Guía para migrar y gestionar datos no estructurados: mejores prácticas y pasos clave

Los datos y su aplicación a iniciativas clave son el núcleo de cualquier negocio exitoso en el mundo actual. Para mantenerse al día con sus competidores, las organizaciones están trabajando para aprovechar mejor sus datos, pero muchas de ellas enfrentan el desafío de que una gran parte de sus datos es no estructurada. Si bien estos datos siguen siendo valiosos, puede ser difícil acceder a ellos y utilizarlos correctamente en aplicaciones empresariales y sistemas.

Para garantizar que las organizaciones puedan aprovechar al máximo sus datos no estructurados, a menudo deben migrar y/o transformarlos en un formato organizado y accesible.

Este proceso de migración de datos es fundamental para empresas de todos los tamaños. Ya sea que se esté moviendo datos de un entorno local a la nube o consolidando múltiples bases de datos, una migración de datos adecuada es esencial para mantener la integridad de los datos, reducir el tiempo de inactividad y aumentar la eficiencia. En esta guía, discutiremos cómo su empresa puede manejar las complejidades de migrar y gestionar datos no estructurados.

¿Qué es la data no estructurada?

Los datos no estructurados son un tipo de información que no está organizada de ninguna manera predefinida, lo que significa que no tiene un modelo de datos o esquema preestablecido. Puede consistir en texto, imágenes, audio, video, páginas web o publicaciones en redes sociales. Este tipo de datos no se puede analizar fácilmente debido a su falta de uniformidad y no se puede almacenar en un sistema de gestión de base de datos relacional.

Debido a que los datos no estructurados a menudo provienen de diversas fuentes y se presentan en grandes volúmenes, requieren más esfuerzo para analizarlos y extraer valor de ellos. Para gestionar adecuadamente este tipo de datos, es necesario convertirlos en datos estructurados para facilitar su análisis e informes.

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Plan de migración de datos no estructurados

Una estrategia de migración de datos completa para datos no estructurados evita resultados mediocres y garantiza una transición exitosa al nuevo sistema. Los equipos de migración de datos deben tener en cuenta los siguientes factores al migrar datos no estructurados:

• Origen y destino de los datos: Identificar de dónde provienen los datos y comprender el formato y estructura de datos actuales, así como los formatos y estructuras requeridos de los sistemas de destino.
• Calidad de los datos: Definir los criterios de calidad de los datos, evaluar y limpiar los datos existentes, e identificar las reglas de validación de datos que deben implementarse.
• Transformación de datos: Determinar los requisitos y procesos de transformación de datos, como la conversión de formatos, enriquecimiento de datos y mapeo de datos.
• Seguridad: Garantizar la seguridad de los datos durante el proceso de migración y en la nueva base de datos, ya que todos los datos sensibles deben estar encriptados en reposo y en tránsito.
• Plazos: Establecer plazos y metas realistas para la migración.
• Pruebas: Probar los datos y validar su precisión antes y después de la migración.
• Documentación: Documentar el proceso y resultados de la migración de datos.
• Mantenimiento: Establecer el mantenimiento y monitoreo continuo de los datos migrados.

Los datos no estructurados se presentan en diferentes formatos, versiones y sistemas de origen. El desafío clave radica en garantizar que los datos se muevan de manera efectiva al tiempo que se preserva la calidad, precisión e integridad de los datos.

7 mejores prácticas para migrar datos no estructurados

Crear un plan de migración de datos efectivo optimizado para datos no estructurados implica seguir varias mejores prácticas:

1. Realizar un inventario completo de datos

Antes de comenzar su proyecto de migración de datos, cree un inventario completo de todos los datos que deben migrarse, incluyendo el nombre de los datos, ubicación, tamaño, formato y complejidad. Este inventario de datos lo ayudará a determinar el alcance de su proyecto de migración e identificar cualquier dato que no sea adecuado para la migración. Al realizar un inventario, debe responder varias preguntas clave, como:

• ¿Dónde se encuentra esta data no estructurada?
• ¿Qué tipos de archivos y carpetas tengo?
• ¿Cuántos archivos necesitan ser migrados?
• ¿En qué formato están los datos?
• ¿Cuál es el costo de almacenar estos datos?
• ¿Hay algún dato sensible o confidencial?
• ¿Qué aplicaciones acceden a estos datos?

