Cómo insertar la fecha y hora actual en Word: comandos

Microsoft Word ofrece algunas opciones para insertar la fecha y hora actual, pero a veces pueden confundir a los usuarios. Con un poco de entrenamiento, puedes eliminar esa confusión. O bien, puedes proporcionar algunas macros que hagan exactamente lo que tus usuarios necesitan, sin la confusión que a veces causan las funciones incorporadas.

Usando el comando Fecha y Hora

Puedes usar el comando "Fecha y Hora" o Autocompletar para insertar la fecha o la hora actual en cualquier parte de un documento. Primero, veamos el comando Fecha y Hora.

Básicamente, simplemente eliges "Fecha y Hora" en el menú Insertar, seleccionas un formato y haces clic en Aceptar. Sin embargo, hay algunas cosas que debes saber:

• Si deseas que la fecha se actualice automáticamente, debes marcar la opción "Actualizar automáticamente" en el cuadro de diálogo "Fecha y Hora".
• La configuración de "Actualizar automáticamente" es un interruptor de encendido y apagado. Una vez que lo seleccionas, permanecerá habilitado hasta que lo desactives, lo cual puede crear confusión para los usuarios. Piensan que saben cómo está configurada, por lo que no lo verifican. Más tarde, se frustran cuando el valor insertado no funciona como esperaban.
• El término "actualizar automáticamente" puede resultar engañoso. La fecha o hora insertada reflejará la fecha u hora actual cuando abras el documento. Sin embargo, si la fecha cambia mientras el documento está abierto, Word no reflejará ese cambio. Puedes forzar el cambio haciendo clic derecho en el valor e seleccionando "Actualizar campo" en el menú contextual, pero la mayoría de los usuarios no lo sabrán hacer. Incluso si se lo explicas, es posible que no recuerden ese detalle cuando lo necesiten.

Un poco de entrenamiento puede ayudar, pero a menos que esta función sea algo en lo que los usuarios confíen con frecuencia, es probable que olviden todos los detalles anteriores.

Usando Autocompletar

La otra opción es Autocompletar. Puedes ingresar el nombre del mes o la fecha actual, y eso solo confunde a los usuarios. Nuevamente, un poco de entrenamiento puede ayudar:

• Ingresa las primeras cuatro letras de cualquier mes y presiona [Enter], y Word completará el mes. Por ejemplo, si escribes Enero y presionas [Enter], Word escribirá Enero por ti.
• Para ingresar la fecha actual, escribe el mes completo, un espacio y presiona [Enter].

Si Autocompletar no funciona, es probable que alguien haya desactivado la función. Para habilitar Autocompletar, elige "Autotexto" en el menú Insertar. Luego, selecciona "Autotexto" y haz clic en la pestaña "Autocompletar". Selecciona la opción "Mostrar sugerencias de Autocompletar".

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Si los usuarios saben qué esperar de ambas funciones, es más probable que las apliquen correctamente. A pesar de eso, es posible que descubras que a los usuarios les gusta una macro rápida. La idea puede parecer exagerada, pero si una simple macro elimina la confusión y los errores de los usuarios, vale la pena el esfuerzo.

Las siguientes macros insertan la fecha y hora actual, respectivamente:

Sub FechaActual()
    'Inserta la fecha actual.
    Selection.InsertDateTime "dd MMMM yyyy", False
End Sub

Sub HoraActual()
    'Inserta la hora actual.
    Selection.InsertDateTime "hh:mm", False
End Sub

Puedes cambiar el formato según tus necesidades. El valor False inserta la fecha o hora como una cadena. Si cambias ese argumento a True, Word tratará la fecha o hora insertada como un valor de campo. Agrega un par de botones personalizados para ambas macros y elimina cualquier duda al ingresar la fecha y hora actual.

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