5 consejos para aprovechar al máximo Microsoft To Do en dispositivos Apple

Es cada vez más común el uso de aplicaciones de gestión de tareas, pero la pregunta no es si se debe utilizar un programa de este tipo, sino cuál elegir. A medida que las organizaciones adoptan cada vez más los servicios de Microsoft 365 y aprovechan la amplia variedad de programas disponibles, desde Teams y SharePoint hasta Word y Outlook, los usuarios de macOS deberían considerar la posibilidad de utilizar Microsoft To Do para todas sus necesidades de seguimiento de tareas y recordatorios. La integración estrecha de la aplicación con Planner y Outlook de Microsoft 365 le da a To Do una ventaja sobre sus competidores en el seguimiento de tareas.

A continuación, te presentamos cinco consejos para aprovechar al máximo la aplicación To Do de Microsoft en todos tus dispositivos Apple, ya sea en tu iPad, iPhone o Mac.

1. Instala Microsoft To Do en todos tus dispositivos Apple

Instala y activa la aplicación de gestión de tareas To Do en todos tus dispositivos Apple (asegúrate de utilizar la autenticación de múltiples factores de Microsoft 365). En tu Mac, no solo instales To Do en macOS, sino que también despliégalo dentro de la instalación de Windows si también estás ejecutando una máquina virtual de Windows.

El truco está en tener las tareas y recordatorios de To Do a solo un clic de distancia. Quieres que To Do sea accesible de forma casi inmediata para fomentar su uso constante. Cuanto más uses el programa, más te ayudará. Por lo tanto, registra todos tus proyectos y responsabilidades, incluidos todos los subpasos y hitos correspondientes, dentro de To Do. Además de realizar un seguimiento de los pasos restantes y confirmar los que hayas marcado como completados, To Do puede ordenar las tareas que quedan por fecha y ofrece una opción llamada "Mi día" que facilita la organización y finalización de prioridades específicas cada día de trabajo.

Considera la posibilidad de crear un marcador de página para conectarte rápidamente al portal To Do impulsado por Microsoft 365 en línea. Algunos servicios de Microsoft 365, como Bookings, Sway y Yammer, aún requieren el acceso en línea cuando se utiliza macOS, iOS o iPadOS, ya que Microsoft no ofrece contrapartes específicas de la aplicación para Apple. Como SharePoint dirige a tantos usuarios a recursos basados en la web, es posible que ya estés acostumbrado a acceder al contenido de la intranet. Tener To Do fácilmente accesible a través del mismo método no afectará en absoluto.

2. Utiliza grupos y listas

To Do funciona mejor cuando se crean grupos para separar las tareas en diferentes proyectos e iniciativas. Dentro de cada grupo, debes crear varias listas para organizar aún más las tareas.

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Por ejemplo, si te encargas de las responsabilidades contables y tributarias de tu empresa, es posible que desees crear los siguientes grupos:

• Cuentas por Pagar
• Cuentas por Cobrar
• Impuestos

Luego, dentro del grupo de Impuestos, por ejemplo, crear las siguientes listas puede ayudar a organizar las diversas responsabilidades en estas categorías separadas:

• Impuestos de Ventas y Uso Mensuales
• Impuestos Locales
• Impuestos Estatales
• Impuestos Federales

Separar cuidadosamente las funciones de trabajo en categorías dedicadas es lo que mejor ayuda a organizar y coordinar cada día de trabajo.

3. Utiliza las funciones de Importante, Mi día y Planeado

Evita la tentación de recopilar tareas en una lista plana utilizando To Do; en su lugar, utiliza la combinación sencilla pero potente de las funciones de Importante, Mi día y Planeado (Figura A). To Do permite agrupar responsabilidades activas etiquetando tareas individuales como importantes, asociando tareas individuales con el día actual y estableciendo fechas de vencimiento para cada una, o cualquier combinación de estos tres elementos: utiliza estas capacidades.

