Microsoft Excel se integra con Dataverse para gestionar y compartir datos de forma más eficiente

Microsoft Excel es la herramienta original de bajo código, pero los datos y la lógica empresarial en una hoja de cálculo de Excel no se gestionan ni se comparten necesariamente con otros usuarios empresariales, por lo que no es algo que se pueda reutilizar fácilmente fuera de esa hoja de cálculo. Los datos en la plataforma de datos utilizada por la Power Platform de Microsoft, Dataverse, son más completos: existe metadatos que etiqueta objetos empresariales como direcciones de correo electrónico, facturas y números de pedido con detalles de lo que debería haber en ellos y qué hacer con ellos, además de admitir lógica empresarial, autorización, inteligencia y analíticas.

Índice de contenidos:

• Herramienta que da a los datos de Excel un nuevo hogar en Dataverse
• Nuevas herramientas impulsadas por IA en Dataverse
• Cómo los desarrolladores de baja codificación pueden utilizar Power Fx con Dataverse
• Uso de SQL con Dataverse
• Seguridad de los datos a través de Microsoft Dataverse

Herramienta que da a los datos de Excel un nuevo hogar en Dataverse

La generativa IA Power Apps Copilot ya se puede utilizar para crear aplicaciones en Microsoft Dataverse al describir en lenguaje natural lo que un usuario desea que haga la aplicación. Por ejemplo, pueden pedirle a Copilot que agregue más pantallas, controles y funciones a medida que surgen más ideas.

Excel to App es una nueva herramienta en versión preliminar que ayuda a los usuarios a importar los datos que ya tienen en hojas de cálculo. Hace exactamente lo que su nombre sugiere: los usuarios pueden arrastrar y soltar datos no estructurados desde Excel - o darle a Copilot un enlace al archivo - y la Power Platform lo analizará, enriquecerá con la información adicional que necesite Dataverse y lo convertirá en una aplicación, explicó Nirav Shah, vicepresidente de Dataverse en Microsoft, a Newsmatic antes del evento Microsoft Build. En la conferencia de desarrolladores Build, Microsoft está anunciando una variedad de nuevas herramientas y servicios impulsados por IA.

"Debido a que está habilitado para Power Apps Copilot, está inferiendo cuál debe ser la estructura de la tabla, cómo se debe llamar, cuáles son las descripciones, cuáles son las columnas que deben existir y los tipos de datos de esas columnas", dijo Shah. "Para las enumeraciones (que son listas de valores posibles), incluso genera automáticamente los valores para el conjunto de opciones en el esquema de Dataverse".

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Darle a todos esos datos de Excel un nuevo hogar en Dataverse es excelente para la gobernanza de datos.

"Tomar esos datos no administrados y ciudadanos que existen en toda la empresa y convertirlos en un backend en la nube completamente administrado, estructurado, con políticas de autorización, gobernanza y seguridad completa que pueda adaptarse a las necesidades comerciales puede ayudar a aliviar la TI en la sombra que existe en toda la empresa", señaló Shah.

Las nuevas tablas elásticas en Dataverse pueden manejar grandes volúmenes de datos no relacionales, incluso ingestar decenas de millones de filas por hora.

Las empresas ya utilizan herramientas para encontrar hojas de cálculo de Excel "load-bearing" en las que los usuarios empresariales dependen. Ahora pueden alentarlos a llevar esos datos críticos a Dataverse, donde el equipo de TI puede hacer copias de seguridad, versiones y administrarlos, y otros usuarios empresariales pueden aprovecharlos. Pero Shah sugiere que los usuarios individuales también querrán llevar sus datos de Excel a la Power Platform para poder utilizar las herramientas allí, como el lenguaje natural para construir la interfaz de usuario de su aplicación.

"Creemos que esto va a eliminar mucha fricción", dijo Shah. "Proporciona a las personas que realizan tareas de productividad personal (en Excel) un camino a seguir para ver el arte de lo posible con la riqueza que Dataverse en la Power Platform puede brindarles".

"Dataverse es el backend nativo que está interconectado en toda la Power Platform y está haciendo la transición desde Excel, toda la riqueza y capacidades que tenemos en el resto de la Power Platform. El hecho de que puedas hacer esto en menos de un minuto realmente elimina las barreras para que los desarrolladores comiencen a aprovechar cada vez más esas capacidades dentro de Dataverse sobre esos datos".

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Nuevas herramientas impulsadas por IA en Dataverse

Los datos en Excel pueden ser fáciles de trabajar para los usuarios individualmente, pero llevarlos a Dataverse los conecta a una gama de nuevas herramientas impulsadas por IA.

