Cómo crear una lista desplegable en Excel para filtrar datos por región

Nota: Este método solo funciona con conjuntos de datos en forma de matriz. En este artículo, te mostraré la técnica más sencilla, pero no es la única. Si buscas en Google, encontrarás soluciones complejas y a veces incluso confusas. Una vez que terminemos, verás que esta solución no es perfecta, pero es muy fácil de implementar. Si no te funciona, prueba a utilizar controles de lista desplegable incrustados en lugar de la función de lista desplegable de Excel.

Figura A muestra un sencillo conjunto de datos en forma de matriz que enumera los representantes en cada una de las cuatro regiones. (Observa que la lista de regiones está en orden alfabético de izquierda a derecha, esta es la única limitación real de esta técnica). Aparecen los representantes para cada región y algunos de ellos aparecen más de una vez. Hice esto a propósito porque no afecta a la técnica.

Necesitamos dos listas desplegables de Excel. La primera lista desplegable de Excel establecerá la condición, es decir, la región. La segunda lista desplegable de Excel mostrará los representantes de esa región. A continuación, se muestran las etiquetas y el formato necesarios para crear las listas desplegables de Excel.

Para crear la lista de regiones, sigue estos pasos:

• Selecciona la celda H2.
• Haz clic en la pestaña Datos y luego en Validación de datos en el grupo Herramientas de datos.
• En la lista Permitir, elige Lista.
• En el cuadro Origen, introduce (o selecciona) $B$2:$E$2 (Figura B).
• Haz clic en Aceptar.

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Una vez que hayamos creado la lista desplegable condicional, es hora de crear la lista desplegable dinámica que muestra solo los representantes de la región seleccionada. Por ejemplo, si seleccionas "Sur" en la lista desplegable condicional, la segunda lista mostrará a Mary y Mike. Ahora, creemos la segunda lista desplegable:

• Selecciona la celda H3 y repite los pasos anteriores hasta el paso 3.
• En el cuadro Origen, introduce =Región!$H$2 (Figura C). La fórmula hace referencia a la lista desplegable condicional en la celda H2.
• Haz clic en Aceptar.

Figura C tiene espacio para cuatro elementos porque la lista contiene espacios en blanco. Si eliminaras a Mary, la primera línea estaría en blanco, la segunda línea mostraría a Mike y la tercera y cuarta líneas seguirían en blanco. Esto es algo con lo que tendrás que vivir si optas por una solución sencilla. Para la mayoría de nosotros, las dos listas desplegables funcionan lo suficientemente bien.

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