Workplace by Facebook: La plataforma de colaboración empresarial que se parece a la red social

En el mundo laboral actual, la descentralización es cada vez más común, lo que hace que el software de colaboración sea parte esencial para lograr objetivos. Existen muchas opciones de colaboración disponibles, pero todas tienen una limitación: no se parecen a ninguna plataforma que uses en tu vida personal.

Parece que Facebook se dio cuenta de eso, por eso lanzó Workplace by Facebook. Es la versión empresarial de Facebook, y eso es una gran noticia para los más de dos mil millones de personas que utilizan Facebook regularmente. Es familiar, tiene un comportamiento similar y tiene un propósito claro: aprovechar una plataforma conocida para aplicaciones empresariales.

La guía de referencia sobre Workplace by Facebook de Newsmatic es una introducción a esta plataforma de redes sociales empresariales. Esta guía se actualizará periódicamente a medida que Workplace evolucione.

Resumen ejecutivo

• ¿Qué es Workplace by Facebook? Workplace es una versión enfocada en los negocios de Facebook que crea un espacio de colaboración con un aspecto, sensación y función similar a la versión de consumo de Facebook. Las cuentas son separadas, por lo que los usuarios de una plataforma de Facebook no necesitan preocuparse de que su vida personal y laboral se mezclen.
• ¿Por qué es importante Workplace by Facebook? Workplace tiene el potencial de cambiar realmente el juego de la colaboración. Se integra con gran parte del mismo software disponible en otras herramientas de colaboración, se beneficia de los años de perfeccionamiento de la plataforma de Facebook y prácticamente no tiene una curva de aprendizaje para los usuarios de Facebook. Si Facebook hace las cosas bien con Workplace, podría convertirse en un serio competidor para plataformas de colaboración como Slack y Microsoft Teams.
• ¿A quién afecta Workplace by Facebook? Workplace afecta a cualquier persona que necesite software de colaboración. También tiene el potencial de tener un gran impacto en otras plataformas de colaboración como Slack, Trello y algunas herramientas de Atlassian. En F8 en 2018, Facebook anunció una larga lista de nuevas integraciones para Workplace y recientemente expandió su personalización de perfiles y opciones de búsqueda de personas con Workplace Profiles.
• ¿Cuándo se lanzó Workplace by Facebook? Workplace fue anunciado por primera vez en octubre de 2016. A partir de junio de 2020, se pueden crear cuentas avanzadas de Workplace por $4 por usuario al mes, cuentas empresariales por $8 por usuario al mes y también están disponibles cuentas esenciales gratuitas.
• ¿Cómo puedo empezar a usar Workplace by Facebook? Si estás interesado en convertir a Workplace by Facebook en el centro de colaboración de tu organización, puedes registrarte para obtener planes esenciales, avanzados o empresariales en su sitio web.

¿Qué es Workplace by Facebook?

Imagina una versión de Facebook donde las comunidades pequeñas están aisladas unas de otras y hay funciones adicionales de colaboración, eso es lo básico de Workplace by Facebook. Perfiles, noticias, amigos, grupos y otras características de Facebook están presentes, pero están restringidos a personas que comparten el dominio de correo electrónico de tu empresa y se sirven junto con funciones de Slack y Microsoft Teams, como compartir archivos, videoconferencias y chat.

Registro de una cuenta de Workplace es completamente separado de tu perfil de Facebook existente y se hace usando tu dirección de correo electrónico de trabajo. Una vez que te registras, Workplace te dirá si hay otros usuarios de tu dominio en el sitio y te emparejará con ellos una vez que verifiques tu dirección de correo electrónico.

No hay ninguna superposición entre las cuentas personales de Facebook y las cuentas de Workplace, por lo que no hay necesidad de preocuparse por cruce de datos o que los jefes tengan acceso a fotos embarazosas de la universidad.

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Workplace está disponible en tres niveles: Empresa, Avanzado y Esencial. El nivel Premium brinda acceso a integraciones y otras características de nivel empresarial, como inicio de sesión único, API y herramientas de monitoreo de TI; el nivel esencial gratuito carece de muchas de esas características de personalización. Para obtener detalles sobre precios, consulta el sitio web de Workplace.

¿Por qué es importante Workplace by Facebook?

Facebook tiene miles de millones de usuarios activos mensuales en todo el mundo. Se ha convertido en la plataforma de redes sociales más ubicua del mundo, utilizada por personas de diferentes niveles de habilidades tecnológicas. Con Workplace, Facebook dirige esa familiaridad hacia el mundo empresarial, lo que le permite obtener un gran éxito, ya que las personas prefieren utilizar una plataforma con la que ya están familiarizadas en lugar de aprender algo nuevo.

En su lanzamiento, Workplace se integró con plataformas en la nube, incluyendo Box, Google Drive, OneDrive y Salesforce, lo que lo colocó en una buena posición para desbancar a algunos de los grandes jugadores en el espacio de las herramientas de colaboración empresarial. Workplace también hizo que las aplicaciones móviles estuvieran disponibles.