Chatbots de Power Virtual Agent

Una vez que los datos están en Dataverse, están disponibles para que los chatbots de Power Virtual Agents los utilicen, incluidos los bots de Teams que los usuarios pueden hacer ahora. Si un usuario mantiene una lista de activos de hardware de la empresa, como proyectores, en Excel y los lleva a Dataverse en su lugar, podrían formar parte de un chatbot de incorporación que ayude a los nuevos empleados a descubrir cómo hacer las cosas, junto con las herramientas oficiales de recursos humanos de la empresa.

Esos bots pueden utilizar el servicio Azure Open AI para comenzar a responder preguntas para las cuales el creador original del bot no los diseñó. Por ejemplo, si alguien agrega auriculares de realidad virtual y HoloLens a la lista de hardware, pueden indicarle a Copilot que los incluya en la aplicación, y el bot podría responder preguntas sobre ellos sin que el autor del bot agregue esos detalles manualmente.

Teams Toolkit para Visual Studio y Visual Studio Code

El Teams Toolkit para Visual Studio y Visual Studio Code simplifica la creación de aplicaciones para Teams que utilizan Adaptive Cards como la interfaz dentro de Teams. Junto con los complementos ChatGPT que Bing está estandarizando para su chat de IA y los conectores Power Platform, las extensiones de mensajes de Teams que se pueden crear con el Teams Toolkit funcionarán como complementos para Microsoft 365 Copilot, las herramientas de IA que llegarán a las aplicaciones y servicios de Office, que tendrán acceso a los datos de Dynamics 365 y Power Platform almacenados en Dataverse.

Si hay una tarea que necesitas realizar con la suficiente frecuencia como para automatizarla específicamente, puede tener sentido crear una aplicación en Power Apps para hacerlo. O una vez que los datos están en Dataverse, puede ser más fácil simplemente pedirle a Copilot que proporcione una actualización de estado de las mejores oportunidades de venta o una lista de los problemas de los clientes más populares de la última semana. Pero los usuarios no tienen que elegir, ya que las aplicaciones hechas con Power Apps Copilot tienen a Copilot en ellas, por lo que pueden pedirle a Copilot que haga cosas dentro de la aplicación.

Herramientas de higiene de datos

Ahora que es tan fácil utilizar los datos en Dataverse para IA, es vital que estén limpios, completos y correctos. Esto significa que deben tener detalles completos de los clientes sin líneas faltantes en las direcciones y todos los detalles correctos en una factura. Las nuevas herramientas de higiene de datos impulsadas por IA en Dataverse realizan la deduplicación y la validación inteligente de datos para objetos como direcciones de correo electrónico y URL, así como direcciones físicas.

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"Dataverse tiene el modelo de datos semántico con un conocimiento más profundo de cuál es el valor implícito de los datos para correos electrónicos y direcciones porque esos son tipos de datos concretos, por lo que puede proporcionar automáticamente una riqueza mucho mayor en términos de validación de datos", dijo Shah.

Limpiar y normalizar los datos es algo que los usuarios empresariales podrían no pensar en hacer, por lo que tenerlo incorporado en la plataforma les ayudará a obtener mejores resultados.

"Queremos simplificarlo y hacerlo más llave en mano para que los desarrolladores puedan obtener datos de mayor calidad en el sistema, de modo que los conocimientos, las aplicaciones y los procesos empresariales proporcionen tanto valor como sea posible para los usuarios finales de las aplicaciones y los procesos que los desarrolladores están construyendo sobre el sistema", señaló Shah.

Cómo los desarrolladores de baja codificación pueden utilizar Power Fx con Dataverse

Los desarrolladores de baja codificación también pueden utilizar el lenguaje Power Fx, que les resultará familiar a quienes hayan creado funciones de Excel, para escribir sus propias validaciones personalizadas para acciones instantáneas o bajo demanda, o para crear otros complementos reutilizables para la lógica empresarial y las reglas de Dataverse con desencadenadores y acciones que funcionen con conectores de Power Platform y APIs web.

"Estas son una forma de baja codificación de desarrollar lógica empresarial e incorporarla en el sistema sin tener que realizar un desarrollo completo de .NET", dijo Shah. "Puede activarse cuando se crean o actualizan registros específicos dentro del sistema y luego orquestrar lo que desee que suceda utilizando Power Fx para llamar a otras APIs dentro de Dataverse para interactuar con otros datos en el sistema o invocar cualquiera de nuestros más de mil conectores de Power Platform (a otras fuentes de datos) para orquestar esa lógica o incluso crear nuevas APIs utilizando Power FX y después exponerlas como capacidades que se pueden aprovechar desde cualquier cosa construida sobre Dataverse".

