8 señales de problemas en la gobernanza de datos que no puedes ignorar

1. Existen bolsas de adopción

En cuanto a los datos y su acceso, las bolsas de adopción pueden no ser suficientes. Si escuchas este tipo de conversación, ten en cuenta que solo se necesita un punto problemático para causar un problema con el manejo de datos. La adopción de la gobernabilidad de datos debe incluir todo el ciclo y alcance de la organización. La realidad es que solo se necesita un sistema para manejar incorrectamente un dato sensible y causar un problema.

Solución

Para asegurarse de que la gobernabilidad de datos se adopte en toda la organización, es necesario implementar un marco integral de gobernabilidad de datos que vaya más allá de obtener el apoyo de la alta dirección. El caso de negocio debe comunicar efectivamente los beneficios, impactos, objetivos y hitos. Las auditorías regulares también son útiles para asegurarse de que todos estén a bordo.

2. No hay un diccionario interno de datos o glosario empresarial

La noción de un diccionario de datos generalmente se implementa en sistemas de bases de datos y aplicaciones empresariales. Pero con tantos sistemas involucrados en la compleja red de sistemas de TI actual, se vuelve prioritario asegurarse de que todos los diccionarios de datos y glosarios empresariales sean iguales. De lo contrario, pueden surgir situaciones en las que diferentes equipos o departamentos no estén alineados en ciertos asuntos.

Solución

Es una buena idea tener un solo diccionario de datos para la organización y asegurarse de que las aplicaciones y sus perfiles de datos se modelen en torno a ese diccionario para la estandarización de datos. Este diccionario de datos debe ser accesible para todos los departamentos y actualizarse y auditar regularmente para asegurarse de que siga siendo la única fuente de verdad para la organización.

3. Problemas con la administración de datos que causan ambigüedad y superposición

Un administrador de datos, la persona o grupo a cargo de la administración de datos, es fundamental para garantizar que los datos se administren eficazmente en todo su ciclo de vida. Sin embargo, la ausencia de un administrador de datos designado o la presencia de varias personas o grupos que reclaman este rol en una organización a menudo conduce a problemas con la gobernabilidad de datos:

• Vacío de liderazgo: El vacío creado cuando no hay un administrador de datos claro conduce a la falta de una autoridad centralizada en calidad, consistencia y seguridad de datos, lo que a menudo resulta en prácticas inconsistentes de administración de datos que pueden llevar a incumplimientos normativos.
• Confusión de múltiples administradores: Cuando tienes varias personas o grupos actuando como administradores de datos, puedes terminar con muchas interpretaciones diferentes de la política de gobernabilidad de datos de la organización, lo que lleva a inconsistencias o redundancias.
• Flujo de administración fragmentado: Incluso cuando tienes un administrador de datos designado(s) con roles claramente definidos, los protocolos ambiguos causados por la falta de un flujo de administración bien definido pueden generar ineficiencias y errores.

Solución

Las empresas deben designar a un administrador de datos principal o un comité de gobernabilidad de datos con roles y responsabilidades claramente definidos relacionados con proyectos, conjuntos de datos y/o casos de uso de datos. Esta autoridad central debe ser responsable de la creación y mantenimiento de marcos y protocolos de gobernabilidad de datos. Además, es necesario especificar las partes interesadas y abordar las políticas para implementar tecnología para atender a los datos.

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4. Múltiples sistemas acceden a datos gobernados

Los sistemas interoperables juegan un papel importante en los perfiles de aplicaciones e infraestructura. Si bien se pueden implementar buenas prácticas como el uso de contraseñas fuertes y modelos de autenticación comunes, también pueden coexistir prácticas deficientes como no permitir que todos los pasos del proceso cuiden adecuadamente los datos.

Esto puede incluir sistemas de almacenamiento, permisos de uso compartido de archivos, falta de encriptación en sistemas conectados o tecnologías como registros e interfaces de línea de comandos. Esto es especialmente relevante para herramientas administrativas, como interfaces de línea de comandos remotas o sistemas de registro de depuración para aplicaciones críticas. Puede haber registros o datos de sesión que pueden incluir credenciales, datos y más guardados en PC locales u otros sistemas de servidor, que estarían en riesgo sin políticas de acceso a los datos.

