Sapience: la herramienta que mejora la productividad de los empleados

Es bastante fácil cuantificar las horas que pasas en la oficina cada semana, pero es un poco más difícil determinar exactamente cuánto tiempo pasas realmente haciendo las cosas.

Sí, perdemos tiempo en distracciones digitales como navegar por Internet, pero incluso fuera de eso, también "perdemos" tiempo trabajando. A veces, incluso, el tiempo que pasamos "trabajando" puede ser tiempo desperdiciado al responder una cantidad interminable de correos electrónicos y estar en reuniones.

Sapience, una empresa que ofrece análisis de productividad de los empleados para las empresas, busca resolver este problema. Sapience muestra cuánto tiempo trabajan los empleados, pero también en qué tipo de trabajo están invirtiendo su tiempo.

Los fundadores desarrollaron el concepto a partir de la gestión de agencias de externalización en el pasado y buscaban un mejor seguimiento de la productividad de los trabajadores. Según Singh, esto es tanto para el empleado individual como para la organización en su conjunto.

"El objetivo es empoderar a cada empleado para que puedan aumentar su productividad y bienestar", dijo Khiv Singh, vicepresidente asociado de ventas y marketing de Sapience. "Y luego tener datos de productividad empresarial disponibles para los gerentes, para que puedan crear una empresa consciente que promueva el enfoque, la coordinación, la mejor utilización de la capacidad, y así sucesivamente."

Sapience se puede implementar como un producto SaaS o in situ. El costo promedio varía entre $120 a $160 por persona por año, según el tipo de implementación que los usuarios elijan y cuántas características deseen implementar.

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Actualmente, Sapience tiene más de 65 clientes activos y 100,000 usuarios activos en 10 países. Entre los clientes se encuentran Dell, Xerox, Fujitsu, BMC Software y Siemens.

Sapience: una herramienta avanzada de análisis de productividad

Básicamente, Sapience es un panel de análisis avanzado que muestra a un empleado o gerente en qué tipo de trabajo (llamadas, marketing, reuniones, gestión) están invirtiendo su tiempo. Las tareas también se dividen en categorías como ventas o marketing, y los usuarios pueden ver qué porcentaje de su tiempo se dedica a actividades principales y categorías específicas para su puesto. Por ejemplo, se podría etiquetar Salesforce como una actividad de "ventas".

Los usuarios pueden establecer metas basadas en ese porcentaje. Por ejemplo, si un vendedor determina que está dedicando el 30% de su tiempo a actividades de ventas y cerrando X cantidad de acuerdos, puede fijarse como objetivo dedicar el 50% de su tiempo a actividades de ventas y ver cómo eso afecta el número de acuerdos cerrados.

Conectando con tu sistema de calendario, Sapience también reconoce si estás fuera de línea y verifica en el calendario si una reunión coincide con ese período de tiempo. Luego registra ese tiempo como tiempo dedicado a una reunión.

También puedes dar acceso a usuarios o administradores para cambiar etiquetas o etiquetar el tiempo utilizado. Por ejemplo, para un reunión improvisada, los usuarios deberían ingresar en qué se gastó el tiempo y etiquetarlo como una reunión.

Tres modos de uso de Sapience

Según Singh, existen tres modos de implementación del producto. El primer modo es un modo de mejora personal, donde los datos quedan solo con el usuario. Esto busca fomentar que el usuario entienda cómo está trabajando en privado.

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El segundo modo es un modo anónimo donde los nombres de los subordinados directos están disponibles para los gerentes, pero no los miembros individuales del equipo. Los gerentes pueden ver las tendencias de trabajo en los equipos y utilizar los datos para tener conversaciones sobre qué se podría hacer de manera diferente.

"No se trata de señalar a un individuo, sino de ver como equipo si están haciendo lo correcto", dijo Singh. "Y si no es así, ¿hay algo en los procesos que se puede optimizar?"

Por último, el modo de datos individuales revela los datos de los empleados individuales a los gerentes. Sin embargo, incluso si un gerente puede ver que el empleado X pasa cierta cantidad de tiempo navegando en privado (cualquier navegación que no esté relacionada con el trabajo), no puede ver los sitios web que visita. O si puede ver que el empleado X pasa cierto tiempo en correos electrónicos, no puede ver a quién envió correos electrónicos el empleado ni el contenido de los mismos.

Mitesh Bohra, cofundador y presidente de Infobeans, un cliente de Sapience, dijo que el valor clave de usar el producto radica en los descubrimientos impulsados por big data, como los momentos más productivos del día para ciertos empleados o equipos.

"Utilizamos esto para identificar no solo las mejores prácticas, sino también a los empleados destacados: cuánto resultado están produciendo en relación a tiempo/actividad, si los estamos desafiando lo suficiente o si están demasiado dispersos", dijo Bohra.

Desafíos y controversias

Aunque el producto presenta oportunidades únicas, Bohra dijo que también hay algunos desafíos en su adopción, incluida la resistencia al cambio y el temor a considerar a Sapience como un sistema de monitoreo tipo "Gran Hermano".

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Podría argumentarse que los empleadores tienen todo el derecho de saber cómo los empleados están utilizando su tiempo. Sin embargo, Singh dijo que Sapience se diferencia en términos de la anonimidad con la que proporciona datos de productividad.

"Esto siempre surge. La primera respuesta que siempre recibimos es: 'Esto es el Gran Hermano'. Las empresas han hecho este tipo de cosas en el pasado y lo único con lo que pueden relacionarlo son herramientas de control tipo Gran Hermano", dijo Singh. "Pero cuando miran la aplicación, cuando ven las funcionalidades, cuando ven los datos que proporciona, esa opinión cambia".

Singh afirmó que Sapience no utiliza capturas de pantalla o captura de teclas, y se niegan a permitir que los clientes lo implementen en modo sigiloso para espiar a los empleados. Tiene que ser algo de lo que los empleados estén conscientes.

Un caso de uso potencial podría determinar el efecto del flujo de trabajo al trabajar desde casa. Singh dijo que un ejemplo podría ser permitir que los padres que trabajan vayan a casa temprano para recoger a sus hijos en la escuela y ver si vuelven a conectarse en línea cuando llegan a casa, logrando la misma cantidad de trabajo que en la oficina.

Sea como sea que se utilice, Sapience probablemente seguirá siendo una startup controvertida. Sin embargo, su reciente ronda de financiamiento Serie B y su crecimiento constante en ventas significan que está haciendo un verdadero esfuerzo para desvelar los hábitos y la productividad de los empleados.

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