5 tareas esenciales para administradores de G Suite que debes realizar cada año

G Suite es una herramienta muy versátil y útil para la administración de organizaciones. Sin embargo, para aprovechar al máximo esta plataforma, es importante realizar una revisión periódica de las configuraciones y ajustes. En este artículo, te presentamos una guía completa para optimizar la administración de G Suite, asegurando que todos los usuarios, dispositivos y aplicaciones estén correctamente configurados y actualizados.

1. Revisar la lista de cuentas de usuarios

El primer paso para optimizar la administración de G Suite es revisar la lista de cuentas de usuarios. Asegúrate de que todas las cuentas activas correspondan a las personas que deberían tener acceso. En la consola de administración de G Suite, selecciona Usuarios y revisa la lista de cuentas. Si hay cuentas que ya no son necesarias, puedes suspenderlas o eliminarlas. Sin embargo, ten en cuenta que si necesitas conservar datos de la cuenta, debes optar por suspenderla en lugar de eliminarla.

En organizaciones grandes con cientos o miles de cuentas, puede resultar útil exportar la lista de cuentas a una hoja de cálculo para compararla con una lista actualizada de empleados obtenida de otro departamento. Para exportar la lista, selecciona Descargar Usuarios y elige las columnas que deseas exportar. Puedes exportarlas a una hoja de cálculo de Google o a un archivo de valores separados por coma.

2. Revisar los dispositivos de G Suite

Realizar una revisión de los dispositivos de G Suite te permitirá identificar aquellos que ya no necesitan acceso a los datos de la organización. En la consola de administración, selecciona Dispositivos y luego Dispositivos Móviles. Verás una lista de dispositivos Android y Apple asociados a las cuentas de usuario. Puedes ordenar la lista por última sincronización para identificar los dispositivos más antiguos que ya no están en uso.

Una vez identificados los dispositivos que deseas eliminar, puedes tomar medidas para proteger los datos de la organización según corresponda. Dependiendo del tipo de dispositivo y las opciones de administración que utilices, podrás borrar los datos de un dispositivo o bloquearlo por completo.

3. Revisar las aplicaciones de G Suite

Es importante revisar las aplicaciones de G Suite, los servicios adicionales de Google, las aplicaciones del marketplace y cualquier aplicación vinculada a través de SAML para identificar aquellas que ya no son necesarias. En la pantalla principal de administración, selecciona Aplicaciones y explora cada grupo de aplicaciones. Puedes desactivarlas para todos o eliminar el acceso organizacional a cada una de ellas.

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4. Revisar la configuración de cada aplicación de G Suite

Es recomendable revisar la configuración de cada aplicación para asegurarte de que cumpla con las necesidades de tu organización. A medida que se lanzan nuevas funciones, es posible que aparezcan nuevas opciones de configuración. Presta especial atención a aquellas configuraciones que afectan el intercambio de información, como las relacionadas con Google Drive, el calendario o la delegación de correos en Gmail.

5. Adaptarse a los cambios anunciados por Google

A veces, Google realiza cambios que requieren acciones por parte de los administradores de G Suite, los usuarios o ambos. Por ejemplo, en agosto de 2019, Google anunció la transición de Hangouts clásico a Hangouts Chat y Hangouts Meet, que comenzaría a mediados de 2020. De manera similar, se anunció que Cloud Print no será compatible a partir de finales de 2020. Si dependes de alguno de estos servicios, revisa los cambios anunciados y planifica en consecuencia.

Asegúrate de programar revisiones periódicas de la administración de G Suite para mantener tu organización actualizada y protegida. Recuerda que una administración eficiente de G Suite puede aumentar la productividad y mejorar la seguridad de tu organización.

¿Cuántas veces al año realizas revisiones de usuarios, dispositivos, aplicaciones y configuraciones en tu organización que utiliza G Suite? ¿Cuál es la mejor época del año para hacer estas revisiones? Déjanos saber en los comentarios a continuación o en Twitter (@awolber).

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