Consejos para mejorar la utilidad a largo plazo de tus archivos

Hoy en día, casi todas las organizaciones archivan al menos parte de sus datos. Algunos lo hacen para cumplir con las regulaciones federales, mientras que otros utilizan el archivado para facilitar sus requisitos internos de negocio. Sin importar la razón por la cual una organización archive sus datos, el proceso puede resultar más complicado de lo que parece. A diferencia de una copia de seguridad típica, los archivos deben poder resistir la prueba del tiempo. Dado el rápido desarrollo de la tecnología de la información, lograr la longevidad puede ser un gran desafío. La siguiente lista de consideraciones te ayudará a mejorar la utilidad a largo plazo de tus archivos.

1: Medio de almacenamiento

Lo primero que debes tener en cuenta es el medio de almacenamiento que utilizas para tus archivos. Dado que se almacenarán durante largos períodos de tiempo, debes elegir un tipo de medio que dure tanto como lo dicte tu política de retención.

Las cintas tienden a desmagnetizarse con el tiempo, lo que puede provocar la pérdida de datos. Como resultado, las cintas se clasifican según su durabilidad. Una cinta de buena calidad debería durar 10 años o más. En contraste, los medios de almacenamiento ópticos durarán indefinidamente.

2: Dispositivo de almacenamiento

Otra consideración importante es si el dispositivo de almacenamiento que estás utilizando para tus archivos será accesible dentro de unos años. Por ejemplo, hace 15 años, almacenaba mis archivos en discos Zip. Fueron una buena elección en ese momento porque eran relativamente económicos y podías almacenar hasta 100 MB de datos en un solo disco.

Hoy en día, sin embargo, los discos Zip prácticamente han desaparecido. Aunque todavía conservo mi antigua unidad de Zip, se conecta a una PC a través de un puerto paralelo. Al igual que las unidades Zip en sí, los puertos paralelos también se han vuelto obsoletos, por lo que no puedo leer los datos de los discos Zip.

Desafortunadamente, no hay forma de predecir qué tipos de dispositivos de almacenamiento perdurarán. Aun así, es importante intentar elegir aquellos que tengan la mejor posibilidad de ser compatibles a largo plazo.

Diferencias entre almacenamiento a nivel de bloque y a nivel de archivo: Cuál elegir

3: Revisar archivos antiguos

De manera similar, tus políticas de archivo, así como los mecanismos de almacenamiento que utilizas para archivar datos, seguramente cambiarán con el tiempo. Por lo tanto, asegúrate de revisar tus archivos al menos una vez al año para ver si es necesario migrar algo a un medio de almacenamiento diferente.

Por ejemplo, hace unos 10 años me di cuenta de que los discos Zip estaban desapareciendo, por lo que trasladé todos mis archivos a CD. Hoy en día, almaceno la mayoría de mis archivos en DVD, pero como las unidades de DVD modernas también leen CDs, no he tenido que mover mis archivos extremadamente antiguos de CD a DVD.

4: Usabilidad de los datos

Uno de los principales problemas que he visto en el mundo real es el almacenamiento de datos archivados en un formato obsoleto. Por ejemplo, hace algunos años ayudé a alguien a restaurar unos archivos de documentos que se habían archivado a principios de la década de 1990. Aunque pude recuperar los datos relativamente fácilmente, los documentos habían sido creados con una aplicación llamada PFS Write. El formato de archivos de PFS Write era ampliamente compatible a fines de los años 80 y principios de los 90, pero en la actualidad no existen aplicaciones que puedan leer esos archivos.

Para evitar situaciones como esta, puede ser útil archivar no solo los datos, sino también copias de los medios de instalación de las aplicaciones que crearon los datos. Si utilizas este enfoque, no olvides también archivar copias de las licencias necesarias.

5: Redundancia

Cuando los datos están listos para ser trasladados a los archivos, muchas organizaciones simplemente escriben los datos en cinta y luego almacenan la cinta en un lugar seguro. El problema es que la cinta a menudo es la única copia de los datos archivados.

En una ocasión, trabajé para una organización cuya práctica estándar era escribir sus archivos en cintas y almacenarlas en una bóveda a prueba de incendios. La bóveda era de buena calidad y las cintas sobrevivieron incluso a una inundación, a pesar de que la bóveda estuvo sumergida durante unos días. Un par de años después, la organización necesitaba restaurar algo de una de las cintas de archivo, solo para descubrir que la cinta estaba dañada. Mi punto es que incluso los sistemas más elaborados para proteger las cintas no pueden evitar problemas tan simples como una cinta defectuosa. Tu única defensa contra este tipo de situaciones es la redundancia de datos.

Diferencias entre discos SAS

6: Archivado selectivo

Considera qué debes archivar. Es cierto que deseas archivar tus datos, pero no todos los datos son igual de importantes. Por ejemplo, probablemente quieras archivar tus registros financieros indefinidamente, pero ¿es realmente necesario conservar los registros de tus llamadas telefónicas por toda la eternidad? Determina qué tipos de datos están presentes en tu organización y cuál es la vida útil útil de cada tipo de dato. Luego, diseña tu política de archivado en función de eso.

7: Método de recuperación

A medida que diseñas tu sistema de archivo, recuerda que con el tiempo, los archivos probablemente crecerán hasta convertirse en un tamaño monolítico. Por lo tanto, necesitas una forma eficiente de recuperar datos de los archivos en caso de necesidad.

Por ejemplo, puede ser sencillo duplicar tus datos de archivo en cintas, pero ¿qué tan bien están indexadas tus cintas? Si no estás seguro, pregúntate cuánto trabajo se requeriría para ubicar y recuperar un archivo que se archivó hace tres años. Si ni siquiera sabes por dónde empezar, es hora de considerar un método diferente para archivar tus datos. Muchos productos de archivo comerciales ofrecen una interfaz web que simplifica la tarea de buscar datos en los archivos.

8: Consideraciones de espacio

Debido a que tus archivos pueden llegar a ser enormes, debes planificar el almacenamiento a largo plazo de todos esos datos. Si estás archivando tus datos en medios extraíbles, la planificación de la capacidad podría ser tan sencilla como asegurarte de que hay suficiente espacio libre en la bóveda para albergar todas esas cintas y asegurarte de que hay espacio en tu presupuesto de TI para seguir comprando cintas. Si archivas datos en un servidor de red, el proceso de planificación de la capacidad será probablemente mucho más importante debido a la cantidad limitada de datos que se pueden almacenar en línea.

9: Restauración en un entorno aislado

A medida que desarrollas tu política de archivo, debes especificar cómo se deben restaurar los datos. Mi consejo es restaurar los datos en un entorno aislado siempre que sea posible. Una vez vi a una empresa Fortune 500 introducir accidentalmente un virus en sus servidores de archivos porque restauraron algunos archivos de archivo infectados.

10: Almacenamiento en línea vs. almacenamiento fuera de línea

Una última consideración es si almacenar tus archivos en línea (en un servidor de archivos dedicado) u offline (en medios extraíbles). Ambos métodos tienen ventajas y desventajas.

Cómo se encapsula los datos en Ethernet cuando se utiliza iSCSI

Almacenar los datos en línea mantiene los datos fácilmente accesibles. Sin embargo, el volumen de datos archivados puede hacer que la retención en línea sea poco práctica. Además, los datos almacenados en línea pueden ser vulnerables a robos, manipulaciones, corrupciones, etc.

El almacenamiento fuera de línea te permite guardar una cantidad ilimitada de datos. Sin embargo, los datos no son fácilmente accesibles y puede resultar difícil restaurar los datos si se necesita en el futuro.

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