Conocer las respuestas a estas preguntas antes de iniciar un proyecto de migración puede ayudarlo a desarrollar un plan de migración integral. Esto ayudará a garantizar que el nuevo sistema pueda soportar todos los procesos y funciones requeridos para sus conjuntos de datos no estructurados.

2. Evaluar la calidad de los datos

La calidad de sus datos tendrá un impacto directo en la cantidad de éxito obtenido en su migración.

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Para evaluar la calidad de los datos, debe examinar la estructura de los mismos. Debe asegurarse de que todos los datos estén debidamente organizados, etiquetados y formateados. También debe examinar cualquier factor externo que afecte la calidad de los datos, como errores en los archivos fuente o entradas duplicadas.

Una vez que haya evaluado la estructura de los datos, debe buscar posibles inconsistencias en los mismos. Revise si hay errores ortográficos, errores tipográficos u otros errores que puedan afectar la precisión de su migración. También debe asegurarse de que todos los datos estén actualizados y sean precisos.

3. Garantizar el cumplimiento normativo

Es fundamental garantizar que sus datos no estructurados cumplan con las leyes, regulaciones y estándares de la industria aplicables, como HIPAA, GDPR, GxP, PCI-DSS y SOX. Para mantener el cumplimiento en todas las etapas, deberá asegurarse de que el proceso de migración de datos cumpla con los requisitos relevantes de las leyes que se aplican a su negocio.

Para comenzar, asegúrese de contar con las medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos en tránsito y almacenamiento. Esto puede incluir la encriptación en reposo y en tránsito, así como otras salvaguardias técnicas.

Además, es importante seguir las mejores prácticas de privacidad, como asegurarse de que solo personal autorizado tenga acceso a los datos. Tenga planes establecidos para administrar los derechos de acceso de usuarios y sistemas. Las herramientas de gestión de identidad pueden usarse para agilizar los procesos de gestión de acceso.

4. Monitorear y gestionar los datos

El monitoreo y la gestión de sus datos durante todo el proceso de migración, tanto antes como después, es importante. Esto no solo garantiza el éxito inicial de la migración, sino que también ayuda a identificar y resolver problemas rápidamente a medida que surgen.

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Para monitorear y gestionar eficazmente sus datos, debe configurar un sistema automatizado que le alerte cuando ocurran problemas. Esto puede ser un sistema de monitoreo que detecte interrupciones o un sistema que le alerte sobre posibles riesgos de seguridad.

Además, debe crear un proceso para revisar regularmente sus datos y los sistemas en los que residen. Esto le ayudará a identificar posibles problemas de manera temprana y abordarlos antes de que se conviertan en problemas más grandes.

5. Realizar pruebas exhaustivas

Las pruebas son un paso crítico en cualquier proyecto exitoso de migración de datos. Con pruebas exhaustivas, evita introducir errores y problemas imprevistos que pueden poner en riesgo sus datos y causar demoras prolongadas en el proceso. Es importante establecer un régimen de pruebas exhaustivas para garantizar que los datos se migren de manera exitosa y precisa.

El primer paso en el proceso de prueba es realizar una prueba completa antes de la migración. Esto debe incluir todas las fuentes de datos y entornos de destino, además de validar la precisión de todos los scripts y transformaciones que utilizará durante la migración. Al hacer esto antes de iniciar el proceso de migración real, comprenderá mejor cualquier problema potencial que pueda surgir.

El segundo paso es realizar una prueba posterior a la migración. Después de completar la migración, debe revisar minuciosamente los datos migrados para asegurarse de que sean precisos y completos. Esto debe incluir validar que todos los campos se mapeen correctamente, que no se haya perdido ni corrompido ningún dato, y que todas las reglas comerciales se hayan aplicado correctamente.

