Cómo utilizar diferentes vistas y ajustes de zoom en Excel para optimizar tu experiencia

Puede que trabajes con Microsoft Excel principalmente en la vista normal con el nivel de zoom predeterminado, que muestra un número limitado de filas y columnas en la pantalla en un punto determinado, pero Excel ofrece una variedad de otras vistas que pueden ayudarte a ver más o menos de tu hoja de cálculo. Por ejemplo:

Opciones de zoom

• Puedes hacer zoom hacia adentro o hacia afuera a un porcentaje específico o seleccionar una parte de tu hoja de cálculo e hacer zoom en esa selección.
• También puedes desactivar la barra de fórmulas, las líneas de cuadrícula y los encabezados para hacer más espacio para tus datos.
• Puedes ver cómo se imprimirá tu hoja de cálculo entrando en el modo de vista previa de salto de página o el modo de diseño de página.
• Incluso puedes crear tus propias vistas personalizadas para aplicar ciertos ajustes de visualización e impresión y luego cambiar entre esas vistas diferentes.

Para este artículo, estoy utilizando Excel desde una suscripción de Office 365, pero las funciones que describo son accesibles en otras versiones de Excel.

Cómo utilizar las diferentes vistas

Para comenzar, abre Excel y abre una hoja de cálculo, preferiblemente una con más filas y/o columnas de las que puedes ver en la pantalla al mismo tiempo. Probablemente ya estés familiarizado con la herramienta de zoom, pero repasemos las opciones aquí. Haz clic en la pestaña de Vista para mostrar la cinta de opciones de vista. Haz clic en el botón de 100%. Dependiendo de tu vista actual, esto te hará hacer zoom hacia adentro o hacia afuera. En mi caso, la vista estaba configurada al 150%, por lo que cambiar a 100% mostró más de mi hoja de cálculo en la pantalla (Figura A).

Figura A

A continuación, puedes cambiar a un nivel de zoom específico. Haz clic en el botón de zoom. Puedes elegir cualquiera de los valores predeterminados o escribir tu propio número personalizado. Selecciona un valor y haz clic en Aceptar. También puedes hacer zoom a una selección. Esto puede ser útil para limitar tu vista solo a las filas y columnas que necesitas ver. Selecciona un área específica de la hoja de cálculo y luego haz clic en el botón de Hacer zoom a la selección (Figura B).

Figura B

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Puedes desactivar ciertos elementos de la pantalla para cambiar la apariencia de tu hoja de cálculo o ver más de tus datos. En la sección Mostrar de la cinta de opciones de Vista, desactiva las líneas de cuadrícula para darle a tu hoja un aspecto más abierto. Desactiva la barra de fórmulas si no necesitas agregar más fórmulas a la hoja. Desactiva los encabezados para eliminar los encabezados de tus filas y columnas (Figura C).

Figura C

Evaluar cómo se imprimirá tu hoja de cálculo es un desafío cuando estás en la vista normal; otras dos vistas ofrecen una mejor vista previa. En la sección de Vistas de libro de la cinta de opciones de Vista, haz clic en el botón de Diseño de página para ver cuántas páginas impresas tomará tu hoja de cálculo. Haz clic en el botón de Vista previa de salto de página para ver cómo se verán las páginas cuando se impriman. En ambas vistas de Diseño de página y Vista previa de salto de página, puedes usar las herramientas de zoom para hacer zoom hacia adentro o hacia afuera y activar o desactivar las líneas de cuadrícula, la barra de fórmulas y los encabezados (Figura D).

Figura D

A continuación, puedes crear vistas personalizadas. Con una vista personalizada, puedes establecer ciertos ajustes de visualización e impresión, como no mostrar líneas de cuadrícula o encabezados, márgenes específicos y una vista de libro de trabajo específica. Luego, guarda esa vista para poder aplicarla fácilmente a tu hoja de cálculo. Incluso puedes crear múltiples vistas. Para probar esto, realiza algunos cambios en una hoja de cálculo. Desactiva las líneas de cuadrícula y los encabezados. Establece márgenes específicos. Crea un encabezado o pie de página. Cambia la vista de Normal a Diseño de página. En el menú de Vista, haz clic en el botón de Vistas personalizadas. En la ventana de Vistas personalizadas, haz clic en Agregar. Crea un nombre para esta vista y haz clic en Aceptar (Figura E).

Figura E

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Ahora, revierte todos los cambios que realizaste. Activa nuevamente las líneas de cuadrícula y los encabezados. Restablece los márgenes. Elimina o cambia el encabezado o pie de página. Regresa a la vista Normal. Haz clic en el botón de Vistas personalizadas. Asegúrate de que se resalte la vista que creaste. Haz clic en Mostrar, y todos los ajustes que creaste para esa vista se aplicarán a tu hoja de cálculo nuevamente (Figura F).

Figura F

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