Cómo controlar espaciado y alineación en una lista numerada en Microsoft Word

En los últimos meses, hemos revisado las características de las listas numeradas de Word. Específicamente, "Cómo controlar el espaciado y alineación en una lista numerada en Microsoft Word" muestra cómo controlar el espaciado y la alineación y "Cómo numerar encabezados en un documento de Word 2016" muestra una forma sencilla de numerar los encabezados. En este artículo, continuaremos revisando la característica de lista multinivel de Word. Afortunadamente, es más fácil de implementar y modificar de lo que podrías pensar.

Estoy utilizando Word 2016 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero esta característica está disponible en versiones anteriores. Sin embargo, las opciones de lista multinivel discutidas en este artículo no están disponibles en la edición en línea 365 del navegador. Para tu comodidad, puedes descargar los archivos de demostración .docx y .doc, o puedes trabajar con tu propio contenido.

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Lo que no funciona

No puedes utilizar la función de Numeración de Word para generar un sistema de numeración multinivel, incluso si utilizas estilos de encabezado incorporados. La Figura A muestra un documento con dos niveles de encabezado estilizados: Encabezado 1 y Encabezado 2. Puedes aplicar la opción de Numeración (en el grupo de párrafo) y Word numerará los encabezados consecuentemente, pero la función ignora los distintos niveles; si esperabas 1, 1.1, 2, 2.1 y 2.2, podrías sorprenderte. ¡Si seleccionas todo el documento primero, la Numeración no solo ignora los distintos niveles, sino que también numera los párrafos!

Figura A

La opción de Numeración de Word no puede manejar encabezados multinivel.

La forma fácil

Si utilizas los estilos de encabezado incorporados, aplicar un estilo de lista multinivel es tan simple como unos pocos clics. Primero, posiciona el cursor en cualquier lugar del documento. Luego, haz clic en la opción de Lista multinivel y elige una opción (Figura B). ¡Como puedes ver en la Figura C, dos clics rápidos y ya has terminado!

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Figura B

Elige una de las opciones de lista multinivel incorporadas de la galería.

Es importante destacar que la colección de la biblioteca de listas muestra estilos vinculados a los estilos de encabezado incorporados. Si alguno de ellos te sirve, no necesitas hacer nada más.

Figura C

Solo hicieron falta dos clics para aplicar este esquema de numeración multinivel.

Ajustarlo

La mayoría de las veces, las opciones predeterminadas son adecuadas, pero es posible que desees personalizar un poco los resultados y ahí es donde las cosas pueden volverse un poco confusas. Las opciones son sencillas, pero hay muchas de ellas; ¡Word puede manejar hasta nueve niveles!

Para modificar las opciones, haz clic en la opción de Lista multinivel (en el grupo de párrafo). Word selecciona todas las listas que están en uso actualmente en la biblioteca de listas. Verás dos opciones debajo de la galería: Definir nueva lista multinivel y Definir nuevo estilo de lista. Utiliza la primera para crear y guardar un estilo de lista personalizado estable. Utiliza la segunda para cambiar los estilos de lista. También puedes utilizar esta última para crear un estilo nuevo. Entonces, ¿cuál es la diferencia? La opción de Definir nuevo estilo de lista te permite darle un nombre a un estilo, para que luego puedas compartirlo, modificarlo y eliminarlo. La mayoría de los usuarios nunca necesitarán esta opción. Ahora, sigamos adelante: elige Definir nueva lista multinivel. La Figura D muestra el diálogo resultante.

Figura D

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Abre este diálogo para crear una nueva lista multinivel.

Ahora estás listo para elegir configuraciones que reflejen tus necesidades de numeración de encabezados:

1. Selecciona el nivel que deseas modificar. Puedes cambiar uno, varios o todos los niveles.
2. Selecciona un formato de numeración para aplicar al nivel seleccionado, ajusta el formato; ajusta el espaciado y la alineación, y así sucesivamente.
3. Repite lo anterior para cada nivel que desees cambiar.
4. Haz clic en Aceptar cuando hayas terminado.

Para guardar el estilo de lista en una plantilla para poder usarlo con otros documentos, selecciona la lista en el documento. Accede al menú desplegable de Lista multinivel y elige Definir nuevo estilo de lista. Ingresa un nombre descriptivo nuevo y selecciona los Nuevos documentos basados en esta plantilla (en la parte inferior). Una vez que hagas clic en Aceptar, el estilo de lista multinivel estará disponible en todos los documentos nuevos.

Un ejemplo

Utilicemos lo que hemos aprendido para modificar el estilo incorporado aplicado anteriormente (Figura C). Específicamente, cambiaremos el estilo de numeración para ambos niveles y el nivel de sangría 2. Para comenzar, haz clic en cualquier lugar dentro del área de la lista, y luego haz lo siguiente:

1. Haz clic en Lista multinivel en el grupo de párrafo y luego elige Definir nueva lista multinivel.
2. Selecciona 1 en el campo Elegir nivel para modificar la lista para elegir el primer nivel.
3. Desde el menú desplegable Estilo de número para este nivel, elige I, II, III, (Figura E). Hemos terminado con el nivel 1.
4. Selecciona el nivel 2 y cambia el estilo de número a l, ll, lll, como hiciste en el nivel 1.
5. Haz clic en el botón Fuente, elige Cursiva y haz clic en Aceptar.
6. En el control Alineado en, ingresa .50. (Figura F).
7. Haz clic en Aceptar para ver los nuevos atributos de la lista en Figura G.

Figura E

Modifica el nivel 1.

Figura F

Modifica el nivel 2.

Figura G

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Hemos cambiado solo algunas opciones, pero hemos modificado sustancialmente la apariencia de los encabezados.

Observa que la opción de Fuente (cuando aplicas cursiva) cambia solo el número, no el texto del encabezado. Para actualizar el texto del encabezado, modifica el estilo de encabezado como lo harías normalmente. Word asume que deseas incluir todos los estilos de Encabezado 1 y Encabezado 2 en el nuevo esquema de numeración. Si deseas omitir un nivel de encabezado del esquema, no utilices un estilo de encabezado incorporado para dar formato a esos encabezados.

Hay muchas opciones. Por ejemplo, podrías reducir la cantidad de espacio entre el número y el texto cambiendo la configuración de Sangría de texto. O podrías centrar el encabezado eligiendo Centrado desde el menú desplegable Alineación del número. Para obtener aún más opciones, haz clic en Más para ver varios ajustes adicionales. Podrías utilizar la opción Aplicar cambios a cuando establezcas el nivel 1 en el estilo de numeración I, II, III en lugar de cambiarlo para cada nivel.

Para agregar nuevos niveles a la lista, simplemente utiliza un estilo de encabezado incorporado de nivel inferior. Para una revisión visual de la estructura del documento, muestra el panel de navegación: haz clic en la pestaña de vista y marca el cuadro de Panel de navegación en el grupo Mostrar.

Esta característica es más fácil de usar cuando la combinas con los estilos de encabezado incorporados de Word. Sin embargo, puedes vincular un estilo de encabezado personalizado a la función de numeración multinivel, solo requiere más trabajo. Word maneja hasta nueve niveles, pero cualquier documento con más de cuatro niveles debería recibir una edición de desarrollo seria. Más de cuatro niveles se vuelve confuso y, quizás peor aún, ilegible.

Mantente atento

La función de lista multinivel de Word funciona perfectamente con los estilos de encabezado incorporados. Sin embargo, puedes obtener el mismo efecto trabajando con estilos personalizados. El próximo mes, te mostraré cómo hacerlo.

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