Transformación digital y cumplimiento normativo: el éxito del Servicio Postal de EE.UU. con Veritas Technologies

El 31 de enero, Veritas Technologies, una destacada empresa de gestión de datos multicloud, fue seleccionada por el Servicio Postal de los Estados Unidos para ayudar a fortalecer su postura regulatoria y litigiosa.

Según su plan de 10 años, "Delivering for America", el Servicio Postal de los Estados Unidos continúa invirtiendo en tecnología para lograr la sostenibilidad financiera y la excelencia en el servicio. También se está invirtiendo en tecnología orientada a datos y cumplimiento para respaldar al USPS a medida que enfrenta desafíos contemporáneos como cambios regulatorios en aumento, riesgos de cumplimiento y crecientes ciberataques.

Veritas Technologies, con su historial de apoyo a muchas agencias federales de los Estados Unidos, proporcionará al Servicio Postal de los Estados Unidos y a su departamento legal herramientas para agilizar y acelerar su flujo de trabajo de descubrimiento electrónico, al tiempo que reduce el riesgo en un mundo cada vez más multicloud.

Productos de Veritas que respaldarán al USPS

El USPS otorgó un contrato de tres años a Veritas Technologies, con opciones de extenderlo a siete años y un valor máximo potencial de hasta $70 millones. Más específicamente, USPS ha elegido a Veritas para modernizar sus capacidades de cumplimiento de datos y descubrimiento con Veritas Enterprise Vault, Merge1 y la plataforma de descubrimiento electrónico Veritas.

"Estos tres productos brindarán al Servicio Postal una sólida archivado y retención automatizada de datos en todas sus fuentes de datos locales y basadas en la nube, incluidas las herramientas de colaboración en la nube, combinadas con un potente motor para realizar búsquedas a gran escala basadas en conjuntos de datos", explicó Youngquist.

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Enterprise Vault

Youngquist describió con mayor detalle la tecnología principal que Veritas utilizará para respaldar al Servicio Postal de los Estados Unidos. Veritas Enterprise Vault automatiza tres tareas cruciales dentro de las estrategias de gestión de datos: captura, archivado y localización de datos.

"Enterprise Vault puede capturar información en los canales de comunicación de una organización, mover datos desde las instalaciones hasta la nube y, al mismo tiempo, identificar información para garantizar el cumplimiento de los estándares", dijo Youngquist. "Los datos se clasifican automáticamente según las políticas de la empresa y son fácilmente localizables para el descubrimiento, supervisión, privacidad y desafíos legales".

El Veritas Enterprise Vault es especialmente útil para clientes en industrias altamente reguladas como el Servicio Postal de los Estados Unidos. Puede capturar automáticamente comunicaciones a través de correo electrónico y plataformas de mensajería y archivar esos datos cumpliendo con los estrictos requisitos reglamentarios.

Merge1

El USPS también utilizará Merge1, que encuentra todos los datos de alto riesgo, sin importar dónde se encuentren, y los archiva en un contexto de conversación completo. La solución se integra con un gran número de plataformas de comunicación, captura todos los datos relacionados con los negocios, identifica contenido de alto riesgo y aborda eficazmente los datos no conformes.

"Las organizaciones pueden utilizar Merge1 para agilizar la identificación de datos de alto riesgo, como información de identificación personal o datos financieros, para luego almacenarlos de acuerdo con las regulaciones de privacidad de datos, como el GDPR o el CPRA", agregó Youngquist.

Plataforma de descubrimiento electrónico

El tercer producto de Veritas del que se beneficiará el USPS es la plataforma de descubrimiento electrónico. La tecnología está diseñada para simplificar investigaciones y acelerar la velocidad de resolución. A través de una interfaz accesible, permite que los funcionarios de cumplimiento y el personal legal tomen decisiones basadas en datos y gestionen mejor los riesgos mientras mejoran el rendimiento.

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"La plataforma de descubrimiento electrónico puede llevar a cabo investigaciones y responder a solicitudes regulatorias para ayudar a las organizaciones", dijo Youngquist. "Utilizando la plataforma de descubrimiento electrónico, el secretario general de una empresa puede reducir el tiempo de revisión de documentos y agilizar el proceso de respuesta a consultas regulatorias, de modo que puedan dedicar más tiempo y energía a las responsabilidades diarias del departamento legal".

