Robotic Process Automation (RPA): Automatización de Procesos Robóticos para Empresas Modernas

Automatización de procesos robóticos (RPA): cómo puede mejorar su negocio

Una de las consecuencias más notables del trabajo en la era digital ha sido el aumento de la monotonía. Muchas tareas simples requieren una serie de clics, cortes, copias y pegados que consumen el tiempo de los empleados en tareas tediosas pero completamente necesarias. Afortunadamente, existe una herramienta de automatización empresarial que puede, en teoría, eliminar toda esa monotonía: la automatización de procesos robóticos (RPA).

¿Qué es la automatización de procesos robóticos?

La automatización de procesos robóticos hace exactamente lo que su nombre implica: utiliza robots para automatizar flujos de trabajo básicos, ahorrando a los humanos el tiempo que normalmente les tomaría realizar tareas predecibles y repetitivas en una computadora.

En su nivel más básico, la RPA no es diferente a cualquier otra forma de automatización, que generalmente busca descubrir qué tareas humanas podrían ser realizadas por un robot y luego diseña el robot necesario para hacer la tarea. La RPA aborda la automatización desde un ángulo diferente: la interfaz gráfica de usuario (GUI) de los software de escritorio modernos.

En lugar de construir un robot diseñado para realizar una acción, que puede requerir hardware especializado y capas profundas de aprendizaje automático, la RPA construye robots de software diseñados para seguir flujos de trabajo de la misma manera que lo haría un humano: haciendo clic, cortando, copiando y pegando datos entre aplicaciones, completando formularios digitales, enviando correos electrónicos e interactuando con computadoras a nivel de usuario.

Esto significa que los robots de software de la RPA navegan por los programas de computadora de la misma manera que una persona y también se capacitan de la misma manera. Los bots de la RPA aprenden registrando macros al observar a los humanos utilizar la GUI para realizar tareas repetitivas y luego pueden ejecutar esas mismas tareas sin intervención o monitoreo humano.

Cómo democratizar la inteligencia artificial en tu organización sin gastar mucho dinero

Además, los bots de software de la RPA no necesitan que las computadoras estén conectadas a monitores, siempre que el sistema en el que se ejecutan tenga acceso a los archivos apropiados y tenga las aplicaciones adecuadas instaladas, pueden, en teoría, seguir realizando la tarea ad infinitum.

Una de las mayores ventajas de la automatización de procesos robóticos es su simplicidad. Con solo un poco de configuración por parte del departamento de TI, los contadores, procesadores de datos, administradores y otros que realizan tareas de rutina en una computadora pueden crear su propio bot de software de RPA sin necesidad de profundizar en el código para hacerlo. En una situación ideal, los trabajadores no especializados en TI estarían capacitados por herramientas de RPA a las que podrían entrenar y asignar trabajo, creando una nueva clase de "empleados digitales" que podrían eliminar las tareas aburridas que los seres humanos detestan realizar.

Cualquier persona en el campo de TI o desarrollo de software que haya utilizado una herramienta de prueba de interfaz gráfica de usuario automatizada probablemente esté reconociendo algunas similitudes y con razón. Software como TestComplete, Rational Function Tester de IBM y otros productos que automatizan la prueba de GUI funcionan de manera similar, aunque con un alcance y propósito más amplios: En lugar de realizar la misma tarea una y otra vez, las herramientas de prueba de GUI están diseñadas para examinar la totalidad de la interfaz de una aplicación en busca de problemas de rendimiento.

¿Cuáles son los posibles usos de la automatización de procesos robóticos?

Hay muchas formas en las que la RPA se puede utilizar para deshacerse de los procesos repetitivos y es difícil cubrir completamente todos los casos de uso posibles. Cada empresa debe preguntarse, y potencialmente hacer una encuesta a los empleados, para tener una buena idea de los tipos de tareas que diferentes departamentos se sentirían cómodos confiando a un robot.

Dependiendo del tipo de tarea que se va a automatizar, se pueden usar uno de los dos tipos de robots de RPA:

• Asistido: Requiere que un humano lo active y, generalmente, automatiza parte de una tarea mientras deja el resto a una persona.
• No asistido: Actúa automáticamente cuando se cumple una cierta condición, generalmente monitoreando una cola en busca de nuevos trabajos. La RPA no asistida también se conoce como RPA 2.0 y utiliza elementos de IA y aprendizaje automático para aumentar su autonomía.

