5 características de Google Docs que debes conocer

Incluso si lees todas las actualizaciones de Google Workspace, es fácil pasar por alto una característica si no la utilizas con frecuencia. Pero Google sigue mejorando Docs al agregar smart chips (que te permiten insertar @ todo tipo de elementos), ayudándote a administrar tareas con listas de verificación, dándote un mayor control sobre la ubicación del texto impreso y permitiéndote colocar imágenes detrás o delante del texto. Sin mencionar la opción Presentar a una reunión, que ahora está siempre presente.

A partir de finales de julio de 2021, todas estas características están disponibles cuando utilizas Google Docs en Chrome en una computadora. Donde se mencione específicamente a continuación, también puedes acceder a estas características en las aplicaciones móviles de Google Docs. Todo lo que necesitas saber está cubierto a continuación.

1. Cómo usar los smart chips en Google Docs

Escribe el símbolo @ en un documento de Google mientras estás en Chrome en la web y se mostrará una lista de opciones de smart chips (Figura A). La lista puede incluir personas, archivos, fechas o eventos próximos del calendario. Escribe uno o más caracteres adicionales y la lista de elementos mostrados cambiará a medida que te acerques al elemento que deseas incluir con @.

Cada smart chip muestra datos relevantes al ser seleccionado y ofrece un enlace al contenido incluido. Un smart chip de contacto muestra información adicional sobre la persona (consulta Cómo conectarse con personas dentro de un documento de Google para obtener más detalles). Los archivos muestran una vista previa miniatura con algunos detalles sobre el propietario de los archivos y los cambios recientes. Las fechas muestran y proporcionan acceso a un calendario y la opción de Reservar reunión. Los smart chips de eventos enlazan directamente al evento en Google Calendar.

2. Cómo crear listas de verificación en Google Docs

Ahora Google Docs admite listas de verificación. Selecciona el ícono (Figura B) para agregar una nueva lista de verificación en tu documento, luego ingresa los elementos individuales, cada uno en su propia línea. Se mostrará una casilla de verificación vacía junto a cada elemento. Marca la casilla para marcar una tarea como completada y tachar el texto de la línea. Desmarca la casilla para eliminar el formato de tachado y marcar la tarea como pendiente. En la aplicación móvil de Google Docs en Android o iOS, mientras editas un documento, el ícono de Lista de verificación se muestra como una opción a la derecha de los íconos de alineación del texto.

3. Cómo controlar la ubicación de los párrafos entre páginas en Google Docs

A veces, quieres asegurarte de que el texto del documento se mantenga junto, sin que haya un encabezado sin un párrafo, sin que se divida un párrafo o sin que una línea quede sola (Figura C). Selecciona el texto que deseas mantener junto, luego selecciona Formato | Interlineado y espaciado de párrafo y elige una de las opciones:

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• Mantener con el siguiente: para mantener un encabezado y un párrafo juntos.
• Mantener líneas juntas: para evitar que un párrafo se divida entre páginas.
• Evitar líneas individuales: para asegurarte de que una línea solitaria no quede en una página diferente.

Aunque tu documento de Google pueda mostrar un salto de página a medida que tú y tu equipo editan, el texto se agrupará según lo seleccionado al imprimirlo.

4. Cómo colocar imágenes encima o debajo del texto en Google Docs

Puedes ajustar una imagen insertada en un documento de Google para que sea un fondo o un superpuesto del texto (Figura D). Una imagen detrás del texto puede ser un excelente encabezado para un boletín. Esto también te permite colocar subtítulos, por ejemplo, directamente sobre una imagen. ¡Solo asegúrate de utilizar un color contrastante para garantizar la visibilidad de tu texto! Por otro lado, una imagen delante del texto puede hacer que las palabras parezcan crecer desde una imagen o colgar debajo de ella.

Para modificar la capa de una imagen insertada, haz clic o toca sobre ella para seleccionarla, luego selecciona el ícono de Detrás del texto o Delante del texto. Alternativamente, selecciona una imagen y elige Formato | Imagen | Opciones de imagen | Ajuste de texto, y elige el estilo (es decir, Detrás del texto o Delante del texto). En Google Docs en Android, mientras editas un documento, toca una imagen, selecciona el menú de tres puntos verticales | Opciones de imagen | Imagen | Ajuste de texto, y elige Detrás del texto o Delante del texto.

5. Cómo presentar en una reunión con Google Docs

Cuando uses Chrome en una computadora, la opción de presentar un documento de Google a través de Google Meet se mostrará en la esquina superior derecha (Figura E), junto al botón azul Compartir. Después de unirte a una sesión de Google Meet en tu computadora (por ejemplo, en otra pestaña de Chrome), selecciona el ícono de Presentar a una reunión. El sistema debería reconocer automáticamente que estás en una reunión activa y mostrará un botón "Presentar pestaña a la reunión". Selecciona ese botón para presentar tu documento en Meet.

Si no estás en una sesión activa de Google Meet, puedes seleccionar el ícono de Presentar a una reunión y el sistema mostrará los próximos eventos programados en Google Meet para el día. Todas estas características de Presentar en una reunión funcionan también en Google Sheets y Google Slides en Chrome en la web en una computadora.

¿Qué característica utilizas más?

¿Cuál de estas características utilizas con más frecuencia? ¿O hay otra mejora relativamente reciente de Google Docs que valoras? ¿Con qué frecuencia utilizas la opción de smart chips con el símbolo @? Cuéntame tu experiencia con Google Docs en Chrome en la web y estas características, ya sea en los comentarios a continuación o en Twitter (@awolber).

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