Servicio Postal de los Estados Unidos: desafíos y objetivos

El Servicio Postal de los Estados Unidos, en funcionamiento durante más de 240 años, enfrenta numerosos desafíos relacionados con la falta de modernización. La agencia gubernamental admite pérdidas financieras de $87 mil millones en los últimos 14 años, pero los problemas van más allá de la viabilidad económica y la toma de decisiones; USPS también enfrenta problemas crecientes cuando se trata de la modernización digital, la ciberseguridad y la gestión de riesgos en un panorama de cumplimiento en constante evolución.

En respuesta a las pérdidas y desafíos de la organización, el gobierno de los Estados Unidos aprobó la Ley de Reforma del Servicio Postal, promulgada en abril de 2022 por el presidente Joe Biden. Sin embargo, la ley, que recibió un raro apoyo bipartidista, podría quedarse corta debido a las importantes tareas pendientes. Paul Steidler, un experto en el servicio postal en el Instituto Lexington, le dijo a CNN que el proyecto de ley ayudaría a la agencia gubernamental a comprender y reducir sus costos, pero es "lamentablemente insuficiente".

Las soluciones de cumplimiento de datos y de descubrimiento electrónico son fundamentales para optimizar los gastos y los recursos, así como para mitigar riesgos, cumplir con los requisitos reglamentarios en evolución y aumentar la producción.

Veritas explica que más del 50% de los datos de una organización son datos oscuros, lo que significa que PII u otros datos sensibles que no cumplen podrían estar acechando en la nube o en los servidores de la empresa. Veritas también añade que los datos oscuros cuestan un promedio de $26 millones en gastos de almacenamiento anuales y representan un riesgo significativo para los esfuerzos de cumplimiento.

Plan de 10 años del USPS

A pesar de los desafíos y las posibles insuficiencias, el Servicio Postal de los Estados Unidos continúa enfocándose en su plan de 10 años, que incluye más de $40 mil millones en inversiones de capital. Bajo el plan, se asignarán $2 mil millones a tecnología, incluidas actualizaciones de los principales sistemas de IT.

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"Estas inversiones nos permitirán modernizar el Servicio Postal, asegurarnos de que podamos adaptarnos a las necesidades cambiantes de nuestros clientes, brindar excelentes servicios tanto para nuestro correo como para nuestros productos paquetes y cumplir nuestra misión de servicio universal", dijo un representante de USPS.

Cumplimiento de datos en el sector público

A medida que la Ley Estadounidense de Privacidad y Protección de Datos gana impulso y se refinan regulaciones como el CPRA, las organizaciones públicas y privadas están reforzando sus esfuerzos de cumplimiento y gestión de datos. La inclusión de la gestión de datos en las operaciones de las agencias gubernamentales también presenta un conjunto único de condiciones y casos de uso específicos que no surgen en el sector privado.

"Aunque las agencias federales comparten muchos de los mismos desafíos y oportunidades en la gestión de datos que las empresas, trabajar con agencias federales es diferente debido a los estrictos procesos, procedimientos y regulaciones del gobierno", explicó Youngquist.

Veritas aporta una amplia experiencia a la mesa después de respaldar varios "entornos de datos gubernamentales complejos y heterogéneos".

"Esto incluye el 100% de las agencias de nivel de gabinete federal, como el Departamento de Defensa de los Estados Unidos, el Departamento de Energía de los Estados Unidos, el Departamento de Justicia de los Estados Unidos, el Departamento de Transporte de los Estados Unidos y muchas otras organizaciones del sector público, incluida la Marina de los Estados Unidos", explicó Youngquist.

El programa de cumplimiento de productos del sector público de la empresa permite a las agencias trabajar sin problemas.

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"Aunque no podemos hablar en nombre del USPS, en nuestra experiencia, las organizaciones del sector público de nuestro país están muy centradas en cumplir con sus misiones, lo que resulta en una gran cantidad de datos para gestionar", dijo Youngquist. "Además de cumplir con otros requisitos críticos de seguridad de datos, las herramientas de Veritas automatizan y agilizan los procesos de captura, retención y descubrimiento para esta avalancha de datos".

Las agencias gubernamentales de los Estados Unidos continúan invirtiendo en transformación digital para satisfacer las demandas y problemas específicos del sector. Al recurrir a soluciones impulsadas por datos y automatización en un esfuerzo por modernizar y aprovechar las plataformas de cumplimiento de datos y descubrimiento electrónico, el Servicio Postal de los Estados Unidos se está posicionando para una importante fase de transformación y modernización digital.

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