Programas de gobernanza de datos: la clave para el éxito empresarial en la era del big data

Los programas de gobierno de datos están recibiendo cada vez más atención en el mundo empresarial, especialmente en las industrias que dependen mucho de los grandes volúmenes de datos. Muchos negocios dependen de activos precisos y bien gestionados que incluyen tecnología de la información, datos empresariales, confidenciales o personales.

La cantidad de conjuntos de datos a los que los empleados, socios, proveedores y clientes necesitan acceder y utilizar regularmente sigue creciendo de manera exponencial. A medida que más datos entran en juego, las empresas se están dando cuenta de que es necesario contar con un plan que les ayude a gestionar estos datos. Como resultado, se están creando y optimizando programas de gobierno de datos para satisfacer las necesidades futuras de las empresas.

¿Qué es un programa de gobierno de datos?

Un programa de gobierno de datos incluye las mejores prácticas, políticas y procedimientos que protegen la confidencialidad e integridad de los datos de una empresa. Este tipo de programa establece estándares y procedimientos para capturar, almacenar, gestionar, analizar y compartir datos empresariales a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación. Al definir estas reglas y pautas a través de un programa de gobierno de datos, las empresas reducen el riesgo de violar las leyes de privacidad y, al mismo tiempo, aumentan la satisfacción del cliente.

¿Por qué son necesarios los programas de gobierno de datos?

Los programas de gobierno de datos son necesarios para garantizar que todos los datos organizativos estén controlados y optimizados en cuanto a seguridad, accesibilidad y uso adecuado. Este tipo de programa proporciona un marco que establece los roles y responsabilidades de los empleados que trabajan regularmente con datos.

Los programas de gobierno de datos abordan la necesidad de controlar y gestionar los datos de una empresa, lo cual tiene varios propósitos más allá de las mejores prácticas de los empleados: protección de la propiedad intelectual de una empresa, cumplimiento de los requisitos legales y establecimiento de estándares de seguridad comunes. Sin programas de gobierno de datos, las inconsistencias en los datos pueden llevar a la pérdida de tiempo y dinero a medida que se dedican recursos a reconciliar datos inexactos.

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El gobierno de datos elimina los silos de datos empresariales al centrarse en cómo fluyen los datos a través de una organización. La implementación de políticas en diferentes departamentos puede mejorar la efectividad de la colaboración en equipo, al tiempo que aumenta la transparencia y la confianza de los empleados.

Para establecer un programa de gobierno de datos exitoso, las empresas deben identificar sus necesidades específicas para poder crear procesos de acuerdo con esas necesidades. La base de cualquier buen programa de gobierno de datos comienza por mapear qué información se está recopilando, dónde se almacena y cómo se comparte.

¿Quiénes participan en el proceso de gobierno de datos?

Los roles y responsabilidades involucrados en un programa de gobierno de datos varían entre diferentes organizaciones, especialmente dependiendo de los tipos de datos que se estén gestionando. Estos son algunos de los roles y responsabilidades más comunes para los programas de gobierno de datos.

Director de datos

El director de datos es una autoridad de alto nivel en el proceso de gobierno de datos que ayuda a establecer políticas, estrategias y planes para toda la organización.

Gerente de gobierno de datos y equipo

Los equipos de gobierno de datos son responsables de establecer procesos y herramientas que permitan el acceso, uso, almacenamiento, retención, transferencia y eliminación de datos a través de límites organizativos. El gerente de gobierno de datos, que a veces también ejerce como director de datos, lidera las operaciones diarias del proceso de gobierno de datos de una organización. Las responsabilidades operativas incluyen el cumplimiento de las regulaciones de privacidad pertinentes.

Comité de gobierno de datos

Un comité de gobierno de datos está compuesto principalmente por ejecutivos de negocios y otros propietarios de datos. Este comité supervisa el proceso de implementación. Además, ayuda a establecer procedimientos y planes de contingencia para violaciones de seguridad, continuidad del negocio y recuperación ante desastres.

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Encargado de datos

Los encargados de datos supervisan la calidad de los elementos de datos individuales, garantizando su validez y exactitud en diversos proyectos de la empresa. El objetivo de un encargado de datos es garantizar que las necesidades de datos se identifiquen al comienzo de un proyecto para mantener la calidad a lo largo de las fases de desarrollo, prueba, implementación y evaluación.

¿Cómo se establece un programa de gobierno de datos?

No existe una solución única para establecer un programa de gobierno de datos. Para evitar problemas comunes, considere estas mejores prácticas al configurar su programa de gobierno de datos.

Determinar roles y responsabilidades de gobierno de datos

Integrar el gobierno de datos en el núcleo de una organización a menudo comienza asegurando que los gerentes clave sepan cuáles son sus responsabilidades. Los líderes que interactúan regularmente con los datos de la empresa deben comprender cómo y cuándo se deben tomar decisiones que afecten a los datos. También deben conocer y cumplir las políticas de la empresa en materia de seguridad y acceso a los datos.

Identificar líderes de gobierno de datos y crear procedimientos y documentación relacionada con el acceso a los datos ayuda a las empresas a optimizar sus programas de gobierno de datos a un nivel más detallado y a mejorar el cumplimiento de los datos en todos los niveles de la organización.