Existen casos en los que se pueden usar uno o ambos tipos de robots de software de RPA, por ejemplo:

Guía completa de Alexa Skills: Cómo usar

• En el servicio al cliente, donde los bots de asistencia y no asistencia pueden agilizar el proceso de servicio y facilitar las comunicaciones cara a cara y digitales para los empleados y clientes;
• En el cuidado de la salud, donde se realiza un seguimiento de muchos tipos diferentes de datos, se ingresan manualmente y luego se deben asociar con otras bases de datos, mantenerse actualizados y quitan mucho tiempo a enfermeras, médicos y equipos de codificación médica;
• Para generar facturas, un bot de RPA podría tomar nueva información del cliente ingresada en una hoja de cálculo y generar cotizaciones o facturas que luego se envían automáticamente por correo electrónico a contabilidad y al cliente;
• Iniciativas de transformación digital, así como la migración de una plataforma de software a otra, a menudo implican mucha transcripción y copia de datos. Los bots de RPA, cuando se capacitan adecuadamente, podrían realizar una gran parte de ese trabajo.
• Los equipos de TI pueden acelerarse enormemente mediante bots de RPA que pueden detectar problemas de manera preventiva para eliminar llamadas al servicio de ayuda, extraer información del sistema para los técnicos y realizar muchas de las acciones básicas del sistema que los profesionales de servicio al cliente deben realizar, como reiniciar máquinas, instalar software, etc.;
• Los almacenes pueden acelerar la gestión de inventarios mediante la automatización de entradas e informes.

Esta lista podría seguir para siempre: AIMultiple, una empresa de soluciones de IA B2B, enumera 61 casos de uso separados para la RPA, y probablemente haya incluso más que esos.

¿Es práctica la automatización de procesos robóticos para las empresas de hoy?

Aquí es donde aparece el verdadero punto difícil de la automatización de procesos robóticos: es difícil que la RPA se pueda escalar para funcionar en grandes organizaciones.

Deloitte, en su encuesta global de RPA 2020, encuentra que la adopción de RPA está creciendo rápidamente, pero solo el 3% de las organizaciones que usan RPA han logrado escalar su uso más allá de los 50 bots. Deloitte dijo que esto indica que las empresas que usan RPA están teniendo más dificultades de las que se esperaba.

Deloitte expresó sorpresa al encontrar que la escalabilidad de RPA es tan baja, especialmente "dado el costo relativamente bajo de implementación y el alto beneficio de automatizar actividades de alto valor cuidadosamente seleccionadas". El informe admite que la RPA aún está en sus primeras etapas y muchas empresas que la exploran aún pueden no tener objetivos alineados para usar RPA en su máximo potencial.

Desafortunadamente, una de las dificultades principales para implementar RPA más allá de algunas instancias está inherente a su diseño: se basa en el uso de GUI de software para funcionar. Si se implementa una actualización que cambia la ubicación de un solo elemento de menú, un bot de RPA que lo utiliza se romperá.

El analista Jason Bloomberg escribe en Forbes que las empresas deberían pensarlo dos veces antes de implementar RPA debido a la naturaleza frágil de los bots de RPA que pueden dejar de funcionar por razones muy leves. Los problemas, señala, son aún peores cuando se trata de software heredado que carece de APIs. Con una API, un bot de RPA se puede configurar para aprender de los cambios de interfaz y trabajar con el backend de la aplicación para superar las limitaciones de la GUI. Sin la API, te quedas con la dependencia total de la GUI de una aplicación para que no cambie.

Introducción a la Procesamiento del Lenguaje Natural (NLP): Guía básica y beneficios para empresas

El sentimiento de Bloomberg es compartido por Sanjay Srivastava, director digital de la firma de estrategia de transformación digital Genpact. Según Srivastava, la mayoría de las implementaciones de RPA fallan porque las empresas no consideran a la RPA como parte de una estrategia más amplia, en lugar de verla como una herramienta de configurar y olvidar, que no lo es.

"Muchas empresas piensan que una vez que los bots están configurados, solo se ejecutarán en segundo plano y funcionarán de manera autónoma. La realidad es que los bots necesitan una gestión y mantenimiento constantes a lo largo de su vida productiva", dijo Srivastava.