Solución

La mejor solución para este escenario son controles de acceso estrictos y encriptación en todos los sistemas que acceden a los datos. También se recomiendan auditorías de seguridad regulares para identificar y corregir cualquier vulnerabilidad de seguridad.

5. Algunos problemas son "demasiado difíciles de corregir"

Hay límites para trabajar alrededor de un problema, incluso si parece "demasiado difícil" de solucionar. Estos tipos de situaciones tecnológicas pueden debilitar a las empresas con el tiempo a medida que evolucionan las operaciones y los casos de uso de datos. Imagina que el tamaño de la empresa se duplicara o triplicara: ¿Estas soluciones alternativas seguirían siendo válidas?

Solución

Si hay problemas que parecen demasiado difíciles de solucionar, puede ser el momento de invertir en herramientas de gobernabilidad de datos para automatizar la identificación y corrección de problemas. Sin embargo, la inversión va de la mano con la capacitación del personal. El personal debe ser altamente competente en la configuración y uso de estas herramientas para aprovechar al máximo.

6. Limitaciones operativas que afectan la gobernabilidad de datos

Las limitaciones operativas, como la incapacidad para cerrar los libros de contabilidad de manera oportuna al final del año financiero debido a sistemas múltiples y dispares, pueden obstaculizar tus esfuerzos de gobernabilidad de datos. Estas limitaciones no solo afectan la eficiencia operativa, sino que también crean desafíos de coordinación e integridad de datos entre los departamentos cuando el personal comienza a buscar soluciones alternativas para lograr resultados.

El papel crítico del administrador de bases de datos en la era de los datos

Para ser justos, vivimos en un mundo donde las organizaciones adquieren y venden empresas con frecuencia. Este comportamiento organizacional hace que estas situaciones de datos sean más comunes, incluso si se trata de razones de retención y archivo.

Solución

En estos casos, las auditorías regulares y la documentación detallada son formas útiles de evitar problemas derivados de problemas de visibilidad operativa. Además, integrar sistemas y eliminar soluciones alternativas puede agilizar los procesos operativos.

7. Las necesidades reguladoras han cambiado

Los requisitos de cumplimiento normativo cambian y evolucionan constantemente. Las organizaciones financieras, de seguros y médicas saben que esta es una responsabilidad seria.

Si un perfil de datos está dentro del alcance de algún requisito regulatorio o de cumplimiento, es importante saber dónde están los nuevos límites. Esto puede significar costos adicionales para pasar por los ejercicios de cumplimiento, así como cualquier acción correctiva, pero es una realidad para las empresas con las que estamos operando ahora.

Solución

Las empresas deben estar al tanto de los cambios regulatorios y actualizar sus políticas de gobernabilidad de datos según sea necesario. Esto puede implicar revisar y auditar regularmente las prácticas de gobernabilidad de datos actuales además de hacer revisiones a medida que las leyes y regulaciones de privacidad, como el GDPR y HIPAA, cambien.

8. Los procesos de corrección son demasiado difíciles

La administración madura de datos permite a los usuarios finales que no son administradores de datos y otros usuarios finales iniciar procedimientos de acción correctiva para los datos. Las acciones correctivas incluyen corregir la clasificación incorrecta, abordar el manejo inadecuado de ciertos datos y hacer coincidir datos duplicados.

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Si este proceso es demasiado complejo y no intuitivo, los usuarios no lo utilizarán. Es así de simple. El proceso no necesariamente debe ser completado en su totalidad por los usuarios finales en la organización, pero una solicitud de trabajo a los administradores de datos puede mejorar en gran medida la calidad general de los datos en una organización.

Solución

Las herramientas de gobernabilidad de datos fáciles de usar son útiles en este sentido. Permiten informes y corrección de problemas de manera fácil. Las sesiones de capacitación también pueden ayudar a los usuarios finales a ser más competentes y seguros con estas herramientas, fomentando así la gobernabilidad de datos proactiva.

Navegando por la gobernabilidad de datos: Siguientes pasos

A medida que los datos que poseen las organizaciones continúan creciendo y volviéndose más complejos, existe una creciente necesidad de estrategias y herramientas robustas de gobernabilidad de datos. Antes de que surjan problemas de gestión y gobernabilidad de datos, las empresas deben investigar las mejores prácticas de gobernabilidad de datos. Estas pueden abarcar desde la importancia de la comunicación transparente hasta la necesidad de enfocarse en las métricas correctas.

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