Durante el evento F8 en 2018, Facebook demostró aún más su intención de convertir a Workplace en una de las principales herramientas de colaboración empresarial con el anuncio de más de 50 nuevas integraciones con herramientas populares como SurveyMonkey, Atlassian y SharePoint. Puedes verificar si las herramientas que necesitas están disponibles en Workplace consultando su Directorio de Integraciones.

Los profesionales de negocios que utilizan integraciones personalizadas en su plataforma de colaboración no se quedan atrás: los usuarios premium de Workplace pueden usar las API para crear las integraciones personalizadas que necesiten.

Además, Facebook ha incorporado Facebook Live en Workplace, lo que permite transmitir rápidamente a empleados y miembros del equipo. En 2020, Facebook agregó una nueva herramienta llamada Live Producer a sus herramientas de transmisión en vivo, que agrega subtítulos automáticos, traducción en tiempo real y preguntas y respuestas en video.

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Si Facebook logra perfeccionar las características de Workplace, tiene el potencial de robarle muchos clientes a otras plataformas de colaboración, especialmente entre las empresas que tienen empleados con menos conocimientos tecnológicos. Por eso, Workplace es importante, porque aunque no sea un gran avance tecnológico, es una excelente aplicación de una interfaz familiar.

¿A quién afecta Workplace by Facebook?

Hay dos grupos grandes que se verán afectados por Workplace: los empleados que necesitan colaborar en línea y las empresas que crean software de colaboración.

Gran parte de la colaboración en el trabajo se realiza a través de correo electrónico, chat, llamadas telefónicas o videoconferencias. La tecnología moderna ha permitido que las empresas existan en un millón de salas de estar diferentes, lo que inevitablemente significa que los equipos estarán dispersos en el país o incluso en el mundo.

Lo que ofrece Facebook con Workplace es simple y atractivo: colabora de diversas formas sincrónicas y asincrónicas utilizando una plataforma que es familiar para miles de millones de personas. Es difícil ver cómo podría fallar, y eso es un problema para otras plataformas de colaboración.

Workplace cuenta con funciones de chat similares a Slack, compartir archivos, canales de equipo, video en vivo, informes y muchas otras características presentes en otras plataformas. ¿Cuál es la diferencia? La interfaz todo en uno de Facebook.

En julio de 2018, Workplace by Facebook anunció la adición de Workplace Profiles, que brinda a los usuarios la capacidad de agregar más información sobre sus empleos y vidas personales a su página de Workplace. Las adiciones a los perfiles incluyen soporte para múltiples números de teléfono/extensiones, campos de División y Organizaciones para definir mejor los roles laborales y un campo de biografía para detalles personales opcionales.

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Cuando Workplace se lanzó por primera vez, su gran ventaja era la interfaz de la red social más grande del mundo, pero ahora tiene mucho más que ofrecer. Sus modelos premium cuentan con la mayoría de las mismas características que otras herramientas de colaboración social empresarial, pero a un precio más bajo que sus competidores.

Para los usuarios que simplemente desean una forma conveniente de mantenerse en contacto durante el día laboral, Workplace también ofrece eso: la versión Essential es gratuita y cuenta con características de productividad como una aplicación móvil, chat de video, mensajería instantánea, espacio de almacenamiento de archivos ilimitado, notificaciones de escritorio (solo en Windows) y la integración con servicios de almacenamiento como Google Drive.

En resumen, Workplace by Facebook tiene todo lo que necesitas, sin importar el tamaño de tu empresa o presupuesto.

¿Cuándo se lanzó Workplace by Facebook?

Facebook anunció Workplace en octubre de 2016 y, en el mismo anuncio, reveló que más de 1,000 empresas ya lo estaban utilizando para realizar pruebas. Desde entonces, Facebook ha añadido dos niveles de servicio premium: Advanced, que cuesta $4 por usuario al mes, y Enterprise, que tiene un precio de $8 por usuario al mes.

En abril de 2017, se anunció una versión esencial gratuita de Workplace que ahora está disponible. Carece de algunas de las características empresariales más sólidas, como integraciones con plataformas y acceso a API, y está diseñada para ser utilizada tal como está. Si todo lo que necesitas es una herramienta de colaboración gratuita para un equipo o pequeña empresa, la versión Essential es para ti.

¿Cómo puedo empezar a usar Workplace by Facebook?

Las empresas pueden registrarse para obtener cuentas de Workplace en el sitio web de Workplace. Aquellas empresas que deseen configurar cuentas premium pueden seguir estos pasos para comenzar el proceso.

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Los interesados en una cuenta Essential gratuita pueden registrarse en la misma ubicación y seguir estos pasos para comenzar.

La aplicación móvil de Workplace by Facebook está disponible para dispositivos móviles iOS y Android y se puede encontrar en iTunes y Google Play.

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