Esto podría enviar un correo electrónico a los clientes agradeciéndoles por sus pedidos o replicar cualquier otra acción que los usuarios podrían realizar con un procedimiento almacenado de SQL, pero hacerlo directamente desde Dataverse, en lugar de necesitar saber cómo programar una base de datos de SQL.

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Los usuarios ya pueden crear lógica empresarial personalizada en eventos y acciones en Dataverse, pero esto simplifica la creación de esa lógica sin tener que hacer mucho trabajo de desarrollo personalizado.

"Hemos eliminado muchas barreras de entrada y hemos facilitado y mejorado la capacidad de componer todos los bloques de construcción que ya existen dentro del sistema", continuó Shah. "Está aprovechando el contexto que tenemos dentro del entorno y los modelos de datos para que sea más fácil y rápido para los desarrolladores agregar esa lógica empresarial en el sistema".

Uso de SQL con Dataverse

Dataverse es mucho más que una base de datos SQL, pero los desarrolladores que ya saben cómo usar SQL para escribir consultas para explorar, filtrar, agregar, ordenar, unir y agrupar datos pueden utilizar el nuevo editor de SQL basado en web en Power Apps Studio para ejecutar esas consultas de SQL contra las tablas de Dataverse.

Esto es útil porque significa que los desarrolladores de bases de datos existentes no tienen que aprender una nueva forma de consultar datos, pero la misma tecnología también es la forma en que los diferentes Microsoft Copilots pueden trabajar con los datos de Dataverse.

"Detrás de escena, lo que estamos haciendo es transformar la consulta desde una representación lógica que se manifiesta a través de los metadatos en Dataverse en el almacenamiento físico que tenemos dentro de Dataverse", explicó Shah. "También es un componente clave de cómo soportamos muchos de los escenarios de Copilot construidos sobre Dataverse.

"La capacidad de tomar lenguaje natural y traducirlo en una consulta estructurada que puede ejecutarse en el contexto del usuario, con su seguridad y las reglas de autorización que le aplican, para poder responder a esas consultas en lenguaje natural para Power App Copilot y otros Copilots en el ecosistema de Microsoft, en el fondo, está impulsada por nuestro soporte para consultas SQL sobre Dataverse".

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Nuevamente, esto ayuda a los desarrolladores experimentados a trabajar más rápido, sugirió Shah.

"Los desarrolladores profesionales no tienen que construir y poner todas esas piezas juntas por sí mismos", dijo Shah. "Debido a que tenemos esa comprensión, porque tenemos esa conectividad nativa con el ecosistema más amplio de Power Platform, podemos conectar automáticamente los puntos, para que puedan crear estas experiencias de Copilot específicas de la aplicación de manera llave en mano y obtener ese valor a sus usuarios de manera más rápida y sencilla que pasando tiempo en construir ese andamiaje por sí mismos".

Seguridad de los datos a través de Microsoft Dataverse

Dado que hay muchos datos importantes en Dataverse, las organizaciones pueden estar buscando opciones de seguridad adicionales. Si un usuario administra sus propias claves de cifrado en Azure Key Vault, ahora pueden usar esta opción de traer su propia clave con Dataverse. También pueden limitar el acceso según la dirección IP casi en tiempo real con un nuevo firewall de IP que permite al equipo de seguridad elegir el rango de IP desde el que los usuarios pueden conectarse.

Si alguien intenta realizar acciones sensibles, como eliminar su cuenta, lo que podría ser legítimo pero también podría sugerir que su cuenta ha sido tomada por un atacante, la evaluación continua de acceso de Azure Active Directory examina cómo se autentica la cuenta y desde dónde se está conectando. Si un usuario se mudó a una dirección IP diferente al ir a casa o su máquina muestra que se está conectando desde un lugar desconocido, y no está en el rango de IP permitido, su solicitud será bloqueada, aunque ya haya iniciado sesión y normalmente se le permitiría hacerlo.

"Las fuerzas de trabajo son más remotas y híbridas y se mueven por el mundo de formas en las que históricamente no lo han hecho", señaló Shah. "Si no quieres que los usuarios se conecten desde una cafetería en la calle o quieres mantenerlos en tu red corporativa, el firewall de IP proporciona un mecanismo, otra capacidad de defensa en profundidad, para que las personas aseguren su infraestructura y protejan su activo más preciado, que son sus datos".

La política de lo que los usuarios pueden hacer con esos datos puede ser diferente según el departamento en el que trabajen, y ahora puede cambiar según la ubicación en la que estén trabajando.

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