Por último, deberá realizar pruebas continuas después de completar la migración. Esto garantizará que los cambios o actualizaciones realizados durante el proceso de migración no introduzcan nuevos errores en el sistema. Las pruebas continuas también ayudarán a identificar problemas de rendimiento o limitaciones de escalabilidad que puedan surgir con el tiempo.

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6. Tener una estrategia de reversión

Un plan de reversión le permite restaurar el estado original de sus datos en caso de que surjan problemas. También es esencial realizar copias de seguridad de sus datos en varias ubicaciones y probar periódicamente el proceso de restauración para confirmar que funcione correctamente. Al desarrollar su plan de reversión, considere lo siguiente:

• ¿Cuál será el mecanismo utilizado para restaurar los datos?
• ¿Usará herramientas existentes o creará las suyas propias?
• ¿Cuál es el plazo para restaurar los datos?
• ¿Con qué frecuencia probará el proceso de restauración?
• ¿Cómo manejará posibles conflictos entre versiones?
• ¿Cómo comunicará el plan a las partes interesadas?

Tener un plan de reversión integral le brindará tranquilidad y le permitirá recuperarse rápidamente de cualquier problema que pueda surgir durante el proceso de migración. También es esencial documentar todo el proceso para que las partes interesadas conozcan el plan que se está implementando.

7. Migrar a la nube

Mover datos no estructurados a la nube puede proporcionar muchos beneficios, como un aumento en el almacenamiento, ahorro de costos, escalabilidad, flexibilidad y seguridad. La migración a la nube puede ser una excelente manera de almacenar y gestionar datos no estructurados, especialmente debido a sus formatos flexibles y a los muchos proveedores de servicios administrados que pueden ayudar con la gestión de datos. Con el proveedor adecuado y las medidas de seguridad correspondientes, puede mantener fácilmente sus datos no estructurados seguros en la nube.

Pasos para migrar datos no estructurados

El objetivo de migrar datos no estructurados es almacenar y proteger adecuadamente los datos, al mismo tiempo que se facilita su acceso para los usuarios adecuados. Si no se hace correctamente, puede resultar en pérdida de datos y una ineficiencia en el nuevo sistema.

Para asegurarse de que su plan de migración sea exitoso y esté adecuadamente configurado para la migración de datos no estructurados, siga estos pasos básicos:

Analizar sus datos

Comience por identificar sus tipos de datos y determinar cuántos datos necesita migrar; esto es especialmente importante si planea mover sus datos a la nube.

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Limpiar sus datos

Una vez que haya inventariado sus datos no estructurados, deberá limpiar cualquier información innecesaria o desactualizada, de modo que los datos que está migrando sean precisos y estén actualizados. Esto incluye eliminar cualquier dato duplicado y verificar la precisión e integridad de los datos.

Establecer un plan de migración

Esto incluye comprender el alcance del proyecto, establecer un cronograma y determinar las mejores herramientas y estrategias de migración. También es importante documentar cualquier riesgo asociado con la migración.

Preparar la migración

Asegúrese de que todos los sistemas estén configurados correctamente para la migración y de que los usuarios estén adecuadamente capacitados para utilizar el nuevo sistema o plataforma. También debe considerar hacer una copia de seguridad de cualquier dato existente antes de comenzar la migración. En esta etapa del proceso, preste especial atención a sus datos no estructurados. ¿Están en un formato compatible con el nuevo sistema? ¿Qué cambios deben realizarse para prepararlos para la migración?

Realizar la migración

Ejecute el plan de migración según su cronograma. Monitoree el proceso de migración para asegurarse de que se esté llevando a cabo según lo planeado y solucione cualquier problema nuevo que surja.

Completar la migración

Revise los resultados y asegúrese de que todos los datos se hayan migrado correctamente. Con datos no estructurados o previamente no estructurados, mire de cerca. ¿Todavía tiene sentido esta data en el contexto del nuevo sistema? ¿Se ha alterado de tal manera que ya no es utilizable?

Si su equipo de datos sigue estos pasos para migrar datos no estructurados, puede esperar tener una migración que sea rápida y efectiva, sin importar los obstáculos que pueda encontrar.

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