Figura A

Si prefieres organizar tu día de antemano, aprovecha el campo "Mi día" de las tareas para asignar el trabajo de un día a la vista "Mi día" de To Do. Si trabajas mejor organizando las tareas por fecha de vencimiento e incluso tratando de adelantarte, especifica la fecha de vencimiento en cada tarea. Para una triple seguridad, o para aquellas tareas que absolutamente no puedes dejar pasar otro día, márcalas como "Importante". Para hacerlo, haz clic en el icono de estrella adjunto a cada tarea. Luego, utilizando To Do, podrás ver instantáneamente tus tareas de "Mi día", "Planeado" (Figura B) e "Importante" haciendo clic en la opción respectiva dentro del menú de navegación izquierdo de To Do.

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Figura B

4. Conéctalo con Planner y Outlook

Aprovecha la integración lista de To Do con sus potentes hermanos de Microsoft. Puedes integrar tanto las actividades de Planner como los mensajes de Outlook en To Do.

¿Recibiste un mensaje de correo electrónico que requiere un seguimiento o alguna otra acción? Marca el mensaje en Outlook. To Do creará automáticamente una tarea en la lista de Correo Electrónico Marcado utilizando el asunto y el texto del cuerpo del mensaje. Si no ves la lista de Correo Electrónico Marcado, abre las preferencias de To Do, haz clic en la pestaña "Aplicaciones Conectadas" y marca la casilla de Correo Electrónico Marcado. Una vez que el mensaje de Outlook se haya convertido en una tarea, puedes asociar la tarea recién creada dentro de To Do utilizando tus grupos y listas, y también ajustar la fecha de vencimiento y la importancia, si lo deseas. Lo mejor de todo es que una vez que marques la tarea de To Do como completada, la aplicación eliminará automáticamente la marca de seguimiento correspondiente del mensaje en Outlook.

También puedes automatizar la creación de tareas en To Do utilizando Microsoft Planner. Si has asociado tu cuenta de Microsoft 365 con Planner, abre las preferencias de To Do, haz clic en la pestaña "Aplicaciones Conectadas" y marca la casilla de Planner. A partir de ese momento, cada vez que se te asigne una actividad de Planner (es decir, cada vez que te incluyan en el campo "Asignado a mí" de una actividad de Planner), recibirás una tarea correspondiente en To Do. Por defecto, las tareas de Planner aparecen en tu lista "Asignado a mí" en To Do, y cualquier tarea de Planner con una fecha de vencimiento también aparecerá en tu lista "Planeado" de To Do.

Con todas tus responsabilidades registradas y rastreadas en To Do, podrás pasar menos tiempo gestionando y coordinando tareas y más tiempo trabajando y completando esas responsabilidades.

5. Aprovecha las capacidades de delegación

No es ningún secreto que los equipos logran más al trabajar juntos. Desafortunadamente, los arreglos generalizados de trabajo desde casa impulsados por la pandemia de COVID-19 a menudo dificultan el trabajo en equipo.

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Afortunadamente, Teams, SharePoint y Planner están bien posicionados para ayudar. Los departamentos que ya colaboran a través de esas aplicaciones no encontrarán ningún problema en ampliar su flujo de trabajo para permitir la asignación de tareas en To Do. To Do lo hace fácil: solo asegúrate de que tu departamento y tus compañeros de trabajo estén de acuerdo con el concepto.

Para asignar tareas en To Do a otras personas, haz clic en la tarea que deseas asignar a alguien y luego haz clic en el campo "Asignar a" (Figura C) y especifica el miembro del equipo al que deseas asignar la tarea.

Figura C

Nota: si no has compartido previamente la lista de tareas, primero debes compartirla. Para compartir una lista, selecciona la tarea y haz clic en el icono de Compartir Lista que aparece en la esquina superior derecha de To Do. A continuación, haz clic en el botón "Invitar vía" y selecciona la opción (Correo, Mensajes o AirDrop, entre otras) que desees utilizar para compartir la invitación a la lista. Una vez que el destinatario reciba el mensaje e inicie sesión en To Do, podrá acceder a la tarea y los detalles correspondientes.

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