4 ajustes de Google Workspace que los administradores suelen pasar por alto

Si eres un superadministrador de Google Workspace, puedes modificar todo tipo de configuraciones que afectan cómo las personas inician sesión, acceden y colaboran con Google Workspace. Y, como superadministrador, es muy probable que ya tengas una agenda completa de tareas y responsabilidades.

Pero las siguientes cuatro configuraciones y características con frecuencia se descuidan o pasan por alto, incluso en organizaciones con un equipo de TI a tiempo completo. ¿Cuántos superadministradores tiene tu organización? ¿Con qué frecuencia requieres que las personas inicien sesión? ¿Existen alertas de seguridad que requieren acción? ¿Cómo utilizan Workspace las personas de la organización? Si eres un superadministrador, ingresa en la Consola de administración para revisar (y tal vez ajustar) la configuración y actividad de Workspace de tu organización.

1. Verificar el acceso de los administradores

(Seguridad | Usuarios | Agregar un filtro | Verificar el rol de administrador | Aplicar. La lista se muestra en la Figura A.)

Para la mayoría de las organizaciones, la cantidad de cuentas con acceso de superadministrador debería ser al menos dos y mantenerse al mínimo posible. Por ejemplo, a menudo sugiero que las organizaciones sin fines de lucro pequeñas y medianas les den acceso de superadministrador a un miembro del consejo con conocimientos técnicos y a un miembro del personal. Las organizaciones globales grandes con equipos de TI a tiempo completo pueden preferir asegurarse de que siempre haya una persona con acceso de superadministrador disponible las 24 horas del día.

Figura A

Recuerda que muchas tareas pueden ser realizadas por cuentas de administrador con menos poder que el rol de superadministrador. Google proporciona roles de administrador preconfigurados, como administrador de grupos, administrador de gestión de usuarios, administrador de servicio de asistencia, administrador de servicios y administrador de Android. Un superadministrador puede crear y personalizar otros roles de administrador según sea necesario o deseado.

2. Ajustar los controles de sesión de Google

(Seguridad | Configuración | Control de sesión de Google)

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Algunas ediciones de Google Workspace permiten a un administrador controlar con qué frecuencia se le solicitará a las personas que autentiquen en la web, con opciones que van desde una hora hasta "La sesión nunca expira" (Figura B). Establecerlo en siete días significa que las personas deberán iniciar sesión al menos una vez a la semana. Configurarlo en cuatro horas requerirá que las personas autentiquen dos veces en un día laboral típico.

Figura B

Además, es posible que desees seleccionar diferentes configuraciones de sesión para diferentes tipos de cuentas. Para hacer esto, deberás asignar a las personas a diferentes unidades organizativas y luego elegir una duración de sesión diferente para cada unidad organizativa. Por ejemplo, podrías asignar a los administradores a una unidad organizativa y establecer la duración de la sesión para esa unidad en ocho horas, mientras que asignas cuentas estándar a una unidad organizativa diferente configurada para una duración de sesión de cinco días.

3. Verificar las alertas de seguridad

(Seguridad | Centro de alertas | Opcional: Filtrar por tipo de alerta)

Ve a Seguridad | Alertas y luego revisa las Alertas de seguridad como parte de tus esfuerzos para proteger los datos de la organización. Estas incluyen alertas de protección contra la pérdida de datos que se activan en eventos seleccionados, como cuando el sistema detecta que un empleado ha almacenado un número de tarjeta de crédito o un número de Seguro Social en un documento. Filtra la lista por tipo de alerta o estado, como se muestra en la Figura C.

Figura C

Puedes revisar cada alerta, analizar los detalles y luego decidir qué acciones tomar. Por ejemplo, la alerta de seguridad de Google de junio de 2021 indicó que se aplicará una actualización de seguridad a algunas carpetas y archivos compartidos en Google Drive en septiembre de 2021 (Figura D). Si un administrador no hace nada, la actualización de seguridad se aplicará a algunos de los archivos y carpetas compartidos de tu organización. En otras palabras, si encuentras que no puedes acceder a un elemento de Google Drive después de septiembre de 2021, solicita acceso, ya que la actualización de seguridad podría haber modificado la configuración de uso compartido para asegurar los elementos. Un administrador puede optar por ajustar cómo se aplica esta actualización.

Figura D

4. Revisar los informes

(Informes | Seleccionar la sección deseada en el menú de la izquierda)

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Google agrupa los informes en tres secciones principales: Destacados, Informes y Auditoría. (Puede haber informes adicionales disponibles, según tu edición). Los Destacados proporcionan resúmenes visuales de cosas como el estado actual de las cuentas (activas, suspendidas, archivadas, bloqueadas), el almacenamiento utilizado y los archivos compartidos externamente. Los Informes brindan información general sobre la actividad de aplicaciones, usuarios y dispositivos. Por ejemplo, el informe de Gmail te da una idea general de la actividad de correo electrónico total (entrante y saliente), correo no deseado entrante y correo electrónico saliente (entregas y rechazos), como se muestra en la Figura E. Los informes en la sección de Auditoría pueden proporcionar información sobre acciones específicas, como quién editó un documento o modificó un evento del calendario, así como datos detallados sobre inicio de sesión, acceso de dispositivos y acciones de administración.

Figura E

En mi experiencia, los administradores de Workspace que son profesionales de TI tienden a preocuparse y consultar regularmente algunos de estos informes y detalles de auditoría. Sin embargo, las personas que tienen "administrador de Workspace" como parte única de su trabajo (por ejemplo, organizaciones más pequeñas) a menudo ni siquiera conocen los tipos de informes y registros de auditoría que están disponibles para su revisión. Si estás en esta última categoría, te animo a programar una hora para analizar metódicamente cada elemento disponible en las subcategorías de Informes y Auditoría de la sección de Informes de Workspace.

¿Cuál es tu experiencia?

¿Cuántos superadministradores tiene tu organización? Si es uno o más de dos, ¿por qué? ¿Qué duración de sesión de Google has seleccionado? ¿Requieres que las personas con cuentas de administrador inicien sesión con más frecuencia que otras personas? ¿Hay otras secciones o configuraciones de administrador de Google Workspace que crees que los administradores tienden a pasar por alto? Si eres un superadministrador, déjame saber qué opciones y elementos son los que más te importan, ya sea en los comentarios a continuación o en Twitter (@awolber).

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