las tablas, puedes proporcionar el siguiente macro:

Cómo forzar la numeración en columnas en Word

Sub ConvertirTablaARango()
 'Convierte todas las tablas del libro en rangos.
 Dim hoja As Worksheet
 Dim objTabla As ListObject
 
 For Each hoja In ActiveWorkbook.Worksheets
    For Each objTabla In hoja.ListObjects
        objTabla.Unlist
    Next objTabla
 Next hoja
 
End Sub

Este macro sencillo recorrerá cada hoja del libro, eliminando todas las tablas (objetos ListObject) del libro. Este macro no elimina los datos, simplemente elimina el objeto de tabla. Una vez que eliminen todas las tablas, podrán definir vistas personalizadas. Para bien o para mal, este macro no elimina el formato de tabla. Tampoco te advertirá si no encuentra tablas para convertir.

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