Los peligros del alcance en proyectos grandes: un caso de estudio

La importancia de los pequeños detalles en proyectos grandes

Los proyectos grandes tienden a incorporar el scope creep de manera inherente. Los pequeños detalles de una de las muchas facetas del proyecto son fácilmente pasados por alto. En este ejemplo, los pequeños detalles que no se planificaron resultaron ser toda la red de un nuevo edificio.

La importancia de definir los detalles

Desde el primer día, ofrecí a la gerencia mi ayuda para definir los requisitos de red y comunicaciones. Pero me dijeron: "No gracias, el contratista de construcción tiene todo bajo control". Sentí problemas y seguí enviando correos electrónicos ocasionales durante el último año con preguntas específicas, como cómo les gustaría que se conecten nuestros sitios y qué sistema telefónico usarían.

Confieso que me cubrí las espaldas con esos correos electrónicos, documentando cada oferta de ayuda con los detalles necesarios para que todo funcione: switches, routers, VPN, PRIs, teléfonos VoIP, puntos de acceso inalámbrico y un controlador de dominio para la autenticación local y la replicación de archivos. Sospecho que la terminología sobre armarios de cableado y conexiones cruzadas simplemente les resultaba confusa.

Gestionando un proyecto fuera de control

Recibí una llamada de uno de los subcontratistas preguntando cuántos puntos de red eran necesarios y dónde exactamente irían. ¿Me asusté? Sin duda, pero lo manejé de manera muy profesional. Era obvio que el contratista había fallado en planificar de manera adecuada todos los dispositivos electrónicos involucrados en el nuevo edificio. ¿Te ha pasado esto alguna vez?

Le dije al contratista de cableado que se lo haría saber. Luego envié un correo electrónico al gerente del proyecto del sitio, un empleado de nuestra empresa, notificándole de la situación. Él me aseguró que habían proporcionado todos los detalles necesarios al contratista general y que todo estaba incluido en los planos. Pero a veces, las copias de los planos no llegan a los subcontratistas, ¿verdad?

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Luego, el contratista telefónico llama y pregunta: "¿Dónde está el MPOE?" Aún no hay cableado físico de la compañía telefónica en el edificio. "Permíteme responder eso", le respondo. ¿Es momento de entrar en pánico? Se supone que el edificio debe ocuparse en sesenta días y aún no han organizado la conexión de voz y datos con el mundo exterior. Ah, y aún no se ha elegido un sistema telefónico.

Eso es. Convoco a una reunión general con el contratista, los gerentes de proyecto de todos los lados y los subcontratistas. Resulta que el gerente de proyecto de nuestra empresa simplemente no tenía idea sobre redes y teléfonos. Pensó que el contratista se había ocupado de todo. Sacudo la cabeza asombrado. ¿Cómo puedes construir un hangar caro y no planificar la red?

Cuando el scope creep aparece

Durante la reunión general para resolver los problemas de red y teléfono, se discuten los diversos tipos de sistemas telefónicos. Me doy cuenta, de reojo, de que el vicepresidente, quien es responsable de este proyecto, comienza a sentirse incómodo cuando nos acercamos a la elección de un sistema PBX VoIP independiente. "¿Qué pasa?" le pregunto. "¿Puedo levantar el teléfono y llamar a una extensión en la oficina principal?"

Nuestro sistema telefónico existente en el hangar principal tiene doce años. Ni siquiera admite un PRI (T1). Tampoco admite ubicaciones remotas. Un proyecto de cableado para un solo edificio acaba de convertirse en un trabajo para múltiples edificios. Nuevo sistema telefónico para ambos edificios y nuevo cableado en el antiguo para admitir VoIP. Antes estaba buscando una buena razón para actualizar. Es curioso cómo funcionan las cosas.

Ahora debo convencer al CEO. "¿Qué! ¿Quieres gastar $60,000 en un sistema telefónico para este edificio? Solo tenemos unos pocos empleados en el nuevo hangar. ¿Por qué tenemos que reemplazar el sistema telefónico aquí?" Ah, las alegrías de ser un gerente de IT. Si alguien solo me hubiera escuchado desde el principio, todo esto podría haberse planeado y presupuestado. Ahora es un shock para todos.

Resumen y conclusión

Se pueden sacar muchas conclusiones sobre la mala gestión de este proyecto. Señalaré una de inmediato: una comunicación deficiente. Pero debo decirte, después de treinta años en este negocio, que esto no es inusual. Simplemente nunca lo había visto a esta escala antes. Los CEO y los vicepresidentes están ocupados con sus tareas diarias. Delegar todo sin seguimiento no funciona.

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Además de la comunicación deficiente, los detalles no se definieron de antemano. Nadie sabía qué tipo de sistema telefónico se quería o necesitaba. Nadie sabía o preguntó cómo conectaríamos nuestras dos redes. Ni siquiera se consideró el acceso inalámbrico. Los subcontratistas están ahora entusiasmados porque podrán vendernos mucho más equipo de lo que pensaban cuando fueron contratados.

Todo se soluciona al final. Es solo dinero, ¿verdad? Desafortunadamente, esto es demasiado típico de cómo algunas grandes empresas exitosas gestionan proyectos: a todos les gusta delegar, pero algunas decisiones siempre deben tomarse en la cima. Eso se llama liderazgo, pero es un trabajo duro porque significa lidiar con detalles incómodos. Después de todo, para eso nos pagan a los gerentes de IT, ¿verdad?

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