El mantenimiento no solo incluye la actualización de los bots de RPA para tener en cuenta los cambios en la GUI del software, sino que también implica asegurarse de que los bots estén configurados para saber automáticamente cuándo cambian las contraseñas de las aplicaciones y directorios, estar al tanto de los cambios en la estructura de los datos que un bot necesita para realizar su trabajo y actualizar los bots ante cambios en los procesos.

Por lo tanto, aunque la automatización de procesos robóticos puede teóricamente hacer mucho por las empresas modernas, es importante darse cuenta de que es una tecnología relativamente joven que requiere un mantenimiento constante e integración con estrategias digitales más grandes, algo que hasta ahora muy pocas organizaciones han logrado hacer con éxito.

¿Cómo afectará la automatización de procesos robóticos a los empleos?

No puede haber una discusión sobre cualquier tipo de automatización sin hablar de su efecto en los empleos, y la automatización de procesos robóticos no es diferente.

En el caso de la RPA, la gran pregunta en la mente de las personas empleadas en tareas repetitivas es si sus empleos están en riesgo. La respuesta a esa pregunta, según Steve Andriole, profesor de tecnología en negocios de la Universidad de Villanova, es: Sí, absoluta y positivamente.

La inteligencia artificial y la robótica revolucionan la recolección de cultivos

"Si realiza tareas rutinarias o incluso lo que parecen ser tareas deductivas inferenciales complejas que asociamos con las industrias del 'conocimiento', sí, su trabajo y carrera corren un riesgo significativo: la IA y la RPA amenazarán absoluta y positivamente su trabajo, su carrera y su existencia profesional misma", escribe Andriole en Forbes.

Andriole compara la IA y la automatización de bajo nivel como la RPA con la invención del automóvil y a los humanos que realizan trabajos vulnerables a la RPA con los caballos y constructores de coches que los automóviles desplazaron. Afirmar lo contrario, dice, sería "irresponsable y ingenuo".

Otros argumentan lo contrario, algo que ha sido un comentario común para los defensores de la automatización y RPA: liberará a los empleados para realizar tareas más valiosas, reducirá el estrés y hará que cada empleado sea más valioso, según el proveedor de RPA UiPath.

Para tener una mejor idea de si los empleos realmente están en riesgo, puede ser útil recurrir a un informe sobre RPA de la firma de contabilidad KPMG. Si se observa el lenguaje utilizado en el informe, se puede tener una mejor idea de cómo las organizaciones preocupadas por el aspecto financiero ven a la RPA:

• "La RPA puede ser el último clavo en el ataúd para la arbitraje laboral".
• "Se ha estimado que un robot de software puede costar aproximadamente una décima parte de un trabajador a tiempo completo en Estados Unidos, Reino Unido o Australia".
• "El éxito en los complejos mercados financieros globales de hoy requiere niveles de velocidad, precisión y eficiencia en costos sin precedentes más allá de lo que una fuerza laboral humana puede proporcionar".
• "Creemos que la industria en su conjunto debe avanzar rápidamente hacia la adopción de RPA e IA, especialmente a la luz del entorno regulatorio cada vez más complejo y riguroso".
• "Las máquinas pueden hacer muchas tareas mejor, más barato y más rápido".
• "El [Grupo Financiero de Nueva Zelanda Limitado] utiliza bots en los departamentos de finanzas, recursos humanos, pagos y procesamiento de hipotecas. Se observó que en el área de pagos, el número de empleados humanos ha disminuido de 40 a dos".

El informe de KPMG también afirma que "algunos temen que los robots inteligentes puedan reemplazar a más de 100 millones de trabajadores del conocimiento, o un tercio de los empleos del mundo, para 2026". También agrega que los empleados tienen "buenas razones para preocuparse", citando las enormes pérdidas de empleo de Wall Street que "continuarán en todo el mercado de servicios financieros".

El informe también detalla los pasos para que los empleados preocupados se suban al carro de la RPA, diciéndoles que el objetivo de la RPA no es reducir la cantidad de empleados, para luego pasar inmediatamente a decir que "la cantidad de empleados puede terminar reduciéndose".

Cómo la inteligencia artificial está revolucionando el desarrollo de software

Entonces, si bien puede ser difícil decir con certeza si la RPA reemplazará empleos, aquellos que la han estudiado, como Andriole, y aquellos que se beneficiarán de la reducción de los costos laborales, parecen estar dando un enfático sí.