Identificar y priorizar los datos existentes

Antes de crear nuevos programas de gobierno de datos, es importante identificar y priorizar los datos existentes. Empiece haciendo las siguientes preguntas:

• ¿Qué hace estos datos por la empresa?
• ¿Quiénes están involucrados en este proyecto?
• ¿Cómo se organizan y gestionan actualmente estos datos?

Muchas organizaciones comienzan a gestionar los grandes volúmenes de datos asignando la responsabilidad de funciones específicas a partes interesadas individuales. Una vez recopilada toda la información relevante, queda claro quién es responsable de qué subconjuntos de datos.

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Este enfoque tiene algunas ventajas, ya que otorga a los empleados la propiedad de su parte de los datos. También tiene sentido cuando una sola persona o departamento supervisa determinados tipos de datos o elementos dentro del modelo general de arquitectura de datos empresariales de una organización.

Preparar y transformar los metadatos

La implementación de programas de gobierno de datos generalmente implica la preparación, transformación y gestión de metadatos.

La preparación de datos es el proceso de limpiar y validar los datos para cumplir con los estándares de calidad, unicidad y completitud de los datos. Las transformaciones implican cambios en la estructura o contenido de los datos almacenados dentro de una organización para hacerlos disponibles para ciertas funciones y procesos empresariales.

La gestión de metadatos incluye la creación de plantillas que ayudan a definir casos de uso específicos, propósitos y formatos necesarios para acceder a los datos; los catálogos de datos son el repositorio de metadatos más importante para los programas de gobierno de datos. Almacenan información sobre los datos empresariales, incluido su origen, procedencia y estado de propiedad, lo que permite a las organizaciones determinar si cumplen sus políticas sobre quién puede acceder a qué datos.

Establecer políticas exhaustivas de uso de datos

Las políticas de datos son componentes importantes de los programas de gobierno de datos que ayudan a las empresas a obtener ideas basadas en datos e inteligencia empresarial. Pero antes de que un comité de gobierno de datos pueda establecer políticas de gobierno de datos, debe haber consenso sobre los objetivos de gobierno de datos de una empresa. Cuando se establecen metas claras, resulta más fácil crear políticas de gobierno de datos que se alineen con esas metas.

Las políticas deben cubrir las leyes de protección de datos, como el GDPR o la HIPAA, que exigen que los datos recopilados se almacenen de manera segura y no se compartan sin el consentimiento explícito y documentado.

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Evaluar los riesgos de los datos

Evaluar los riesgos significa comprender cómo un evento interno o externo puede afectar la capacidad de una organización para utilizar sus activos digitales de manera efectiva. Una variedad de errores por parte de los usuarios y acciones maliciosas podrían afectar el riesgo.

Al crear un programa de gobierno de datos, asegúrese de evaluar todos los tipos de riesgos de los datos. Los profesionales de datos deben saber qué información personal se está recopilando y almacenando, dónde se almacena y los factores de seguridad y encriptación de datos. También deben estar familiarizados con los posibles problemas relacionados con los datos en situaciones imprevistas, como violaciones de datos o desastres naturales. Tomar nota de estos factores ayudará a las empresas a crear políticas que prevengan o mitiguen escenarios de riesgo.

Invertir en personas y procesos

La mejor manera de garantizar el éxito de un programa de gobierno de datos es invertir en personas y procesos. Capacitar a los responsables de los datos y a los equipos de gobierno de datos significa brindarles el apoyo que necesitan para gestionar los datos existentes y realizar cambios efectivos en la gestión de datos.

Los responsables de los datos y los profesionales son los actores clave en cualquier programa de gobierno de datos exitoso. Los controles técnicos que las empresas implementan ofrecen un valor limitado si no hay un operador experto que pueda auditar y hacer cumplir las políticas, los procedimientos y las reglas de gobierno establecidas.

Además de contar con expertos en datos bien capacitados, es importante dedicar tiempo al desarrollo de procesos efectivos. La automatización de procesos ayudará a las organizaciones a ahorrar tiempo y esfuerzo, pero la cantidad de intervención humana necesaria variará según la cantidad de procesos que una organización pueda o esté dispuesta a automatizar.

Adaptación de los programas de gobierno de datos a las necesidades empresariales futuras

Al igual que cualquier otro proyecto con metas ambiciosas, desarrollar un marco de gobierno de datos efectivo no es algo que suceda de la noche a la mañana. Se necesita tiempo para reunir al equipo, identificar brechas críticas, definir objetivos e implementar soluciones.

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Las empresas deben contar con un liderazgo sólido desde arriba hacia abajo, incluidos altos ejecutivos y profesionales de datos que sean plenamente conscientes de sus roles y responsabilidades. Y para que un programa de gobierno de datos exitoso siga siendo exitoso, las empresas deben medir el progreso en el camino para saber qué funciona y qué no.

El gobierno de datos es un proceso continuo y debe actualizarse para cumplir con los estándares y necesidades empresariales en evolución. A medida que las industrias cambian la forma en que utilizan y gestionan los datos, las empresas deberán adaptar sus programas de gobierno de datos para estar a la altura de sus competidores impulsados ​​por los datos.

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