Cómo instalar y configurar las principales aplicaciones móviles de Google Workspace

Cuando las personas se unen a una organización que utiliza Google Workspace, el equipo de IT por lo general ayuda a las personas a configurar y utilizar las distintas aplicaciones de Workspace. En los sistemas de escritorio, esto implica instalar un par de aplicaciones y configurar algunos ajustes (ver 5 pasos para ayudar a los usuarios a empezar con Google Workspace).

El proceso de configuración de Google Workspace varía significativamente en los smartphones. En dispositivos propiedad de la empresa, es posible que elijas instalar todas las aplicaciones de Google Workspace disponibles para Android o iOS. Según mi cuenta, eso implicaría instalar fácilmente más de 10 aplicaciones.

Cuando los miembros de tu equipo de IT ayuden a las personas nuevas a Workspace a configurarse en un smartphone, te recomiendo instalar y prestar atención a las siguientes tres aplicaciones principales de Workspace: Gmail, Google Calendar y Google Drive. Con estas aplicaciones, las personas pueden gestionar la comunicación, coordinar calendarios y acceder a los archivos de Drive desde su teléfono. (Y a medida que las personas inicien sesión y se configuren, es posible que expliques cómo configurar las notificaciones y realizar búsquedas en las tres aplicaciones).

Cómo instalar e iniciar sesión en la aplicación de Gmail

Primero, descarga la aplicación de Gmail en tu dispositivo. Toca la aplicación para abrirla y luego sigue las indicaciones para iniciar sesión con tu cuenta de Google Workspace. La aplicación a menudo muestra las nuevas funciones la primera vez que la abres.

La aplicación de Gmail en realidad realiza tres tareas: correo electrónico, chat y conferencias. Al igual que en Gmail en la web, Gmail en el móvil agrupa el acceso a Google Chat (mensajería) y Google Meet (teleconferencias, como se muestra en la Figura A, a la izquierda). Ya no es necesario instalar tres aplicaciones diferentes para estas funciones. En su lugar, instala Gmail y activa el acceso a Chat y Meet desde los ajustes (como se muestra en la Figura A, a la derecha). El Gmail moderno es una aplicación con tres métodos de mensajería.

Figura A

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Cómo instalar e iniciar sesión en la aplicación de Google Calendar

A continuación, instala la aplicación de Google Calendar e inicia sesión con tu cuenta de Google Workspace. En el móvil, Google Calendar se sincroniza y te permite acceder a los mismos calendarios que tienes disponibles en Google Calendar en la web, como los calendarios compartidos por tus colegas (Figura B, a la derecha), así como cualquier calendario de terceros que hayas agregado. Dentro de la aplicación de Google Calendar, puedes añadir eventos, tareas y recordatorios, y configurar los ajustes y notificaciones de fuera de la oficina (Figura B, a la izquierda).

Figura B

Cómo instalar e iniciar sesión en la aplicación de Google Drive

Ahora, instala la aplicación de Google Drive e inicia sesión con tu cuenta de Google Workspace. La aplicación de Drive proporciona acceso a los archivos de la organización, tanto los de Mi unidad como los de cualquier Unidad compartida a la que tengas acceso. Puedes buscar y ordenar archivos (Figura C, a la izquierda), así como personalizar las notificaciones (Figura C, a la derecha). Además, al tener instalada la aplicación de Google Drive, es fácil subir fotos y archivos desde tu teléfono a Google Drive.

Figura C

Si planeas crear o editar archivos desde tu teléfono, también puedes instalar las aplicaciones móviles de Google Docs, Sheets o Slides. Sin embargo, esto es completamente opcional. Cuando ayudo a las personas a configurar Google Workspace en su primer día, suelo mencionar estas aplicaciones, pero no las instalo. La aplicación de Drive permite a las personas ver y comentar en los archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, y les pedirá que instalen la aplicación correspondiente cuando intenten crear o editar un documento, hoja de cálculo o presentación.

¿Qué otras aplicaciones móviles de Workspace implementas el primer día?

Hay muchas aplicaciones más allá de Gmail, Calendar y Drive (y Docs, Sheets y Slides) disponibles para aquellos que utilizan Workspace en un smartphone. Instala el navegador Chrome para acceder al historial y ajustes sincronizados. O considera Cloud Search para buscar de manera amplia en los datos de tu Workspace, Currents para discusiones en el trabajo, Jamboard para dibujar de forma colaborativa, Google Keep para notas o Google Tasks para administrar las tareas pendientes. Sin mencionar Google Voice, que puede satisfacer las necesidades de telefonía de tu organización.

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¿Qué aplicaciones instalas cuando ayudas a una persona nueva en tu equipo a configurar Google Workspace en un teléfono? ¿Configuras las tres aplicaciones principales mencionadas anteriormente? ¿Hay aplicaciones adicionales que consideras esenciales? ¿O tienes un enfoque completamente diferente para ayudar a las personas a empezar con Workspace en un smartphone? Hazme saber tus recomendaciones, ya sea en los comentarios a continuación o en Twitter (@awolber).

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