¿Quiénes son los principales proveedores de software de automatización de procesos robóticos?

Existen muchas empresas especializadas en ofrecer software de automatización de procesos robóticos; una búsqueda rápida en Google devolverá docenas de ellas. Dicho esto, hay algunas que parecen ser los líderes de la industria.

UIPath, Blue Prism, Automation Anywhere y Kryon Systems parecen estar constantemente en la cima en términos de calificaciones de clientes y reconocimiento del nombre.

Microsoft también ofrece su propia plataforma de RPA, Microsoft Power Automate (anteriormente llamada Microsoft Flow), por lo que las empresas con una fuerte inversión en Power BI, Azure u otros productos de Microsoft pueden considerar su oferta para una integración más fácil.

Todas las diversas empresas de RPA ofrecen servicios similares, por lo que el proveedor que una organización elija al final puede deberse a una o dos diferencias que se adapten a sus necesidades particulares. Si está buscando un proveedor de RPA, es una buena idea comparar, hablar con el servicio de atención al cliente y descubrir cuál es el adecuado para usted. Hay muchos factores que intervienen en la elección de un proveedor de RPA, demasiados para cubrirlos aquí.

¿Cómo puedes comenzar con la automatización de procesos robóticos?

Convertir su organización en una que aprovecha la automatización de procesos robóticos es un gran desafío. Al igual que cualquier iniciativa de transformación empresarial, se requiere una planificación cuidadosa para hacerlo bien.

Amazon Alexa: Guía completa y actualizada sobre el asistente digital líder

La guía de referencia de Newsmatic sobre transformación digital ofrece varias formas de abordar un proyecto de RPA. También se pueden encontrar consejos para proyectos de RPA en otros lugares de Newsmatic y en su sitio hermano ZDNet.

Dicho esto, hay algunas cosas esenciales a considerar cuando se comienza con la automatización de procesos robóticos, o cualquier otra forma de transformación digital.

1. Evalúa tu estado actual

Antes de planificar una implementación efectiva de automatización de procesos robóticos, debes saber qué esperas lograr y no puedes saberlo hasta que sepas en qué punto te encuentras actualmente y qué procesos deseas automatizar.

Habla con algunos de los departamentos que son buenos candidatos para RPA, como finanzas, ventas y otros grupos que realizan muchas entradas de datos. Observa qué piensan que serían buenas aplicaciones de RPA, y luego realiza algunos modelos para ver si realmente valdría la pena el tiempo y la inversión para un uso particular.

2. Formular un plan de acción

Puede la inteligencia artificial reemplazar la toma de decisiones humanas

Una vez que sepas para qué deseas utilizar la RPA, es hora de pensar en cómo lograr esos objetivos.

Es el momento de comenzar a hablar con los proveedores para averiguar cuál es el mejor ajuste, construir un equipo de RPA y capacitar a TI en las tareas que deberán asumir para que la RPA tenga éxito.

Este también es el momento de involucrar a quienes utilizarán la RPA a diario en la creación de flujos de trabajo que los bots puedan aprender y usar. Si puedes entrar en la fase de ejecución con planes bien delineados hasta el más mínimo detalle, será mucho más fácil comenzar.

3. Pruebe, implemente y expanda

Una vez que tengas los planes en marcha, hayas elegido a un proveedor y hayas formado un equipo de RPA, puedes trabajar en las cuatro fases de implementación de RPA que ilustra el proveedor de RPA UiPath en su sitio web:

1. Crear una prueba de concepto.
2. Ejecutar un programa piloto en un entorno de producción.
3. Aumentar el rendimiento en función de los comentarios del programa piloto.
4. Integrar la RPA y hacerla parte de tu institución.

Hay mucho trabajo por hacer para construir un sistema de automatización de procesos robóticos desde cero, y estas fases podrían tomar meses, incluso años. Al igual que cualquier iniciativa de transformación, habrá obstáculos y superarlos será clave para el éxito a corto y largo plazo.

Hasta dónde se puede confiar en la inteligencia artificial para la toma de decisiones finales

En Newsmatic nos especializamos en tecnología de vanguardia, contamos con los artículos mas novedosos sobre Inteligencia artificial, allí encontraras muchos artículos similares a Robotic Process Automation (RPA): Automatización de Procesos Robóticos para Empresas Modernas , tenemos lo ultimo en tecnología 2023.